6.1. При осуществлении ЭДО организуется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения поручений руководителей различных уровней управления; при этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые поручения и поручения с истекшими сроками исполнения.
6.2. Контроль исполнения поручений в ЕСЭДД организован на нескольких уровнях: централизованный контроль исполнения 1-го уровня (для поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга) и контроль исполнения 2-го уровня для нижестоящих уровней управления.
6.3. Контрольно-аналитическая деятельность при организации ЭДО включает в себя:
6.3.1. Постановку поручения на контроль, создание контрольной карты поручения:
внесение в базу данных текста поручения;
указание лица, выдавшего поручение, и его должности;
определение ответственного исполнителя;
определение соисполнителей поручения;
внесение в базу данных сроков исполнения;
установление типа срока исполнения;
определение координатора.
6.3.2. Проверку своевременности доведения документов и поручений до конкретных исполнителей программными средствами.
6.3.3. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения, редактирование контрольной карты:
внесение данных о ходе исполнении поручения, в т.ч. фиксирование причин неисполнения в установленные сроки и установление новых сроков исполнения;
формирование отчетов по поручениям с истекшими сроками исполнения.
6.3.4. Снятие поручения с контроля, закрытие контрольной карты поручения:
внесение данных об исполнении (отмене) поручения.
6.3.5. Формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины:
анализ достигнутого уровня исполнительской дисциплины по периодам исполнения, видам документов, по ответственным исполнителям, координаторам;
определение среднегородского уровня исполнительской дисциплины.
6.4. Поручение ставится на контроль до его направления исполнителям. Во время постановки поручения на контроль в верхнем поле бумажного бланка проставляется отметка о контроле: "Контроль". В ЭДО контрольные документы обозначаются значком "К".
6.5. Исполнение документа контролируется с момента выдачи поручения. При этом куратор, контролер или сотрудник, ответственный за контроль, имеют возможность провести программными средствами проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
6.6. Снятие поручения с контроля осуществляется на основании решения руководителя, выдавшего поручение и установившего срок его исполнения, снятие поручения с контроля оформляется отметкой об исполнении в контрольной карте поручения электронной карточки документа.
6.7. Основанием для снятия поручения с контроля является документированное подтверждение исполнения поручения в полном объеме, утрата им силы (отмена) или наличие нового поручения, отменяющего контролируемое.
6.8. Для осуществления контрольно-аналитических функций в ИОГВ и учреждениях должен быть реализован мониторинг состояния исполнительской дисциплины, который отражается в отчетах, формируемых средствами ЕСЭДД.
6.9. Для осуществления контрольных функций в упреждающем режиме, а также для анализа состояния исполнительской дисциплины используется вывод в электронном виде списков и статистических данных для рассылки должностным лицам ИОГВ, учреждений, осуществляющим контроль исполнения документов.