3.1. Письменные обращения, поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата, после их предварительного рассмотрения, независимо от способа доставки, регистрируются службой делопроизводства центрального аппарата и территориального органа Росстата в СЭД в течение трех дней с даты их поступления.
Обращения. Поступившие в территориальные органы Росстата из центрального аппарата Росстата регистрируются в день поступления.
Жалоба, поступившая в Росстат на рассмотрение, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.
Регистрируются обращения, принятые в ходе личного приема руководителем (заместителем руководителя) Росстата (руководителем или заместителем руководителя территориального органа Росстата).
3.2. Обращения регистрируются с соблюдением единых правил делопроизводства.
При регистрации обращений используется Типовой общероссийский классификатор обращений и запросов граждан и организаций.
3.3. Регистрационный номер поступившего обращения определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и справочников, принятых в центральном аппарате и территориальном органе Росстата - обращение (предложение, заявление, ходатайство, жалоба, запрос) и нумеруется как "N 1, 2, 3, 4... n-ОГ".
В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений и ответов на обращения начинается с первого номера.
При регистрации обращения в регистрационную электронную карточку обращения гражданина в СЭД вносятся:
вид обращения: обращение, предложение, жалоба, или предоставление официальной статистической информации, или предоставление данных годовой бухгалтерской отчетности (в случае предоставления гражданину государственной услуги);
корреспондент (в поле "сторонняя организация" указывается "гражданин");
кратность обращения (первичное, повторное, многократное) (в поле "дата");
фамилия гражданина в именительном падеже. Если обращение коллективное, то вносится фамилия автора, который стоит в списке первым (поле "Подписал");
дата поступления обращения (поле "Дата");
аннотация обращения. Указывается фамилия, имя, отчество гражданина (последнее - при наличии) и краткое содержание поставленных в обращении вопросов (поле "краткое содержание"). Если обращение коллективное, то вносятся фамилия и инициалы первых двух или трех авторов, которые стоят первыми в списке подписавших обращение, в том числе автора, в адрес которого просят направить ответ;
канал поступления обращения (почта, электронная почта, факс, личный прием и др.) (закладка "способ доставки");
номенклатурное дело (номер дела в соответствии с номенклатурой Административного управления центрального аппарата (административного отдела территориального органа) Росстата (поле "номер дела/номер тома");
тема обращения. Определяется отнесение вопроса, поставленного в обращении заявителя, либо запрашиваемой информации к соответствующей теме, тематике и разделу Типового общероссийского классификатора обращений и запросов граждан и организаций на основании аннотаций обращений (поле "тема обращения").
3.4. При регистрации обращения гражданина, переадресованного органом государственной власти в Росстат или территориальный орган Росстата, выбирается вид документа "обращение".
3.5. К регистрационной электронной карточке прикрепляется только отсканированный электронный образ письменного запроса о предоставлении государственной услуги или файл электронного запроса о предоставлении государственной услуги.
Не сканируются письменные обращения граждан, и не присоединяются к регистрационным карточкам обращений в СЭД файлы электронного обращения, содержащие персональные данные.
3.6. Перед началом регистрации поступившего обращения службой документационного обеспечения центрального аппарата и территориального органа Росстата:
осуществляется проверка наличия зарегистрированного обращения гражданина в СЭД (дата, содержание), в случае получения информации о регистрации - обращение повторно не регистрируется;
по обращениям "первичное", "повторное" или "многократное" осуществляется в СЭД их связка - в регистрационной электронной карточке поступившего обращения в закладке "связанные документы" добавляются обращения раннее зарегистрированные (их дата и номер).
3.7. Штамп с регистрационным номером проставляется на лицевой стороне обращения, в котором указываются входящий номер и дата регистрации обращения.
При получении письменных обращений с пометкой "лично" или "конфиденциально" штамп проставляется на конверте.
Делать какие-либо надписи и отметки на письменных обращениях, за исключением предусмотренных технологией обработки документов, не допускается.
3.8. Регистрационный номер ответа на обращение определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и справочников, принятых в центральном аппарате и территориальных органах Росстата - обращение (предложение, заявление, ходатайство, жалоба, запрос) и нумеруется как "N 1, 2, 3, 4... n/ОГ".