Бюджетный учет, N 12, 2013
Н.С.Матвеева,
консультант

Ущерб, недостача, списание

В статье будет последовательно рассмотрено несколько ситуаций, связанных с причинением сотрудником ущерба учреждению. Некоторые из них при отражении в учете не вызывают у бухгалтеров заметных трудностей, другие в большинстве случаев отражаются бухгалтерами неправильно. Ситуации рассмотрим на примере казенного учреждения.

Ситуация 1. Сотрудник без наличия на то производственной необходимости взял с собой в служебную командировку служебный планшетный компьютер (балансовая стоимость 20000 рублей, остаточная стоимость 0 рублей), приобретенный полгода назад, и утерял его в аэропорту.

________________

На объекты стоимостью до 40000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости объекта при принятии к учету (п.92 Инструкции N 157н).

Недостачей следует считать ситуацию, когда согласно точным учетным данным имущество должно быть, а фактически его нет. Поэтому возникшую ситуацию можно классифицировать как недостачу.

Первым шагом при обнаружении недостачи является приведение учетных данных к фактическим - списание отсутствующего имущества. Для нефинансовых активов такое списание отражается в учете в корреспонденции со счетом 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами". Для амортизируемого имущества сначала списывается сумма амортизации, а затем уже остаточная стоимость относится на убыток по коду КОСГУ 172 "Доходы от реализации активов".

Обратим внимание на одно важное обстоятельство, к которому мы будем далее возвращаться при рассмотрении остальных ситуаций: в случае недостачи имеют место три факта хозяйственной жизни, никак не связанные друг с другом бухгалтерскими записями:

- приобретение планшетного компьютера;

- списание недостачи;

- начисление и взыскание суммы ущерба по недостаче.

Две первые операции не связаны, так как взаимоотношения учреждения с поставщиком компьютера прекращены, когда договор поставки был исполнен обеими сторонами. Что потом случилось с этим компьютером - совсем другая история. Поэтому возмещение недостачи - это доход, а не возмещение расходов.

Почему списание недостачи имущества и начисление задолженности не связаны проводками? Согласно пункту 220 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года N 157н (далее - Инструкция N 157н), списание производится по балансовой (остаточной стоимости), а начисление задолженности - по рыночной цене недостающего имущества на момент выявления недостачи. Во многих случаях эти суммы не совпадают.

Для отражения в учете начисления задолженности по недостаче необходимо определить рыночную стоимость планшетного компьютера соответствующей марки, бывшего в употреблении 6 месяцев. Можно использовать информацию из СМИ о ценах продажи техники, бывшей в употреблении. Допустим, в описанной ситуации рыночная цена была определена комиссией учреждения в размере 12000 рублей.

Дебет 1 401 00 000

"Финансовый результат прошлых отчетных периодов"

Кредит 1 101 34 410

"Уменьшение стоимости машин и оборудования - иного движимого имущества учреждения"

- при списании недостачи списана начисленная амортизация основного средства 20000 рублей;

Дебет 1 209 71 560

"Увеличение дебиторской задолженности по ущербу основным средствам"

Кредит 1 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

- начислена задолженность по недостаче в размере 12000 рублей.

Предположим, сотрудник не оспаривал свою вину и написал заявление о том, чтобы сумма недостачи удерживалась у него из заработной платы в течение года равными долями.

Дебет 1 302 11 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит 1 304 03 730

"Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"

- произведено удержание из заработной платы в возмещение ущерба.

Далее удержанные суммы следует направить в доход бюджета. Начисленным доходам по коду КОСГУ 172 "Доходы от реализации активов" соответствуют в описанной ситуации кассовые доходы по коду КОСГУ 410 "Уменьшение стоимости основных средств". Если учреждение наделено полномочиями администратора кассовых поступлений доходов бюджета по КОСГУ 410 "Уменьшение стоимости основных средств" и соответствующему КДБ, то эти средства учреждение отправляет "себе", иначе соответствующему администратору кассовых поступлений доходов бюджета.

По факту перечисления в учете делаются одновременно две записи: одна по кассовым расходам, другая по кассовым доходам:

Дебет 1 304 03 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"