Бюджетный учет, N 5, 2013       

Д.В.Жуковский,

начальник отдела автоматизации бюджетного учета     

     Подводные камни учета транспорта

В этом обзоре собраны различные ситуации, возникавшие в практике деятельности крупного казенного автотранспортного учреждения. С аналогичными ситуациями могут встретиться любые учреждения, имеющие на балансе автотранспорт и (или) другие основные средства.

От другого учреждения

Передача объектов основных средств между учреждениями - дело обычное. Но всегда ли все проходит гладко, не вызывая проблем у той или иной стороны?

    
     Ситуация

Казенное автотранспортное учреждение 11 января 2013 года получило автомобиль от другого казенного учреждения. Согласно Акту о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1) (далее - Акт N ОС-1) у передающей организации автомобиль был принят к учету 4 мая 2007 года, а введен в эксплуатацию 1 января 2011 года. Балансовая стоимость автомобиля 600000 рублей, сумма начисленной амортизации на дату передачи - 400000 рублей. Амортизационная группа 3, срок полезного использования 5 лет. Перед бухгалтером автотранспортного предприятия возник вопрос: как правильно отразить в учете своего учреждения амортизацию этого автомобиля? Ведь если считать от даты принятия к учету, то автомобиль должен был быть амортизирован почти до 100%, а если считать от даты ввода в эксплуатацию, то амортизация должна была составить ~ 240000 рублей.     

     
     Анализ

Перед принятием решения бухгалтер автотранспортного учреждения в описанной ситуации должен учитывать следующие моменты:

1. Как бы странно ни выглядел на первый взгляд разрыв в четыре года между принятием к учету и вводом в эксплуатацию, он не уполномочен проверять достоверность входящих документов.

2. Ни один нормативный документ в отношении учета основных средств не обязывает учреждение-получатель исправлять ошибки в начислении амортизации, сделанные в учреждении-отправителе.

3. Порядок определения срока полезного использования для основного средства, полученного учреждением от другого государственного (муниципального) учреждения, описан в пункте 44 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года N 157н (далее - Инструкция N 157н). Порядок расчета амортизации для основных средств, поступивших в учреждение с уже начисленной амортизацией, описан в пункте 85 Инструкции N 157н.

Согласно пункту 44 Инструкции N 157н при получении бывшего в эксплуатации объекта основных средств дата окончания срока полезного использования определяется с учетом срока фактической эксплуатации поступившего объекта. Согласно пункту 85 Инструкции N 157н норма амортизации в описанном случае определяется исходя из остаточной стоимости амортизируемого объекта на дату его принятия к учету. При этом код ОКОФ и амортизационная группа, выбранные учреждением-отправителем, для получателя никакой роли не играют. Указанные параметры бухгалтеру следует устанавливать самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.

Таким образом, бухгалтеру автотранспортного предприятия в указанной ситуации следует:

1) определить фактический срок эксплуатации автомобиля согласно первичному документу. Это составит 25 месяцев, включая январь. Потому что амортизация будет начисляться со следующего месяца после принятия к учету;

2) определить оставшийся срок полезного использования. Это составит 35 месяцев (60 - 25 = 35);

3) установить месячную норму начисления амортизации таким образом, чтобы за оставшийся срок амортизация достигла 100% стоимости объекта. Для этого применить формулу:

остаточная стоимость / оставшийся срок полезного использования = месячная норма.

    
      Комментарий

В указанных нормах законодательства (п.44 и 85 Инструкции N 157н) фигурирует дата ввода основного средства в эксплуатацию. Пункт 86 Инструкции N 157н содержит норму, согласно которой начисление амортизации линейным способом начинается с даты принятия объекта к учету, а не с даты его ввода в эксплуатацию. В большинстве случаев эти даты если не совпадают, то отличаются мало.

Конечно, если бы передающая сторона вместе с Актом N ОС-1 передала копию инвентарной карточки учета объектов основных средств (ф.0504031) (далее - Инвентарная карточка (ф.0504031)), то можно было бы более точно разобраться с датами и с начислением амортизации. К сожалению, законодательство о бюджетном учете не обязывает при передаче основных средств между государственными (муниципальными) учреждениями передавать копии Инвентарных карточек (ф.0504031), в результате чего у получающей стороны отсутствует информация о капитальных ремонтах, дооборудовании, модернизации, консервации основного средства.

Каким же образом могли получиться такие показатели, согласно которым между принятием автомобиля к учету и вводом его в эксплуатацию прошло почти четыре года? Кроме ошибок самого бухгалтера к такому результату могли привести два обстоятельства:

1. Формы первичных документов и учетных регистров в отношении основных средств составлены таким образом, как будто основное средство практически не изменяется в течение периода его существования и не перемешается между учреждениями. Ведение основного учетного регистра - Инвентарной карточки (ф.0504031) не предусматривает отражения перемещения объекта основных средств между учреждениями. В результате этого при передаче основного средства данные о его истории могут быть утеряны.

Вследствие этого описанная ошибочная ситуация могла возникнуть при невнимательном отражении в учете дат для основного средства, которое передающее учреждение само ранее получило от другого учреждения.

2. Как следствие первого обстоятельства в компьютерных программах, предназначенных для автоматизации учета, может не быть учетных механизмов для сохранения должным образом всей длительной истории основного средства, особенно если оно сменило несколько учреждений.

Описанная ошибочная ситуация могла возникнуть в результате недоработки компьютерной программы, которая поставила вместо "даты ввода в эксплуатацию" дату технологической операции, произведенной в базе данных по состоянию на 1 января 2011 года.

    Ситуация

Кроме Акта N ОС-1, составленного непосредственно на передаваемый автомобиль, иных документов передано не было. В то же время автомобиль был на колесах, с аккумулятором и его бак был заполнен топливом на четверть.     

     Анализ

У бухгалтера принимающего учреждения в такой ситуации возникли следующие вопросы: если не оприходовать бензин, который был в баке автомобиля при его поступлении в учреждение, то это может привести к злоупотреблению со стороны водителя. Если не учесть установленные запасные части на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" по их номенклатуре, то у недобросовестного сотрудника может появиться возможность заменить их на более дешевые или более старые.

Во избежание подобных ситуаций при поступлении в учреждение автомобиля (или любого другого основного средства) следует произвести инвентаризацию приспособлений, принадлежностей, расходных материалов, всех объектов, подлежащих учету в соответствии с требованиями законодательства и учетной политикой учреждения.

По правилам учета передающее учреждение должно было документально оформить передачу не только автомобиля, но и топлива в баке, запасных частей, числящихся на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" (автошины, аккумулятор, диски и т.д.). Если этого не было сделано, возникают вопросы: как списан остаток бензина? Велся ли вообще учет на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных"? Но все эти вопросы не в компетенции бухгалтера принимающего учреждения. Скорее это сфера интересов контрольно-ревизионных органов, а бухгалтер автотранспортного предприятия должен выполнить свои обязанности в отношении учета нефинансовых активов.

1. Если остаток топлива в баке не был передан на основании первичных документов, то комиссия по принятию и выбытию активов принимает решение о его принятии к учету. Например, по рыночной цене. Поскольку точность датчика уровня топлива может оказаться недостаточной, определить остаток топлива можно методом долива до полного бака. Рейс по перегонке автомобиля из учреждения в учреждение следует отражать в зависимости от того, где подписан акт приема-передачи (в зависимости от места передачи автомобиля согласно первичным документам). Это особенно важно при большом расстоянии между учреждениями (например, если автомобиль передается из столицы субъекта Федерации в отдаленный муниципальный район).

2. Может оказаться, что положения учетной политики в отношении того же забалансового счета 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" различны у передающей и у принимающей стороны. Например, передающая сторона учитывает на счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" в том числе двигатель, а принимающая сторона - только легкосъемные нетипизированные детали (автошины, аккумуляторы). Тогда принимающей стороне не следует приходовать себе на забалансовый счет 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" двигатель, даже если передающая сторона укажет его в первичных документах. Это возможно, поскольку никакой консолидации забалансовых оборотов не производится. Если передающая сторона ведет учет на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" в условной оценке 1 рубль, а принимающая сторона по фактической цене, то принимающей стороне в соответствии с ее учетной политикой следует произвести оценку полученных запчастей, подлежащих учету на счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных".

Основное средство или дополнительное оборудование

Дополнительное оборудование для автомобиля может быть приобретено учреждением или получено в порядке передачи. Процедуру его постановки на учет необходимо предусмотреть заранее.

Приобретено самостоятельно

     Ситуация

Автобаза приобретает спецсигналы (световой и звуковой) для установки на один из автомобилей. Бухгалтер автобазы в затруднении, как правильно классифицировать это оборудование - как самостоятельные основные средства или как дооборудование автомобиля.

     Анализ

Действующее законодательство об учете в государственных (муниципальных) учреждениях по вопросу проведения границы между основными средствами и материальными запасами содержит ряд терминов:

- термин "самостоятельная функция" (как признак в определении понятия "комплекс конструктивно-сочлененных предметов") в пункте 41 Инструкции N 157н;

- термины "приспособление" и "принадлежность" (как сущность, входящая в состав объекта основных средств) в пункте 41 Инструкции N 157н.