Российский бухгалтер, N 6, 2013 год

Карина Либерман,

     шеф-редактор журнала

Журнал учета выданных и полученных счетов-фактур

При покупке товаров (работ, услуг) поступившие счета-фактуры регистрируются в журнале учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур. Журнал учета состоит из двух частей. Поговорим о том, как правильно его составлять и вести. Также затронем нюансы составления книг покупок и продаж.

1 часть - представляет собой таблицу (реестр всех полученных счетов-фактур) произвольной формы, в которой учитываются полученные счета-фактуры по мере их поступления от продавцов.

2 часть журнала - состоит из самих оригиналов счетов-фактур.

Организации могут принять к возврату суммы НДС, уплаченные в служебных командировках. При этом счета-фактуры на эти суммы не выписываются, а основанием для возмещения служат бланки строгой отчетности, в которых отдельной строкой выделены эти суммы.

Поэтому, помимо учета счетов-фактур (при их отсутствии) в журнале также хранятся полученные бланки строгой отчетности, заполненные в установленном порядке, в следующих случаях:

- при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников;

- в отношении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно;

- в отношении услуг по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей.

Журнал учета полученных счетов-фактур должен быть прошнурован, его страницы пронумерованы. В связи с этим, исходя из объема получаемых документов, указанный журнал можно заводить на неделю, месяц, квартал, год и т.д.

Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате их выставления, а также составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются. Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения.

В случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе организацией реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В частях 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с приложением N 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года N 1137, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в частях 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

В журнале учета указываются:

- полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;

- ИНН и КПП налогоплательщика;

- налоговый период, за который составлен журнал учета.

В 1 части журнала учета не подлежат регистрации счета-фактуры, направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры при наличии у продавца подтверждения организации, обеспечивающей обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем с указанием даты и времени поступления файла оператору электронного документооборота от продавца.

Первая часть журнала содержит следующие данные:

1. Порядковый номер записи;

2. Дата выставления счета-фактуры. В случае выставления в электронном виде счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью в установленном порядке, в графу вносится дата поступления файла счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, исправленного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного);

3. Код способа выставления счета-фактуры (в том числе корректировочного):

1 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) на бумажном носителе;

2 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) в электронном виде.

В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного (в том числе корректировочного) счета-фактуры;

4. Код вида операции по перечню, определенному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в том числе корректировочном), в исправленном счете-фактуре (в том числе корректировочном) указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак;

5. Номер счета-фактуры и дата составления счета-фактуры;

6. Номер корректировочного счета-фактуры и дата составления корректировочного счета-фактуры;

7. Номер и дата исправления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры);

8. Наименование покупателя;

9. ИНН и КПП налогоплательщика-покупателя;

10. Наименование и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют;

11. Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре;

12. Сумма налога на добавленную стоимость по счету-фактуре;

13. Разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость;

14. Разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость;

15. Разница, отражающая уменьшение суммы налога на добавленную стоимость;

16. Разница, отражающая увеличение суммы налога на добавленную стоимость.

Вторая часть журнала учета содержит следующие данные:

1. Порядковый номер записи счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного);

2. Дата получения счета-фактуры;

3. Код способа выставления полученного счета-фактуры (в том числе корректировочного):

1 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), полученного на бумажном носителе;

2 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), полученного в электронном виде (при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры).

В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного);

4. Код вида операции полученного счета-фактуры по перечню, определяемому федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в том числе корректировочном), исправленном счете-фактуре (в том числе корректировочном) указываются одновременно несколько кодов через раздели- тельный знак;

6*. Номер и дата составления счета-фактуры;

________________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

7. Номер и дата составления корректировочного счета-фактуры;

8. Номер и дата исправления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры);

9. Наименование налогоплательщика-продавца;

10. ИНН и КПП налогоплательщика-продавца;

11. Наименование и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют;

12. Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав;

13. Сумма налога на добавленную стоимость;

14. Разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость;

15. Разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость;

16. Разница, отражающая уменьшение суммы налога на добавленную стоимость;

17. Разница, отражающая увеличение суммы налога на добавленную стоимость.

В случае отсутствия в налоговом периоде полученных счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) графы части 2 журнала учета не заполняются, а заполняются только строки журнала учета. Организация, реализующая (приобретающая) товары (работы, услуги), имущественные права через свои обособленные подразделения, если эти подразделения от имени организации выставляют покупателям (получают от продавцов) счета-фактуры (в том числе корректировочные), исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные), ведет журнал учета по организации в соответствии с настоящим документом.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации.

Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.

Контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель этой организации (уполномоченное им лицо), журнала учета, составленного индивидуальным предпринимателем, - индивидуальный предприниматель.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.