1.1. Правила учета, подготовки и хранения секретариатом государственных конкурсных комиссий Санкт-Петербурга (далее - секретариат) документов для рассмотрения конкурсными комиссиями Санкт-Петербурга (далее - Правила) устанавливают порядок работы со служебной документацией, поступающей в адрес Государственной конкурсной комиссии при Правительстве Санкт-Петербурга и межведомственных государственных конкурсных комиссий и образуемой в процессе их работы.
1.2. Настоящие Правила распространяются на организацию системы делопроизводства в секретариате и регламентируют организацию делопроизводства и документооборота, создание и оформление документов, порядок работы с документами и письмами в секретариате, контроль за их рассмотрением и исполнением, формирование дел, подготовку документов и писем к их дальнейшему хранению и использованию.
1.3. Структурные подразделения управления государственного заказа Санкт-Петербурга Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли, осуществляющие функции секретариата (далее - структурные подразделения секретариата) должны организовывать и вести делопроизводство на основании настоящих Правил и Инструкции по делопроизводству Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли (далее - Комитет).
1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением настоящих Правил возлагается на отдел документооборота управления государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - отдел документооборота).
1.5. В секретариате устанавливается смешанная система делопроизводства, в соответствие с которой в отделе документооборота:
- ведется организационная и методическая работа по вопросам документационного обеспечения;
- прием и обработка поступающей и отправка исходящей корреспонденции;
- информационно-справочная работа о прохождении служебной корреспонденции;
- хранение документов.
В структурных подразделениях секретариата осуществляется рассмотрение документов по существу, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно этим подразделениям.
1.6. Сотрудники секретариата несут персональную ответственность за невыполнение настоящих Правил, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Об утрате документов немедленно докладывается заместителю председателя Комитета - начальнику управления государственного заказа Санкт-Петербурга.
1.7. Передача документов (копий документов) из cекретариата сотрудникам других организаций допускается только с письменного разрешения заместителя председателя Комитета - начальника управления государственного заказа Санкт-Петербурга.
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения секретариата другому сотруднику по акту.
1.8. Нарушение настоящих Правил влечет применение мер дисциплинарной ответственности в установленном порядке.