Выдача командированному сотруднику корпоративной банковской карты

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них - использовать корпоративные банковские карты.

Корпоративная банковская карта для командировочных расходов

Корпоративная карта - универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п.5 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Абзацем 1 пункта 6.3 Порядка ЦБ РФ N 3210-У предусмотрено, что для получения подотчетных сумм нужно издать приказ или работник обязан оформить заявление в произвольной форме и содержащее запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Обратите внимание! Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых отчетов.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п.6 Порядка ЦБ РФ N 3210-У).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (абз.2 пункта 6.3 Порядка ЦБ РФ N 3210-У). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов наличными для юрлиц, установленный для расчетов наличными в рамках одного договора.

Лимит расчетов наличными деньгами

Пунктом 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У определено, что лимит расчетов наличными в рублях остается прежний - 100 000 руб. в рамках одного договора. Если расчеты проводятся в иностранной валюте, лимит расчетов в рамках одного договора - сумма в валюте, эквивалентная 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. Однако выплата зарплаты, а также выдача денег под отчет лимитом не ограничивается. То есть работникам можно выплачивать наличными суммы, превышающие лимит в 100 000 руб.

В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Обратите внимание! При отплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративных карт не нужно соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Перечисление денег на командировку на зарплатную карту сотрудника

    
     Возможность перечисления денег на командировку на зарплатную карту сотрудника рассматривается в статье "Можно ли деньги на командировку переводить на зарплатную карту сотрудника".   

Как учесть расходы по найму жилья и сутоные в загранкомандировке, если деньги перечислены на карту сотрудника в рублях, указал Минфин в письме от 17.07.2015 N 03-03-06/41128. Согласно представленным пояснениям ведомства, расходы по найму жилого помещения следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам, по курсу, установленному банком на дату списания денежных средств. При этом, в силу пп.5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, датой осуществления командировочных расходов следует признавать дату утверждения авансового отчета.

Виды корпоративных карт для расчетов с подотчетными лицами

Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.

Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п.1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте - собственные деньги компании, на кредитной - заемные средства.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными.

Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.

Неименные - выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Овердрафт к дебетовой карте

В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт - кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п.1.5 Положения N 266-П).

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Лимит карты

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Срок действия корпоративных карт

Срок действия корпоративных карт три года.

К какому счету привязать корпоративные карты

Эмиссию карт осуществляет кредитная организация - банк (п.1.5 Положения N 266-П).

Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт - перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.

Особенности привязки корпоративных карт к расчетному счету

Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.

Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

Особенности привязки корпоративных карт к специальному карточному счету

При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.

Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.

В какой валюте открывать специальный карточный счет

Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.

Документы для оформления корпоративных карт

Список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк.

Список документов для оформления корпоративных карт с применением специального карточного счета