ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ОХРАНЕ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

ПРИКАЗ

от 20 марта 1998 года N 164

Об утверждении Инструкции по ведению
делопроизводства в Государственном комитете
Российской Федерации по охране окружающей среды

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды.

2. Начальникам управлений и отделов Госкомэкологии России ознакомить с Инструкцией всех сотрудников и обеспечить ее строгое выполнение.

3. Управлению организационно-административного обеспечения (Зеленева) осуществлять контроль за выполнением Инструкции в управлениях и отделах Госкомэкологии России, оказывать им методическую и практическую помощь в организации работы с документами.

4. Считать утратившим силу приказ Минприроды России от 1 октября 1993 года N 193 "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации".

ИНСТРУКЦИЯ
по ведению делопроизводства
в Государственном комитете РФ
по охране окружающей среды

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана на основе "Типовой инструкции по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации", утвержденной Росархивом при Правительстве Российской Федерации 6 июля 1992 года во исполнение распоряжения Правительства от 24 июня 1992 года N 1118-р, и в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 1995 года N 778.

1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Госкомэкологии России* устанавливает единые правила по подготовке, оформлению, учету и хранению, обращению документов и по осуществлению контроля в центральном аппарате Госкомитета. Раздел "Контроль исполнения документов" изложен с учетом Указа Президента Российской Федерации от 6 ноября 1996 года N 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации от 2 августа 1995 года N 778, "Рекомендаций по осуществлению упреждающего контроля за исполнением поручений Президента Российской Федерации" Главного контрольного управления Президента Российской Федерации от 5 марта 1997 года N АВ-2.1-717, "Положением об организации контроля за исполнением документов и поручений руководства Госкомэкологии России", утвержденным Председателем 5.5.97 N 201.

* Далее в тексте настоящей Инструкции вместо Госкомэкология России - Госкомитет.

Порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан, организации их личного приема в Госкомитете действует в соответствии с инструкцией, утвержденной Первым заместителем Председателя Госкомэкологии России 6 января 1997 года.

Требования к изготовлению и использованию бланков документов и их оформлению, печатей, штампов определен в соответствии с ГОСТ Р6.30 97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", введенной в действие постановлением Госстандарта России 31 июня 1997 года N 273.

1.3. Документы (положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, справка, обзор, сводка, план, доклад, объяснительная записка, письмо, телеграмма, список, перечень и др.)* министерств, ведомств, других государственных учреждений и организаций являются собственностью государства, включаются в имущество организаций, и вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации, уставами и положениями организаций.

* Перечень документов, создающихся в процессе деятельности Госкомитета.

1.4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Госкомитета единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Управление организационно-административного обеспечения.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение единых правил и порядка работы с документами возлагается на руководителя структурных подразделений.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники структурных подразделений Госкомитета несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в Управление организационно-административного обеспечения.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Госкомитета или структурных подразделений.

1.5. Внутренняя переписка между структурными подразделениями не допускается.

Ведение переписки с учреждениями и организациями от имени Госкомитета осуществляется Председателем, заместителями Председателя и членами коллегии Госкомитета.

Ведение переписки с руководителями министерств и ведомств осуществляется Председателем и его заместителями.

Руководители структурных подразделений ведут переписку с учреждениями, предприятиями министерств и ведомств, по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей.

1.6. Выполнение правил, определенных настоящей Инструкцией, обязательно для всех работников Госкомитета. С ее требованиями работникам, ответственным за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, под расписку должен быть ознакомлен каждый сотрудник.

1.7. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику для их своевременного исполнения.

1.8. Порядок работы с секретными документами, со служебной информацией ограниченного распространения, с письмами, заявлениями и обращениями граждан определяются специальными инструкциями.

2. Документация Госкомитета

2.1. Деятельность Госкомитета обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Госкомитета, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Госкомитетом и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Госкомэкология России издает следующие распорядительные документы:

- приказы;

- инструкции.

3. Правила составления и оформления
служебных документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

3.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения*.

* Расположение реквизитов на бланках должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В Госкомэкологии России применяются следующие бланки:

приказ Госкомитета;

протокол заседаний коллегии Госкомитета;

решение коллегии Госкомитета;

служебное письмо Госкомитета;

служебное письмо Председателя Госкомэкологии России;

служебное письмо Первого заместителя Председателя Госкомэкологии России.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов - А(3) (297х420 мм), А(4) (210х297 мм), А(5) (148х210 мм).

Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

3.3. Оформление реквизитов документов.

3.3.1. Изображение государственного герба

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма.

3.3.2. Наименование организации - автора документа.

Наименование Госкомитета указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием.

3.3.3. Название документа.

Название документа должно соответствовать компетенции Госкомитета, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы), издаются с соответствующим названием (приказы). Совместные распорядительные документы организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

3.3.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности число, месяц, год. Например: 03.02.91. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 3 февраля 1992 года.

3.3.5. Подпись документа.

Документы, направляемые Госкомитетом в вышестоящие органы власти и управления, подписываются руководителем, а при его отсутствии - заместителями по поручению руководителя.

Документы, направляемые другим организациям от имени Госкомитета, подписываются руководителем или его заместителями.

Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений Госкомитета в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка*.

* В документах, оформленных не на бланках, наименование организации в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности.

Например: заместитель Председателя подпись А.М.Амирханов.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями).