При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа местного самоуправления обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.
3.2.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики
Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с действующим законодательством Чувашской Республики.
3.2.2. Наименование органа местного самоуправления
Наименование органа местного самоуправления указывается в точном соответствии с его Уставом.
Наименование органа местного самоуправления печатают на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском на одном уровне. Наименование на чувашском языке располагают слева.
3.2.3. Справочные данные об органе местного самоуправления
Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).
3.2.4. Наименование вида документа
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции органа местного самоуправления, содержанию документируемого управленческого действия.
3.2.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных правовых документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2003). Допускается оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.04.29.
3.2.6. Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.
Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает:
05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;
12 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации. Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-38.
3.2.7. Ссылка на регистрационный номер
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.2.8. Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
3.2.9. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Отдел культуры администрации
Ибресинского района
Чувашской Республики