6.1. Организацию работы со служебными документами, поступающими в Администрацию, обеспечивает в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству общий отдел Администрации.
6.2. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей этих подразделений.
6.3. Служебные документы принимаются общим отделом Администрации и подлежат регистрации, как правило, в день поступления или на следующий рабочий день в ЕСЭДД.
Справочно-информационные материалы, газеты, брошюры, проспекты и другая подобная корреспонденция передается руководителям Администрации и структурных подразделений без регистрации.
6.4. Зарегистрированные служебные документы направляются по принадлежности вопросов главе Администрации или первому заместителю, заместителям главы Администрации, после чего согласно резолюции передаются общим отделом Администрации ответственному исполнителю (исполнителям).
6.5. Если исполнение служебного документа поручено нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ, соисполнители представляют ему необходимые материалы не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока его рассмотрения.
6.6. Поступившие в Администрацию служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный главой Администрации, его заместителями, в случае отсутствия установленного срока - в течение 30 дней. Продление срока рассмотрения осуществляется по согласованию с главой Администрации или первым заместителем, заместителем главы Администрации в соответствии с поручением на основании письменной информации руководителя структурного подразделения Администрации, являющегося ответственным исполнителем документа.
6.7. Служебные документы считаются исполненными на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного главой Администрации или первым заместителем главы Администрации, или заместителем главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей. При наличии резолюции главы Администрации, первого заместителя (заместителя) главы Администрации "Доложить" или "Доложить лично" указанный документ снимается с контроля при предоставлении исполнителем служебной записки с резолюцией "Доложено" или документа, подписанного главой Администрации или первым заместителем главы Администрации, или заместителем главы Администрации.
Если исполнение документа не требует письменного ответа, он снимается с контроля по отчету в ЕСЭДД "прошу снять с контроля" с обоснованием причин.
6.8. Общий отдел Администрации осуществляет анализ деятельности структурных подразделений Администрации по работе со служебными документами и представляет данную информацию заместителю главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей для доклада главе Администрации.