1. Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда области, обязаны обеспечивать их сохранность.
Создаются страховые копии особо ценных и уникальных архивных документов. Порядок отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создания и хранения их страховых копий определяется Архивным управлением администрации области, органами и учреждениями его системы в соответствии с рекомендациями Государственной архивной службой России.
2. Органы государственной власти области и местного самоуправления, государственные юридические лица, а также собственники документов, являющиеся источниками комплектования архивных учреждений, обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда области для передачи на постоянное хранение, в том числе создание страховых копий в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно - методическими документами Архивного управления администрации области; разрабатывают и утверждают по согласованию с Архивным управлением администрации области методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб.
3. Органы государственной власти области, местного самоуправления, юридические лица независимо от организационно - правовой формы, являющиеся источниками комплектования архивных учреждений не вправе уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения Архивным управлением описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области не могут уничтожить эти документы без согласования с Архивным управлением администрации области и архивными учреждениями его системы.