ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, ПРЕДСТАВЛЕННЫМИ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИЕЙ АГЕНТСТВА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КАМЧАТСКОГО КРАЯ (ДАЛЕЕ - ПОРЯДОК)
1. Настоящий Порядок разработан в целях регламентации работы с документами, представляемыми для рассмотрения экспертно-проверочной методической комиссий Агентства по делам архивов Камчатского края (далее - ЭПМК), оперативным решением вопросов, возникающих в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов и определяет:
- порядок приема и регистрации документов для рассмотрения ЭПМК;
- порядок подготовки представленных документов к утверждению (согласованию);
- порядок рассмотрения представленных документов на заседании ЭПМК и принятие решения по ним;
- оформление решений ЭПМК и направление их в архивные учреждения Камчатского края, организации.
2. Прием и регистрация документов.
2.1. Прием и регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПМК, осуществляется секретарем ЭПМК, а в случае его временного отсутствия членом ЭПМК, определяемым председателем ЭПМК.
К документам, указанным в частях 2.1 - 2.3 Положения об экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов Камчатского края, утвержденного настоящим приказом, прилагается заключение ответственного специалиста соответствующего архивного учреждения о проверке полноты и качества его разработки, оформленное по форме, согласно приложению к настоящему Порядку.
2.2. Документы регистрируются в журнале регистрации (программных средствах) не позднее 3 рабочих дней со дня поступления. При регистрации документов в правом нижнем углу первого листа заключения архивного учреждения проставляется отметка с указанием присвоенного регистрационного номера и даты регистрации.
2.3. Секретарем ЭПМК к каждому зарегистрированному документу прикрепляется бланк замечаний и предложений членов ЭПМК.
3. Подготовка представленных документов к утверждению (согласованию).
3.1. Зарегистрированные документы секретарь ЭПМК не позднее дня, следующего за днем регистрации документов, передает членам ЭПМК, которые осуществляют предварительный просмотр, внесение замечаний и проставление в бланке замечаний и предложений к документу отметки (визы) о рекомендуемом решении в отношении документов.
3.2. В целях всестороннего анализа, оценки полноты и качества содержания, представленных на утверждение (согласование) документов, члены ЭПМК могут запросить у специалистов архивных учреждений края, подготовивших заключение, копии документов, относящиеся к справочному аппарату, такие как: структура, штатное расписание, устав или положение организации, справку о переименованиях, ранее согласованные номенклатуры, описи, типовые инструкции (рекомендации) по делопроизводству и руководящие указания вышестоящих организаций.
Копии документов, относящиеся к справочному аппарату, предоставляются архивными учреждениями края по запросу в срок не более 5 дней и не позднее 1 рабочего дня до дня заседания ЭПМК, в том числе по электронной почте, с использованием факсимильной связи или иным доступным способом.