2.1. Прием, регистрация и отправка документов в секретариате осуществляется отделом документооборота.
2.1.1. При приеме и отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).
2.1.2. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
2.1.3. На документах, поступивших в секретариат до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.
На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, может проставляться регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
2.2. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях.
2.3. Регистрационный индекс входящего документа (входящий номер) проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу документа и включает:
признак структурного подразделения Комитета (ГЗ);
номер по порядку.
2.4. При поступлении входящей корреспонденции в секретариат в отделе документооборота в обязательном порядке регистрируются:
- конкурсные и иные документы;
- реестровые заявки, содержащие информацию для внесения в соответствующий Реестр государственного заказа Санкт-Петербурга;
- письма, адресованные в секретариат, Государственную конкурсную комиссию при Правительстве Санкт-Петербурга и межведомственные государственные конкурсные комиссии.
Письма и обращения, адресованные непосредственно председателю Комитета или заместителю председателя Комитета - начальнику управления государственного заказа Санкт-Петербурга, проходят регистрацию в отделе контроля и исполнения распорядительных документов организационно-распорядительного управления Комитета в общем порядке.
2.5. После регистрации, по мере поступления, документы передаются на рассмотрение структурного подразделения секретариата.
2.6. При получении документов сотрудник секретариата обязательно расписывается в реестре поступившей корреспонденции.
2.7. Руководители структурных подразделений управления государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - Управление) рассматривают документы, как правило, в день их поступления в структурное подразделение. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции.
2.8. Не допускается получение служебных документов сотрудниками Управления, минуя соответственно отдел документооборота.
2.9. Исходящим документам присваиваются самостоятельные регистрационные номера. Регистрационный индекс включает:
признак структурного подразделения Комитета (ГЗ);
признак года (два знака);
номер по порядку.
Исходящие документы передаются соответственно в отдел документооборота в 2 экземплярах, с приложениями и с копией запроса при его наличии для регистрации, передачи или отправки адресатам курьерской службой, заказной или простой почтой.
2.10. Официально поступившими в секретариат и официально исходящими документами секретариата считаются документы, прошедшие регистрацию в порядке, установленном настоящими Правилами, в отделе документооборота.