3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральной архивной службой Российской Федерации.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Комитета.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Комитета, отработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЦГА Санкт-Петербурга графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПМК ЦГА Санкт-Петербурга.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
3.2.6. Организует использование документов:
- информирует руководство Комитета о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования;
- по указанию руководства Комитета исполняет запросы организаций и заявления граждан, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Комитета.
3.2.8. Контролирует подготовку дел к передаче в архив Комитета.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива Комитета.
3.2.10. Ежегодно представляет в ЦГА Санкт-Петербурга сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ЦГА Санкт-Петербурга документы Архивного фонда Российской Федерации.