3.4.1. Основанием для начала процедуры подготовки и направление ответа на обращение является окончание рассмотрения обращения ответственным должностным лицом Министерства.
Ответственный исполнитель, не позднее, чем за 7 дней до окончания срока рассмотрения обращения установленного пунктом 2.4.1 Регламента, подготавливает проект ответа на обращение. Содержание ответа излагается четко и последовательно. Обращение считается рассмотренным, если дан письменный ответ заявителю по существу всех поставленных в обращении вопросов.
Ответ подписывается руководителем Министерства не позднее, чем за 3 дня до окончания срока, установленного пунктом 2.4.1 Регламента.
Подписанный ответ передается ответственным исполнителем специалисту ОДМТО, который в течение двух рабочих дней:
проверяет наличие обращения гражданина, необходимого количества экземпляров ответа на обращение, инициалов, фамилии и телефона исполнителя,
делает отметки в СЭД "Дело" о снятии документа с контроля, проставляет дату, присваивает ответу на обращение исходящий номер и производит отправку ответа заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ на обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.