Недействующий

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (с изменениями на 31 июля 2007 года) (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)


10. Материально-техническое снабжение 10.1. Материально-техническое снабжение
984	Особые условия поставки продукции и материалов	Пост.	-
985	Переписка с партийными и государственными органами о снабжении и сбыте продукции	10 л. ЭПК	5 л.
986	Списки поставщиков и потребителей, схемы прямых хозяйственных связей с поставщиками и потребителями	Пост.	5 л.
987	Протоколы рассмотрения разногласий по вопросам обеспечения материально-техническими ресурсами	5 л. ЭПК	-
988	Заявки на основные и вспомогательные виды снабжения:			На импортное оборудование и материалы - 10 л.
	а) сводные годовые	3 г.	3 г.
	б) годовые, поступившие от подведомственных организаций	1 г.	1 г.
	в) квартальные	6 мес.	6 мес.
	г) месячные	6 мес.	6 мес.
989	Документы (лицевые счета, сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах и оборудовании	3 г.	3 г.
990	Планы распределения основного оборудования	5 л.	5 л.
991	Планы распределения готовой продукции потребителям	5 л. ЭПК	5 л.
992	Балансы распределения и отгрузки продукции:			В Госснабе СССР, госснабах союзных республик, министерствах, ведомствах, статорганах - пост.
	а) годовые	5 л.	5 л.
	б) квартальные	1 г.	1 г.
993	Годовые фонды и лимиты на все виды снабжения	3 г.	3 г.	В плановых органах - пост.
994	Наряды на годовые фонды, дополнительная разнарядка и переразнарядка	1 г.	1 г.
995	Сводные данные о распределении и реализации фондов на сырье и товары	Пост.	-
996	Фондовые извещения, изменения фондовых извещений на все виды снабжения	1 г.	1 г.
997	Книги регистрации фондовых извещений	3 г.	3 г.
998	Ведомости распределения годовых фондов и лимитов на все виды снабжения	3 г.	3 г.
999	Книги, картотеки учета и распределения выделенных фондов	3 г.	3 г.
1000	Документы (сводки, сведения, справки) о распределении и реализации фондов на все виды снабжения	1 г.	1 г.
1001	Сводные разнарядки материально-технического снабжения	3 г.	3 г.
1002	Разнарядки на распределение импортного оборудования и материалов	10 л.	10 л.
1003	Расчеты покрытия фондов снабжения	1 г.	1 г.
1004	Отчеты о реализации фондовых заявок:
	а) годовые	1 г.	1 г.
	б) квартальные	6 мес.	6 мес.
	в) месячные	6 мес.	6 мес.
1005	Отчеты о реализации фондов	3 г.	3 г.
1006	Переписка о распределении и реализации годовых фондов и лимитов (в том числе на импортное оборудование и материалы)	3 г.	3 г.
1007	Заявки на централизованную поставку продукции	3 г.	3 г.
1008	Переписка о централизованном, децентрализованном и внеплановом снабжении	1 г.	1 г.
1009	Сводки, сведения о поступлении, расходовании, остатках сырья, материалов и готовой продукции:
	а) годовые	3 г.	3 г
	б) квартальные	1 г.	1 г.
	в) месячные	1 г.	1 г.
1010	Справки о выполнении планов поставки продукции	5 л.	-
1011	Комплектовочные ведомости на изделия	1 г.	1 г.
1012	Договоры между заказчиками и поставщиками на все виды материально-технического снабжения и протоколы разногласий по ним	3 г.	3 г.	После истечения срока действия договора
1013	Журналы учета договоров на снабжение продукцией	3 г.	3 г.
1014	Справки, сведения об условиях и оформлении поставок продукции	3 г.	3 г.
1015	Учетные карточки, книги, ведомости учета сбыта продукции (в том числе экспортной)	3 г.	3 г.
1016	Документы (акты, фактуры, накладные) о сданной продукции	3 г.	3 г.
1017	Переписка о сбыте и поставке продукции и заключении договоров	3 г.	3 г.
1018	Документы (заявки, заказы, наряды) о поставке материалов, оборудования, инвентаря	3 г.	3 г.
1019	Переписка о заявках, заказах на материалы и готовые изделия	3 г.	3 г.
1020	Заказ-наряды на экспортные поставки оборудования и материалов	5 л.	5 л.
1021	Книги (журналы) учета заказ-нарядов на экспортные поставки оборудования и материалов	До минования надобности	До минования надобности
1022	Переписка с потребителями и поставщиками о сбыте продукции и выполнении заказов	3 г.	3 г.
1023	Заявки, спецификации на кооперированные поставки комплектующих изделий и оборудования:
	а) сводные годовые	5 л.	-
	б) годовые, поступившие от организаций, предприятий	1 г.	1 г.
	в) квартальные, поступившие от организаций, предприятий	1 г.	1 г.
1024	Акты приема изделий по кооперированным поставкам	1 г.	1 г.
1025	Переписка о кооперированных поставках	3 г.	3 г.
1026	Графики отгрузки продукции потребителям:
	а) квартальные	3 г.	3 г.
	б) месячные	1 г.	1 г.
1027	Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку товаров	3 г.	3 г.	Импортного оборудования - до окончания эксплуатации
1028	Распоряжения, основания на выписку и выдачу нарядов на отпуск товаров и продукции	3 г.	3 г.
1029	Заказы, наряды на отгрузку материалов и оборудования	3 г.	3 г.
1030	Журналы учета продукции, отправляемой потребителям	3 г.	3 г.
1031	Документы (диспетчерские журналы, записи поручений, сводки) о ежедневной отгрузке продукции (в том числе на экспорт)	1 г.	1 г.
1032	Сводки, ведомости, книги учета отгрузки экспортной продукции	3 г.	3 г.
1033	Сведения об отгруженных товарах, материалах и оборудовании	1 г.	1 г.
1034	Переписка о занарядке и отгрузке товаров и материалов	1 г.	1 г.
1035	Акты, заключения о качестве поступающих товаров и материалов	3 г.	3 г.
1036	Акты о приеме-сдаче продукции представителям заказчиков	3 г.	3 г.
1037	Документы (ведомости, сведения, переписи, справки, переписка) о реализации сверхнормативных и неиспользуемых товаров и материалов	3 г.	3 г.
1038	Акты о снятии наличия и остатков материалов	3 г.	3 г.
1039	Коммерческие акты	3 г.	3 г.
1040	Книги регистрации коммерческих актов	3 г.	3 г.
1041	Переписка о заготовке и отгрузке металлического лома	1 г.	1 г.
1042	Аннулированные заявки, заказы, наряды	6 мес.	6 мес.
1043	Рапорты об остатках продукции	1 г.	1 г.
1044	Разрешения на отпуск материалов для хозяйственных нужд	2 г.	2 г.
1045	Переписка об отпуске материалов для хозяйственных нужд	2 г.	2 г.
1046	Реквизиты (адреса) потребителей и поставщиков	2 г.	2 г.
1047	Переписка о материально-техническом снабжении	5 л.	5 л.
10.2. Организация хранения имущественно-материальных ценностей
1048	Докладные записки об организации, оборудовании, ведении складского хозяйства	3 г.	3 г.
1049	Переписка об организации, оборудовании, ведении складского хозяйства	3 г.	3 г.
1050	Нормативы складских запасов	3 г.	3 г.	После замены новыми
1051	Уведомления о прибытии грузов	1 г.	1 г.	По экспорту-импорту - 3 г.
1052	Планы завоза товаров и материалов на склады	3 г.	3 г.
1053	Переписка о прибытии грузов	1 г.	1 г.
1054	Графики завоза товаров на склады	1 г.	1 г.
1055	Переписка о завозе товаров на склады	1 г.	1 г.
1056	Акты приема поступивших на склады товаров и материалов	3 г.	3 г.	При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
1057	Карточки, кладовые и амбарные книги, описи, приходные и расходные накладные, ордера по учету прихода, расхода, наличия, остатков товаров и материалов на складах, базах	3 г.	3 г.	При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел -сохраняются до вынесения окончательного решения
1058	Требования и копии требований на получение инструмента со складов	1 г.	1 г.
1059	Сведения о наличии импортного оборудования	До списания с баланса	До списания с баланса
1060	Акты, ведомости проведения инвентаризации имущества	3 г.	3 г.	При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
1061	Документы (акты, сведения, справки, переписка) о недостаче и растратах товаров, материалов	5 л.	5 л.
1062	Акты проверок прихода-расхода продукции, сырья и материалов	3 г.	3 г.
1063	Документы (распоряжения, счета, наряды, требования, накладные, рапорты, карты) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции	3 г.	3 г.	При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
1064	Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов	3 г.	3 г.
1065	Погрузочные ордера	1 г.	1 г.
1066	Лимитно-заборные карты на получение сырья и готовой продукции со складов	3 г.	3 г.
1067	Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов	3 г.	3 г.
1068	Переписка о получении сырья, товаров и материалов со складов	1 г.	1 г.
1069	Документы (акты, сведения, сертификаты) о наличии, движении и возврате тары	1 г.	1 г.
1070	Книги учета и списания тары	1 г.	1 г.
1071	Переписка об использовании тары	1 г.	1 г.
1072	Переписка о реализации излишних и неходовых товаров и материалов на складах	2 г.	2 г.
1073	Переписка о выделении упаковочных материалов для отгрузки продукции на экспорт и Крайний Север	3 г.	3 г.
11. Административно-хозяйственное обслуживание 11.1. Административно-хозяйственные вопросы
1074	Правила внутреннего распорядка	1 г.	1 г.	После замены новыми
1075	Акты о нарушении правил внутреннего распорядка	1 г.	1 г.
1076	Переписка о нарушении правил внутреннего распорядка	1 г.	1 г.
1077	Переписка об утверждении печатей и штампов	3 г.	3 г.
1078	Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов	Пост.	До замены новыми
1079	Журналы учета выдачи печатей и штампов	3 г.	3 г.
1080	Акты уничтожения печатей и штампов	3 г.	3 г.	При отсутствии книг и журналов - пост. При отсутствии книг и журналов - до замены новыми
1081	Списки, книги адресов и телефонов	1 г.	1 г.	После замены новыми
1082	Документы (заявки, списки, переписка) о выдаче удостоверений и пропусков в организации	1 г.	1 г.
1083	Книги регистрации удостоверений и пропусков	3 г.	3 г.
1084	Приемные акты на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 г.	1 г.
1085	Документы (акты, докладные и объяснительные записки, переписка) об утрате удостоверений и пропусков	1 г.	1 г.
1086	Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей	1 г.	1 г.
1087	Заявки на допуск, переписка о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г.	1 г.
1088	Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода рабочих и служащих	1 г.	1 г.
1089	Книги регистрации местных командировок	1 г.	1 г.
1090	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами	3 г.	3 г.
1091	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи	1 г.	1 г.


1092	Квитанции, корешки квитанций, заявки на подписку на периодические и непериодические издания	1 г.	1 г.
1093	Переписка о проведении подписки на периодические и непериодические издания	1 г.	1 г.
1094	Переписка о помещении в газетах объявлений и публикаций, касающихся текущей деятельности организаций	1 г.	1 г.
1095	Переписка о предоставлении мест в гостиницах	1 г.	1 г.
11.2. Эксплуатация служебных зданий
1096	Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование организаций:			После окончания эксплуатации
	а) в постоянное пользование	На госхранение не передаются. Хранятся в организациях	На госхранение не передаются. Хранятся в организациях
	б) во временное пользование	1 г.	1 г.
1097	Документы (договоры, соглашения, акты) о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду	3 г.	3 г.	После истечения срока действия договора
1098	Переписка об эксплуатации и предоставлении помещений организациям, сдаче и приеме зданий в аренду	3 г.	3 г.
1099	Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организациями	3 г.	3 г.
1100	Документы (доклады, обзоры, справки) о состояние зданий и помещений, занимаемых организациями	3 г.	3 г.
1101	Планы размещения организаций	3 г.	3 г.
1102	Переписка о размещении организаций	3 г.	3 г.
1103	Соглашения о страховании зданий	3 г.	3 г.
,1104	Переписка о страховании зданий	3 г.	3 г.
1105	Акты о техническом и санитарном состоянии зданий, дворов и тротуаров	3 г.	3 г.
1106	Переписка о содержании зданий, дворов и тротуаров в надлежащем техническом и санитарном состоянии и благоустройстве дворов	3 г.	3 г.
1107	Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от затопления	3 г.	3 г.
1108	Документы (проекты, планы, переписка) об оформлении зданий и помещений в связи с подготовкой к праздникам	3 г.	3 г.
1109	Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений	1 г.	1 г.
11.3. Транспортное обслуживание
1110	Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения) об организации, развитии и эксплуатации различных видов транспорта	5 л. ЭПК	5 л.
1111	Переписка об организации, развитии, наличии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта	3 г.	3 г.
1112	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организаций в транспортных средствах	3 г.	3 г.
1113	Переписка о планировании, организации и осуществлении перевозок грузов и выделении транспорта	3 г.	3 г.
1114	Документы (акты, справки, протоколы, сведения) по анализу работы транспорта	5 л.	5 л.
1115	Конъюнктурные обзоры о состоянии и работе транспорта	Пост.	-
1116	Документы (акты, сведения, переписка) о простоях различных видов транспорта	3 г.	3 г.
1117	Планы оргтехмероприятий по сокращению простоев и использованию резервов транспорта	5 л.	5 л.
1118	Сведения о мобилизации различных видов транспорта на время посевной и уборочной кампаний	3 г.	3 г.
1119	Условия по перевозке грузов:
	а) по месту составления и утверждения	Пост.	-
	б) в других организациях	До замены новыми	До замены новыми
1120	Переписка о разработке, применении и изменении тарифов на перевозку грузов	3 г.	3 г.
1121	Переписка о соблюдении правил и норм перевозок и контроле за их выполнением	3 г.	3 г.
1122	Заявки на перевозку грузов	1 г.	1 г.
1123	Переписка о рационализации перевозок	5 л.	5 л.
1124	Нормативы загрузки транспортных средств	1 г.	1 г.	После замены новыми
1125	Переписка о расчетах по претензиям за утрату, недостачу и задержку грузов	3 г.	3 г.
1126	Переписка об отправлении, транспортировке грузов и розыске багажа	3 г.	3 г.
1127	Перечни грузов, перевозимых в таре, насыпью и внавалку	1 г.	1 г.	После замены новыми
1128	Документы (акты, заключения, протоколы) аварийных комиссий:
	а) связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами	Пост.	10 л.
	б) по прочим авариям	5 л.	5 л.
1129	Переписка об авариях и крушениях	5 л.	5 л.
1130	Донесения, акты служебного расследования дорожно-транспортных происшествий	3 г.	3 г.
1131	Переписка о безопасности движения различных видов транспорта	3 г.	3 г.
1132	Документы (сведения, акты, переписка) о техническом состоянии и осмотре транспортных средств	3 г.	3 г.
1133	Паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств	До списания транспортных средств
1134	Акты списания транспортных средств	3 г.	3 г.	После списания
1135	Технические характеристики транспортных средств	1 г.	1 г.	После списания
1136	Переписка о списании транспортных средств	3 г.	3 г.
1137	Сведения о наличии и работе механизмов на погрузочно-разгрузочных работах	3 г.	3 г.
1138	Наряды на погрузочно-разгрузочные работы	3 г.	3 г.	Если послужили исходными данными к начислению оплаты - 3 г. после ревизии
1139	Ведомости, карточки учета эксплуатации автомашин, автопокрышек	3 г.	3 г.	После списания
1140	Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию	1 г.	1 г.
1141	Путевые листы и наряды на машины	3 г.	3 г.	После завершения ревизии
1142	Книги учета пробега автомашин	5 л.	5 л.
1143	Журналы, книги учета путевых листов			После завершения ревизии
1144	Документа (справки, сведения, переписка) о наличии и состоянии автомобильных парков, гаражей, мастерских	3 г.	3 г.
1145	Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте транспортных средств	3 г.	3 г.
1146	Графики технического обслуживания и ремонта автомобильного транспорта	1 г.	1 г.
1147	Переписка о заявках и лимитах на бензин	3 г.	3 г.
1148	Заправочные лимиты и оперативные отчеты об экономии бензина	1 г.	1 г.	После завершения ревизии
1149	Сведения о расходе горюче-смазочных материалов, запасных частей	1 г.	1 г.
1150	Переписка о расходе горюче-смазочных материалов, запасных частей и выдаче талонов на бензин	1 г.	1 г.
1151	Переписка о мероприятиях по экономии горючего	3 г.	3 г.
1152	Заправочные листы	1 г.	1 г.	После завершения ревизии
1153	Журналы, ведомости учета, показаний спидометров и замеров бензина	3 г.	3 г.
1154	Акты на замену спидометров	3 г.	3 г.
1155	Протоколы диспетчерских совещаний	3 г.	3 г.
1156	Документы (диспетчерские суточные справки, сводки, сведения, расписания, графики, переписка) о движении транспорта	1 г.	1 г.
11.4. Организация внутриведомственной связи
1157	Документы (докладные записки, справки, переписка) о состоянии службы связи	5 л.	5 л.
1158	Разрешения Министерства связи СССР на установку и использование средств связи	1 г.	1 г.	После окончания эксплуатации
1159	Договоры на аренду технических средств связи	3 г.	3 г.	После истечения срока действия договора
1160	Переписка об аренде технических средств связи	3 г.	3 г.
1161	Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, выборов и других мероприятий	5 л.	5 л.
1162	Документы (отчеты, справки, протоколы, переписка) о контроле за эксплуатацией средств связи	5 л.	5 л.
1163	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации организаций	3 г.	3 г.
1164	Переписка об эксплуатации и ремонте средств связи	3 г.	3 г.
1165	Акты вывода в эксплуатацию линий связи	1 г.	1 г.	После снятия линии
1166	Технические журналы, сводки по эксплуатации, периодическим изменениям и испытаниям линий связи, аппаратуры и устройств	2 г.	2 г.
1167	Карточки станционных и линейных данных, соединительных линий	1 г.	1 г.
1168	Документы (акты, сводки, справки, переписка) об обследованиях и проверках технического состояния средств и сооружений связи	5 л.	5 л.
1169	Договоры на капитальный ремонт средств связи	3 г.	3 г.	После истечения срока действия договора
1170	Графики текущего, среднего и капитального ремонта средств связи	3 г.	3 г.
1171	Протоколы по рассмотрению и утверждению проектов планов по капитальному ремонту линий связи	10 л.	10 л.
1172	Документы (журналы, ведомости, карточки, акты, контрольные листы, сводки, рапорты), об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи	1 г.	1 г.	После устранения неполадок
1173	Журналы профилактических осмотров оборудования каналов связи	1 г.	1 г.
1174	Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта	3 г.	3 г.	После проведения ремонта
1175	Журналы учета заявлений о повреждении средств связи	2 г.	2 г.
1176	Наряды на исправление повреждений каналов и средств связи, ремонтные работы	6 мес.	6 мес.
1177	Сводные таблицы, показатели повреждений линий связи	До минования надобности	До минования надобности
1178	Картотеки, книги учета средств связи	До минования надобности	До минования надобности
1179	Заявления на установку и снятие телефонов	1 г.	1 г.	После установки или снятия телефона
1180	Переписка об установке, переносе и работе телефонов, радиоустановок	3 г.	3 г.
1181	Абонентские карточки, журналы линейных данных абонентских установок	1 г.	1 г.
1182	Рапорты о переключении абонентов телефонной сети	6 мес.	6 мес.
1183	Настольные журналы телефонисток, телеграфисток, телетайписток	2 мес.	2 мес.
1184	Технические и аппаратные журналы, контрольные листы всех технических средств связи	4 мес.	4 мес.
1185	Книги дежурных на телефонных и телеграфных станциях	1 г.	1 г.
1186	Книги регистрации междугородных телефонных разговоров	6 мес.	6 мес.
1187	Копии квитанций на междугородные телефонные переговоры, за почтовые и телефонные услуги	1 г.	1 г.
11.5. Охрана учреждений, организаций, предприятий
1188	Документы (планы, отчеты, докладные записки, справки) об организации общей и противопожарной охраны организаций	5 л. ЭПК	5 л.
1189	Документы (планы, отчеты, справки, сводки) постоянно действующих пожарно-технических комиссий	5 л.	5 л.
1190	Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки) об обследовании противопожарного состояния зданий и контроле выполнения предложений обследования	3 г.	3 г.
1191	Акты межведомственных и ведомственных комиссий по организации охраны организаций	10 л.	10 л.
1192	Схемы дислокации постов охраны	1 г.	1 г.	После замены новыми
1193	Переписка об организации и несении сторожевой и пожарной ведомственной и вневедомственной охраны организаций	3 г.	3 г.
1194	Переписка об инженерно-технических противопожарных мероприятиях и мероприятиях по охране организаций	3 г.	3 г.
1195	Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны	3 г.	3 г.
1196	Переписка о приобретении противопожарного инвентаря	3 г.	3 г.
1197	Переписка об организации и проведении боевой подготовки отрядов и команд охраны	3 г.	3 г.
1198	Документы (расписания, табели постов, нарядов и караулов охраны, листы нарядов, постовые ведомости, строевые записки, контрольные записи, журналы обхода зданий, рапорты) о несении караульной службы	1 г.	1 г.
1199	Графики, расписания занятий, журналы учета посещаемости и успеваемости личного состава охраны по боевой и политической подготовке	1 г.	1 г.