2.1. Прием, регистрация и отправка документации в Секретариате осуществляются отделом сбора и обработки информации в системе государственного заказа управления обеспечения работы конкурсных комиссий (далее - отдел сбора и обработки информации).
2.2. При приеме и отправке документации отдел сбора и обработки информации проверяет наличие и правильность оформления на документах необходимых реквизитов в соответствии с общими требованиями к оформлению документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией, в том числе адрес, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).
2.3. Пункт утратил силу с 1 января 2006 года на основании приказа Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли Санкт-Петербурга от 16 января 2006 года N 12-п.
2.4. На документации, поступившей в Секретариат до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.
На документации, поступившей после 16.00 часов, как правило, проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
2.5. Регистрации подлежит вся документация, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях.
2.6. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
2.7. При поступлении входящей документации в Секретариат в отделе сбора и обработки информации в обязательном порядке регистрируются:
конкурсная (иная) документация;
письма, адресованные в Секретариат, ГККП и МВГКК.
2.8. После регистрации письма, адресованные в Секретариат, ГККП и МВГКК, передаются на рассмотрение заместителю председателя Комитета.
Конкурсная (иная) документация передается на рассмотрение начальнику управления обеспечения работы конкурсных комиссий, а в период его временного отсутствия - должностному лицу, исполняющему его обязанности.
2.9. Начальник управления обеспечения работы конкурсных комиссий определяет принадлежность предмета закупки в поступившей конкурсной (иной) документации к компетенции ГККП и МВГКК и направляет конкурсную (иную) документацию на экспертизу в:
отдел организации государственных закупок управления обеспечения работы конкурсных комиссий (далее - отдел организации государственных закупок);
отдел методического обеспечения управления контроля и методического обеспечения государственного заказа (далее - отдел методического обеспечения) при наличии поручения заместителя председателя Комитета.
2.10. При получении документации сотрудник Секретариата обязательно расписывается в реестре поступившей корреспонденции.
2.11. Исходящие документы передаются в отдел сбора и обработки информации в 2 экземплярах, с приложениями и с копией запроса при его наличии для регистрации, передачи или отправки адресатам курьерской службой, заказной или простой почтой.
2.12. Официально поступившими в Секретариат и официально исходящими документами Секретариата считаются документы, прошедшие регистрацию в соответствии с установленным порядком в отделе сбора и обработки информации.