4.1. Орган исполнительной власти и Комитет обеспечивают сохранность документов, находящихся в Учетных делах, и достоверность сведений об Организациях, содержащихся в Электронных паспортах.
4.2. В случае прекращения деятельности Организации в результате ликвидации либо реорганизации, а также в случае приватизации находящегося в собственности Санкт-Петербурга имущества государственных унитарных предприятий, продажи акций акционерного общества, участником которого является Санкт-Петербург, а также в иных случаях прекращения Санкт-Петербургом своего участия в коммерческих и некоммерческих Организациях указанные Организации исключаются из Базы данных организаций, в Учетное дело подшивается соответствующий документ, на основании которого прекращено участие Санкт-Петербурга в Организации. Учетное дело на исключенную из Базы данных организаций Организацию передается в архив Комитета.
4.3. Срок хранения Учетных дел на Организации, исключенные из Базы данных организаций, в архиве Комитета устанавливается равным десяти годам.