Российский бухгалтер N 12, 2013 год

Ольга Берг,

эксперт журнала

Потери и недостачи товаров

Частая история для компаний, занимающихся торговлей. Разберем проблематику.

Потери и недостачи товаров могут возникнуть в следующих случаях:

1. Недостача и порча товаров, обнаруженных при приемке их от поставщиков:

- в пределах норм естественной убыли;

- сверх норм естественной убыли;

2. Недостача и порча товаров, выявленные в организации торговли при проведении инвентаризаций и проверок:

- в пределах норм естественной убыли;

- сверх норм естественной убыли;

3. Потери товаров при авариях, пожарах и стихийных бедствиях;

4. Потери товаров от завеса тары;

5. Образование отходов.

Инвентаризация товаров

Порядок проведения обязательных инвентаризаций запасов организации установлен:

- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 года N 49;

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 года N 119н;

- Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ (с изменениями и дополнениями на 30 апреля 2003 года) "О бухгалтерском учете".

Инвентаризация - процесс проверки данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка, полнота отражения в учете.

Основными целями инвентаризации товаров являются:

- выявление фактического наличия имущества;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей организации путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- выявление товарно-материальных ценностей, потерявших свои первоначальные качества, не используемых и не нужных организации;

- проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

Проведение инвентаризаций товаров обязательно:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при установлении фактов хищений и порчи ценностей;

- в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации или реорганизации предприятия;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Не подлежат инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности:

- имущество (товарные запасы), инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

- имущество (товарные запасы) организаций, расположенных в районе Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Инвентаризация по указанному имуществу (товарным запасам) может осуществляться в период наименьших остатков.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них и т.п.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризации подлежит весь товар организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризации подлежат товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, а также товары, не учтенные по каким-либо причинам.

Инвентаризация товаров может производиться:

- в целом по организации торговли и по отдельным складам (местам хранения) организации торговли;

- по всем номенклатурным единицам (позициям) товара и по отдельным группам товаров. При проведении инвентаризации остатков по отдельным единицам (позициям) отбор товара может производиться по его свойствам (ассортименту) или на основании произвольного списка.

При инвентаризации товаров должны быть проанализированы реальные остатки на складах (местах хранения) без учета зарезервированного товара.

Инвентаризация товара при учете его по продажной стоимости в розничной торговой точке (места хранения) проводится в тех розничных ценах, по которым товар учитывается на розничном складе.

При отражении остатков товара по данным бухгалтерского учета могут быть использованы данные внутренней отчетности организации (например, отчеты "Остатки товаров по всем складам по группам", "Остатки товаров по складам по группам" и др.).

С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки. Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, в состав которых включаются представители администрации, бухгалтерии, службы внутреннего аудита, аудиторских организаций, другие специалисты.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными. Проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

При инвентаризации имущества при смене материально ответственного лица принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Наименование инвентаризуемых ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Фактическое наличие этих ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

До начала инвентаризации комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные (расходные) документы или отчеты о движении ценностей. Председатель визирует эти документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что служит бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей до инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки, что к началу инвентаризации все приходные (расходные) документы на ценности сданы в бухгалтерию или комиссию, а сами ценности оприходованы или списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если инвентаризация производится не за один день, то помещение должно опечатываться на период проведения инвентаризации.

Комиссией осуществляются следующие функции:

- непосредственный осмотр инвентаризуемых ценностей;

- установление причин непригодности к использованию материальных ценностей (нарушение условий сроков хранения, морально устаревшие, вследствие хищений, порчи, пожара, стихийных бедствий и т.п.);

- выявление лиц, виновных в непригодности к использованию или ограничению к использованию по прямому назначению материальных ценностей;

- определение возможности использования материальных ценностей на другие цели или их продажи;

- составление акта на списание материальных ценностей (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);

- представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;

- проведение совместно с экономическими службами (специалистами) организации оценки рыночной стоимости материальных ценностей при понижении их физических свойств (других случаев оценки) и определение стоимости отходов (утиля, лома и т.п.);

- осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материальных ценностей.

При проведении инвентаризаций бухгалтерская служба организации обязана:

- осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

- требовать сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерскую службу;

- следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

- отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88.

Персональный состав инвентаризационной комиссии, а также письменное задание, конкретизирующее содержание, объем и порядок проведения инвентаризации проверяемого объекта, сроки начала и окончания работы оформляются приказом (постановлением, распоряжением) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22).

Выданный приказ регистрируется в журнале учета и контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризаций (форма N ИНВ-23). Для оформления данных инвентаризаций товарно-материальных ценностей ответственными лицами инвентаризационной комиссии составляются следующие описи:

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5).

Инвентаризационная опись по форме N ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

Инвентаризационная опись составляется на основании пересчета, взвешивания и перемеривания товарно-материальных ценностей Комиссией в присутствии материально ответственного лица.

Пересчет, взвешивание и перемеривание товарно-материальных ценностей членами комиссии производится отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы или готовые изделия составляются соответствующие акты. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в бухгалтерском учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

Не допускается вносить в инвентаризационную опись данные об остатках товарно-материальных ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным бухгалтерского учета без проверки их фактического наличия.

Инвентаризационная опись по форме N ИНВ-5 применяется при инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.

Инвентаризационная опись составляется на основании проверки и пересчета комиссией товарно-материальных ценностей в натуре в присутствии материально ответственного лица, отвечающего за сохранность товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.

В тех случаях, когда по условиям организации деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет фактического наличия товарно-материальных ценностей (сырья, готовой продукции, товаров и т.п.) на складах в период проведения инвентаризации и записать их в инвентаризационную опись, применяется инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2), данные которого используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3).

При обнаружении расхождений между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей бухгалтерией составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Ответственными лицами инвентаризационной комиссии составляются следующие акты:

- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4);

- акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (форма N ИНВ-6).

Акт по форме N ИНВ-4 применяется при оформлении инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты.