19.1. Для выведения из оборота подлинников архивных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования:
одновременно с созданием страхового фонда;
в электронном виде (электронный фонд пользования).
В фонд пользования включаются полностью скопированные единицы хранения (единицы учета). Копии отдельных архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
19.2. Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем:
для архивных документов на бумажном носителе - одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;
для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм;
для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.
19.3. Электронный фонд пользования создается в двух экземплярах:
на архивные документы на бумажном носителе - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;
на фотодокументы - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;
на кинодокументы, фотодокументы и видеодокументы - путем оцифровки подлинника.
19.4. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий:
фотокопии - в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров;
копии на микроносителе - в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 5.14 Правил) по порядку архивных шифров.
Электронный фонд пользования хранится:
на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов - по порядку архивных шифров;
в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.
19.5. Выдача фонда пользования осуществляется:
на микроносителе - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;
в электронном виде:
на физически обособленных носителях - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;
посредством информационной системы архива в режиме реального времени на терминалах, предоставляемых пользователям в помещении архива;
посредством информационной системы архива (архивов), информационных федеральных (региональных) систем в режиме удаленного использования.
19.6. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (согласно главам X-XII Правил).