ПРЕЗИДЕНТ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

УКАЗ

от 21 апреля 2003 года N 36

Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел государственных служащих Чувашской Республики

Признан утратившим силу Указом Президента Чувашской Республики от 20 июля 2005 г. N 59

В целях упорядочения формирования, ведения и хранения личных дел государственных служащих Чувашской Республики, в соответствии с Законом Чувашской Республики "О государственной службе Чувашской Республики" и впредь до вступления в силу соответствующих федерального закона и закона Чувашской Республики постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных дел государственных служащих Чувашской Республики (далее - Положение).

2. Распространить действие Положения на порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Чувашской Республики.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления Чувашской Республики при ведении личных дел глав муниципальных образований - глав местного самоуправления и муниципальных служащих руководствоваться настоящим Положением.

4. Настоящий Указ вступает в силу по истечении 10 дней со дня его официального опубликования.

Президент

Чувашской Республики - Н. Федоров

г. Чебоксары

21 апреля 2003 года

N 36

Утверждено
Указом Президента
Чувашской Республики
от 21 апреля 2003 г. N 36

1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел государственных служащих Чувашской Республики.

2. Личное дело государственного служащего Чувашской Республики (далее - личное дело) - это совокупность документов, содержащих сведения о государственном служащем Чувашской Республики (далее - государственный служащий), прохождении им государственной службы Чувашской Республики.

3. Личные дела государственных служащих ведутся кадровыми службами органов государственной власти Чувашской Республики.

4. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы личное дело передается по акту приема-передачи по новому месту его службы.

5. Ведение нескольких личных дел в отношении одного государственного служащего не допускается.

6. Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, о частной жизни государственного служащего запрещается. В случаях, предусмотренных трудовым законодательством, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

7. Сведения, содержащиеся в личных делах государственных служащих, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с действующим законодательством.

8. Личное дело государственного служащего оформляется после назначения его на государственную должность государственной службы Чувашской Республики (далее - государственная должность государственной службы).

9. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на государственную службу, зависит от должности, на которую принимается государственный служащий, от подразделения (отдела), в котором он будет работать, от специфики его служебной деятельности и т.п.

10. При формировании личного дела документы располагаются в следующем порядке:

опись документов, находящихся в личном деле;

анкета с фотографией 4х5 см;

дополнение к анкете (при необходимости);

автобиография;

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, переподготовку и повышение квалификации;

справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений о доходах и об имущественном положении;

медицинское заключение о состоянии здоровья;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса);

личное заявление;

трудовой договор;

копия решения руководителя органа государственной власти Чувашской Республики (далее - решение) о назначении на государственную должность государственной службы;

обязательство об ознакомлении с общими принципами служебного поведения государственных служащих, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. N 885.

В дальнейшем в личное дело включаются следующие документы:

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности государственной службы связано с использованием таких сведений;

представления руководителя органа государственной власти Чувашской Республики при переводах, выдвижениях, зачислениях в резерв;

копии решений о переводах, выдвижениях, зачислениях в резерв;

представления к присвоению квалификационного разряда, аттестационные листы;

копии решений о присвоении государственному служащему квалификационного разряда;

копия или выписка из протокола заседания комиссии об установлении стажа государственной службы;

копии решений об установлении государственному служащему надбавок за выслугу лет, за особые условия государственной службы;

копии решений о поощрении государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных государственного служащего;

документы, характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (характеристики, отзывы и рекомендательные письма);

справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Чувашской Республики, государственной должности государственной службы Чувашской Республики и др.

В личное дело вносятся также письменные объяснения государственного служащего.

11. Все вновь поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются. В нем не должны содержаться проекты документов, дубликатные экземпляры и т.д.

12. Каждому личному делу присваивается порядковый номер (код). Под этим номером личное дело регистрируется в Книге (журнале) учета личных дел государственных служащих соответствующего органа государственной власти Чувашской Республики.

13. Личные дела государственных служащих хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.

Ежегодно комиссией, образуемой в органе государственной власти Чувашской Республики, проводится проверка наличия и состояния личных дел. Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до руководителя органа государственной власти Чувашской Республики.

14. Для хранения личных дел используются сейфы (конторские шкафы), личные дела, в которых располагаются по порядку номеров или же в алфавитном порядке.

Помещения, в которых находятся шкафы (сейфы) с личными делами государственных служащих, рекомендуется оборудовать охранной сигнализацией.

15. Личное дело в соответствии с законодательством может быть передано для ознакомления должностным лицам органа государственной власти Чувашской Республики, круг которых определяется актом руководителя органа государственной власти Чувашской Республики. При этом в Книге (журнале) выдачи личных дел соответствующего органа государственной власти Чувашской Республики делается запись с обязательной росписью лица, получившего личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается:

производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи;

извлекать из личного дела документы или помещать в него новые;

разглашать сведения, содержащиеся в личном деле.

16. Кадровые службы, осуществляющие ведение личных дел, обязаны:

своевременно приобщать документы, предусмотренные пунктом 10 настоящего Положения, к личным делам;

обеспечивать сохранность личных дел;

обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, в соответствии с настоящим Положением;

представлять сведения о государственных служащих, об их доходах и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, средствам массовой информации в соответствии с действующим законодательством;

знакомить государственных служащих с их личными делами не реже одного раза в год, а также по их просьбе и во всех случаях, предусмотренных законодательством;

сообщать государственным служащим об обращении средства массовой информации о предоставлении ему биографических данных государственных служащих, а также сведений об их доходах и имуществе, принадлежащем им на праве собственности;

согласовывать с государственными служащими размещение в информационных системах общего пользования их биографических данных.

Государственные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел (формирование их копий) лиц, замещающих государственные должности государственной службы, при нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных государственного служащего, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством.

17. Передача документов, содержащихся в личных делах, по соответствующим запросам в другие организации осуществляется в соответствия с законодательством.

18. Государственный служащий имеет право:

на ознакомление по первому требованию со всеми материалами своего личного дела в присутствии работника кадровой службы;

получать по письменному обращению копии документов, связанных с прохождением им государственной службы и заверенных надлежащим образом кадровой службой.

Государственный служащий имеет другие права, предусмотренные законодательством.

19. Государственный служащий обязан своевременно информировать кадровые службы об изменениях своих анкетных данных.

20. Личные дела лиц, уволенных с государственной службы, хранятся кадровыми службами органов государственной власти Чувашской Республики в течение 10 лет со дня их увольнения по алфавиту фамилий работавших, после чего передаются в Центральный государственный архив Чувашской Республики.