(введен распоряжением Администрации города Тюмени
16.1. Комплектование архива электронных документов
16.1.1. В органах Администрации города создается архив электронных документов в СЭДД, обеспечивающей управление архивными электронными документами.
Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:
а) временного срока хранения (до 10 лет включительно);
б) временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
в) постоянного срока хранения.
Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав соответствующего архива электронных документов органа Администрации города.
Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за делопроизводство в органе Администрации города (далее - ответственный за делопроизводство) в СЭДД вносится номенклатура дел органа Администрации города (далее также - номенклатура дел) на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов. В отношении документов, подписание которых осуществляют Глава города Тюмени, заместители Главы города, внесение номенклатуры дел органа Администрации города по общему правилу осуществляется ответственным за делопроизводство в административном департаменте, за исключением документов, которые при подготовке исполнителем документов помещены в номенклатуру дел органа Администрации города Тюмени, не являющимся административным департаментом.
Номенклатура дел в течение года может корректироваться в СЭДД ответственным за делопроизводство.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
При необходимости исполнитель документа при подготовке электронного документа помещает его в электронное дело путем выбора индекса дела согласно номенклатуре дел.
В электронный архив органов Администрации города включаются электронные документы в формате архивного хранения PDF/A.
Конвертирование в формат архивного хранения PDF/A электронных документов постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется автоматически в СЭДД ответственным за ведение соответствующих дел сотрудником органа Администрации города.