5.1. Протоколы заседания Конкурсной комиссии ведутся секретарем Комиссии.
5.2. Форма протокола Конкурсной комиссии и регистрационного листа, являющегося неотъемлемой частью протокола, разрабатывается Комиссией.
5.3. Протокол заседания Конкурсной комиссии оформляется отдельно на каждый лот, выставленный на конкурс либо по которому проводится предварительный квалификационный отбор.
5.3.1. В случае выставления заказчиком на конкурс (предварительный квалификационный отбор) группы лотов оформляется единый протокол заседания Конкурсной комиссии по рассмотрению материалов, представленных на эти лоты.
5.4. В протокол заседаний Конкурсной комиссии секретарем включаются следующие сведения:
- наименование предмета конкурсов;
- место и дата проведения заседания Конкурсной комиссии;
- цель заседания Конкурсной комиссии (вскрытие конвертов, принятие решения о победителе торгов, проведение предварительной квалификации, рассмотрение конкурсных заявок);
- список присутствующих членов Конкурсной комиссии;
- список присутствующих экспертов;
- список присутствующих полномочных представителей Претендентов;
- список приглашенных - без права голоса;
- краткое описание закупаемой продукции (особые условия заказчика);
- наименование Претендентов, представивших заявки на участие в конкурсах либо предварительном квалификационном отборе;
- информация о квалификации Претендентов/оферентов (в составе экспертных заключений) представляемая только в протоколах заседаний по оценке, сопоставлению заявок и определению победителей торгов;
- цены или основания для установления цен и краткое изложение других условий каждой заявки, а также опись приложений к ним (т.е. информация, оглашаемая при вскрытии поступивших конвертов);
- наименования Претендентов, прошедших квалификационный отбор, в случае его проведения;
- наименование победителя конкурса, если таковой был определен на заседании Конкурсной комиссии;
- краткое изложение оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсах, включая информацию о предоставлении преимуществ либо применении ограничений (в составе экспертных заключений и сводной таблицы технико-экономических показателей конкурсных заявок);
- информация с указанием мотивов принятия решения, в случае если отклонены все конкурсные заявки либо конкурсы объявлены несостоявшимися, либо имеющими отрицательный результат;
- письменные заключения экспертов, приглашенных к проведению экспертизы;
- информация о недобросовестных действиях Претендентов, выявленных Конкурсной комиссией в процессе проведения конкурсов;
- особые мнения членов Конкурсной комиссии, пожелавших их выразить и внести в протокол в письменном виде.
5.5. Протокол заседания Конкурсной комиссии составляется в одном экземпляре, который подписывают председательствующий на заседании и секретарь Конкурсной комиссии.
5.6. В случае утери оригинала протокола заседания Конкурсной комиссии секретарь Комиссии готовит дубликат протокола, который четко помечается словом "Дубликат". Дубликат подписывается председательствующим на заседании и секретарем комиссии.
5.7. Все протоколы заседания Конкурсной комиссии представляются на утверждение председателю Комитета.
5.8. Протокол оформляется в печатном виде. Допускается комбинированное оформление протокола, при котором в печатном виде в него вносятся только сведения, известные до начала заседания; остальные сведения секретарь Конкурсной комиссии включает в рукописном виде синими чернилами и разборчивым почерком.
5.9. На заседании Конкурсной комиссии секретарь Комиссии может производить магнитофонную запись заседания. По дополнительному требованию заказчика, оформленному в течение 10 дней после даты заседания, секретарь Комиссии производит расшифровку записей заседания и представляет заказчику письменную стенограмму заседания. По истечении 20 дней с даты проведения заседания секретарь Комиссии не несет ответственности за сохранность диктофонной записи заседания Конкурсной комиссии.