ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 15 июня 2020 года N 69

Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

В соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239),

приказываю:

Утвердить прилагаемые Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

20 октября 2020 года,

регистрационный N 60484

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального
архивного агентства
от 15 июня 2020 года N 69

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

I. Общие положения

1.1. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее - Типовые требования) разработаны в соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (далее - Положение о Федеральном архивном агентстве).

1.2. Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития.

1.3. Типовые требования определяют:

а) общие функциональные требования к системам электронного документооборота (далее - СЭД) и системам хранения электронных документов (далее - СХЭД) в архивах государственных органов;

б) функциональные требования к СЭД в государственных органах;

в) функциональные требования к СХЭД в архивах государственных органов.

Типовые требования не распространяются на процессы создания автоматизированных систем, на требования к информационной безопасности, а также к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД (далее - пользователи).

Типовые требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. СЭД должна обеспечивать работу с входящими, исходящими и внутренними документами государственного органа.

________________

Пункт 3.1 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27.12.2019, регистрационный N 57023) (далее - Правила делопроизводства).

Функциональные возможности СЭД должны обеспечивать работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, имеющими пометку "Для служебного пользования".

1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.

________________

Пункт 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2017, N 25, ст.3596) (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ).

II. Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД

2.1. К общим требованиям, предъявляемым к СЭД и СХЭД, относятся:

а) поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД, обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД;

________________

Раздел 5.2.2. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы"; М., Стандартинформ, 2019 (утвержден приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст) (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

б) обеспечение интеграции СЭД и иных информационных систем государственного органа в части проведения экспертизы ценности документов в целях их отбора для передачи на хранение в архив государственного органа и/или выделения к уничтожению;

в) обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД в архиве государственного органа, включая передачу на хранение электронных документов;

г) соответствие процессов и процедур управления документами в СЭД и СХЭД нормативным требованиям, установленным Правилами делопроизводства, правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, а также правилами хранения документов.

________________

Глава III Правил делопроизводства.

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст.4614; 2019, N 12, ст.1314) (далее - Положение о МЭДО); постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст.4823; 2018, N 49, ст.7600) (далее - Положение о СМЭВ).

Глава II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.08.2015, регистрационный N 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом N 526).

2.2. Предоставление доступа к работе в СЭД и СХЭД государственных органов должно обеспечиваться только для зарегистрированных пользователей с учетом прав доступа и обязательной процедуры аутентификации.

________________

Пункты 1.15, 3.29, 3.31, 4.1 Правил делопроизводства.

Система управления доступом в СЭД и СХЭД должна исключать возможность несанкционированного доступа к документам, их несанкционированной рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов.

________________

Раздел 8.4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.