ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(БАНК РОССИИ)

ПРИКАЗ

от 7 декабря 1992 года N 02-213

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Центральном банке Российской Федерации

(с изменениями на 15 сентября 1997 года)

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (приложение).

Ввести в действие настоящую инструкцию с 01.01.93.     

____________________________________________________________________

Инструкция по делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации, утвержденная настоящим приказом действует в части, не противоречащей Положению Центрального банка Российской Федерации от 15 сентября 1997 года N 519.     

____________________________________________________________________

2. С введением в действие настоящей инструкции утрачивают силу инструкция Госбанка СССР от 01.08.83 N 37, приказ Госбанка СССР от 04.04.80 N 57, приказ Госбанка СССР от 17.06.80 N 106, письмо Госбанка СССР от 05.11.86 N 893, письмо Госбанка СССР от 29.06.90 N 309.

3. Департаменту по управлению делами совместно с другими структурными подразделениями Банка России организовать изучение настоящей инструкции секретарями и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Банка России.

4. Департаменту по управлению делами (Иванов Н.А.) установить контроль за правильным применением настоящей инструкции.

ИНСТРУКЦИЯ N 9
по делопроизводству


Ц е н т р а л ь н о г о  б а н к а
Р о с с и й с к о й  Ф е д е р а ц и и

____________________________________________________________________

Настоящая Инструкция действует в части, не противоречащей Положению Центрального банка Российской Федерации от 15 сентября 1997 года N 519.     

____________________________________________________________________

1. О Б Щ И Е   П О Л О Ж Е Н И Я

Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления *, Основными правилами работы ведомственных архивов ** и государственными стандартами в области документации ***, с учетом специфики банковской деятельности.

1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в аппарате Центрального банка Российской Федерации (Банка России) и его подведомственных организациях.

1.2. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей инструкцией, распространяются на документы открытого характера. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.

1.3. Делопроизводство в центральном аппарате Банка России и его учреждениях организуется на основе частичной децентрализации и осуществляется Департаментом по управлению делами (Управлением делами, Общим отделом, Канцелярией) и структурными подразделениями Банка и его учреждений. Делопроизводство в учреждениях Банка России организуется с учетом требований настоящей инструкции и сложившейся практики.

1.4. Ответственность за состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей инструкции в Центральном банке Российской Федерации, его структурных подразделениях и организациях возлагается на их руководителей.

1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в Банке России и его учреждениях осуществляет Департамент по управлению делами Центрального банка Российской Федерации.

Департамент по управлению делами Центрального банка Российской Федерации дает указания по вопросам ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми подразделениями Банка России и подведомственными организациями.

Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в учреждениях Банка России осуществляют управления делами (общие отделы, канцелярии) соответствующих учреждений.

1.6. Ведение делопроизводства, контроль за своевременным исполнением документов, упорядочение документооборота, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив в структурных подразделениях Банка и его подведомственных организациях осуществляется секретарями. В структурных подразделениях, где

* Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; приказ Главархива СССР от 25.05.88 N 33.

** Основные правила работы ведомственных архивов. М.,1986.

*** Гост 6.38-90. Система организационно-распорядительской документации. Требования к оформлению документов. - М., 1990. по штату не предусмотрена должность секретаря, назначается работник, ответственный за делопроизводство *.

1.7. При увольнении, перемещении, уходе работников в отпуск, отъезде в командировку и в других случаях все неисполненные ими документы должны быть переданы по указанию руководителя через секретаря другим работникам с соответствующей отметкой в учетных документах, а дела, взятые из архива, сданы в архив. В случае увольнения руководителя структурного подразделения или секретаря дела должны быть переданы по акту другому должностному лицу, исполняющему обязанности уволившегося сотрудника, или принятому на эту должность.

1.8. При применении современной вычислительной техники соблюдаются правила работы с документами.

1.9. Сотрудники Банка России обязаны знать и выполнять все требования инструкции. Все вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком работы с документами и инструкцией по делопроизводству.

1.10. Руководители структурных подразделений, а также другие должностные лица Банка России несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты.

2. ПОДГОТОВКА  СЛУЖЕБНЫХ  ДОКУМЕНТОВ

2.1. Составление текстов документов

2.1.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

2.1.2. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.

Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

2.1.3. Текст документа может быть представлен в форме сплошного связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ; показатели могут быть выражены цифрами.

* В дальнейшем "работник, ответственный за делопроизводство" именуется "секретарь".

Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.

2.1.4. Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы и указания - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.

2.1.5. В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиональности (постановления, решения), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЕТ).

В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЕМ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документа, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например: старший инспектор имеет право; комиссия установила; институт разработал; в состав объединения входят...).

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (например: считаем целесообразным включить в план; направляем заключение).

В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления) используется форма изложения от первого лица единственного числа (например: предлагаю направить, считаю необходимым).

2.1.6. При ссылке в тексте на другие документы указывается их точное наименование и дата издания.

2.1.7. В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа.

В случае, когда направляется напоминание об ускорении ответа на ранее посланный запрос, кроме ссылки на номер и дату этого запроса, указывается краткое содержание.

2.1.8. Тексты документов большого объема (доклады, отчеты, положения, инструкции) могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, отражающие существо их содержания. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1,2,3 и т.д., номер подраздела - из двух чисел (1.1.;1.2.), т.е. из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой. При более мелком делении текста сохраняется тот же принцип.

2.1.9. Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов.

2.1.10. При составлении телеграмм текст их следует излагать в сжатом виде, избегая союзов и предлогов, сокращений, переноса слов, исправлений; текст телеграммы не должен превышать 250 слов.

2.1.11. При систематическом составлении документов по однотипным вопросам целесообразно использовать трафаретные тексты документов, в которые в каждом конкретном случае вносятся необходимые добавления.

2.1.12. Письма вышестоящих органов доводятся до подведомственных организаций без изменения их текста при сопроводительном письме Банка или в изложении.

2.1.13. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.

2.2. Оформление документов

Оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90. (М., 1990).

Служебные документы Центрального банка Российской Федерации и его учреждений печатаются на бланках.

Для документов установлено два формата бланков - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) по ГОСТ 9327-60.

На чистых листах, а не бланках, печатаются:

- письма, докладные записки, справки и другие документы, подготовленные совместно с другими организациями;

- документы, предназначенные для использования внутри учреждения Банка.

При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок из распределения.

Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих реквизитов:

- наименование организации-автора документа;

- указание вида документа (приказ, протокол, акт, план и т.д.);

- заголовок;

- адрес;

- дата документа;

- индекс документа;

- текст;

- визы;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.2.1. Наименование организации-автора документа указывается в соответствии с положением (уставом) об организации-авторе.

Наименование Центрального банка Российской Федерации указывается в соответствии с Законом РСФСР "О Центральном банке РСФСР (Банке России)".

Наименование структурных подразделений указывается в соответствии с утвержденными структурой, положением или приказом Банка об их организации.

2.2.2. Название документа должно соответствовать компетенции Банка, содержанию документируемого действия. Указание вида документа должно быть на каждом документе, за исключением письма.

2.2.3. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок формулируется составителем документа и размещается в левой стороне бланка ниже штампа в пределах ограничительных отметок.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о ликвидации управления; карточка (чего?) учета движения основных средств.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и др., текст которых печатается на бланках формата А5.

На распорядительных документах заголовок проставляется независимо от объема текста.

2.2.4. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуют в организации или структурные подразделения без указания должностей и фамилий, в отдельных случаях допускается адресование документа должностному лицу.

Если документ направляют в учреждение или структурное подразделение, наименование адресата указывается в именительном падеже. Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: