• Текст документа
  • Статус
Оглавление
Поиск в тексте
Недействующий

КОМИТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПРИКАЗ

от 13 июля 2010 года N 73а

Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Департамента по архивному делу РС(Я) от 26.12.2012 N 193-ОД.
____________________________________________________________________

В целях реализации распоряжения Президента Республики Саха (Якутия) от 22 мая 2009 года N 203-РП "О Плане мероприятий по проведению административной реформы в Республике Саха (Якутия) на 2009-2010 годы"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов".

2. В соответствии с частью 2 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 24 декабря 2009 г. N 572 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и их государственной регистрации" направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Администрацию Президента и Правительства Республики Саха (Якутия).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Первый заместитель Руководителя

П.В.Румянцев

Зарегистрировано в Администрации Президента

и Правительства Республики Саха (Якутия)

от 10.11.2010 за N RU140232010390.

Приложение. Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха ...

Приложение к приказу
Комитета государственной архивной службы
Республики Саха (Якутия)
от 13 июля 2010 года N 73 а

Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов"

I. Общие положения


1.Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов" (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур по предоставлению государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела.

2. Организация исполнения тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера включает в себя исполнение:

§ тематических запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

§ генеалогических запросов о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода;

§ запросов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

3. Предоставление государственной услуги осуществляется:

§ государственным учреждением "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" (далее по тексту - Национальный архив);

§ государственным учреждением "Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)" (далее по тексту - Центр документов по личному составу).

4. Национальный архив непосредственно предоставляет следующие государственные услуги:

Исполнение:

тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера

5. Центр документов по личному составу непосредственно предоставляет следующую государственную услугу:

Исполнение:

запросов социально-правового характера

6. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

Конституция Российской Федерации, принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. N 237);

Конституция Республики Саха (Якутия), принята Верховным Советом Республики Саха (Якутия) 4 апреля 1992 г. (текст Конституции опубликован в газете "Якутия" от 12 ноября 2002 г. N 210, газете "Сокуоннар. Уураахтар. Дьаhаллар." (приложение к газете "Саха Сирэ") от 12 ноября 2002 г. N 27, парламентской "Ил Тумэн" 15 ноября 2002 г. N 47);

Федеральный закон от 22 октября 2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 27 октября 2004 г. N 201, в "Российской газете" от 27 октября 2004 г. N 237, в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);

Федеральный закон от 2 мая 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 11 мая 2006 г. N 70-71, в "Российской газете" от 5 мая 2006 г. N 95, в Собрании законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 г. N 19 ст. 2060);

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19 (текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20);

Закон Республики Саха (Якутия) от 31 января 2005 года 551-З N 1117-III "Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)" (текст Закона опубликован в газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия") от 5 марта 2008 г. N 10, "Сборнике законов Республики Саха (Якутия)" (за 2007 - январь 2008 г.) от 30 января 2009 г., том 3);

Закон Республики Саха (Якутия) от 16 октября 2003 года 83-З N 155-III "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)" (текст Закона опубликован в газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия") от 20 ноября 2003 г. N 43, парламентской газете "Ил Тумэн" от 19 декабря 2003 г. N 52);

Устав Государственного учреждения "Национальный архив Республики Саха (Якутия)", утв. Распоряжением Минимущества Республики Саха (Якутия) от 2 ноября 2006 года N Р-2114;

Устав Государственного учреждения "Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)", утв. Распоряжением Минимущества Республики Саха (Якутия) от 21 октября 2005 года N Р-2029.

7. Конечным результатом предоставления государственной услуги является одно из следующих решений:

а) исполнение тематического, генеалогического запроса и запроса социально - правового характера;

б) направление ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации.

8. Предоставление государственной услуги заканчивается следующими юридическими фактами:

8.1. при исполнении тематических запросов, информация представляется в форме:

а) архивной справки - документа архива, составленного на бланке архива, имеющего юридическую силу и содержащего документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена (далее -архивная справка);

б) архивной копии - дословно воспроизводящей текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке (далее - архивная копия);

в) архивной выписки - документа архива, составленного на бланке архива, дословно воспроизводящего часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (далее - архивная выписка);

г) информационного письма - письма, составленного на бланке архива по запросу пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документов по определенной проблеме, теме (далее - информационное письмо);

д) тематического перечня архивных документов - систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленного по запросу пользователя (далее - тематический перечень архивных документов);

е) тематической подборки копий архивных документов - систематизированного комплекта копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленного архивом по запросу пользователя. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме (далее - тематическая подборка копий архивных документов);

ж) тематического обзора архивных документов. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

з) ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

8.2 при исполнении генеалогического запроса, информация представляется в форме:

а) архивной справки;

б) архивной копии;

в) архивной выписки;

г) генеалогической таблицы;

д) ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

8.3. при исполнении запросов социально-правового характера, информация представляется в форме:

а) архивной справки;

б) архивной копии;

в) архивной выписки;

г) ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

9. Описание заявителей, а также иных лиц, имеющих право на взаимодействие с Национальным архивом и Центром документов по личному составу по предоставлению государственной услуги:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- организации и общественные объединения;

- другие юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее по тексту - пользователи).

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги


10. Место нахождения государственного учреждения "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" и его почтовый адрес:

677009, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Дзержинского, 41 (корпус N 1).

677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, 14 (корпус N 2).

Электронный адрес Архива: archiv@sakha.ru

Справочный телефон: 8 (4112) 43-96-32 (приемная директора);

8 (4112) 43-96-42 (отдел документально-справочного обслуживания).

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник

09:00 - 16:00 (время местное)

Вторник

09:00 - 16:00 (время местное)

Среда

09:00 - 16:00 (время местное)

Четверг

09:00 - 16:00 (время местное)

Пятница

09:00 - 16:00 (время местное)

Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

11. Место нахождения государственного учреждения "Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)" и его почтовый адрес:

677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, 14, кабинет N 2.

Электронный адрес Архива: cdls@sakhanet.ru

Справочный телефон: 8 (4112) 45-06-45 (приемная, специалисты).

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник

не приемный день

Вторник

09:00 - 17:00 (время местное)

Среда

09:00 - 17:00 (время местное)

Четверг

09:00 - 17:00 (время местное)

Пятница

не приемный день

Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

12. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:

§ при личном обращении,

§ при письменном обращении,

§ по телефону,

§ по электронной почте,

§ в сети Интернет,

§ на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

13. Информирование при личном обращении и по телефону:

13.1. Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются должностными лицами, оказывающими государственную услугу по следующим вопросам:

§ перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

§ заполнение анкеты - заявления;

§ время приёма граждан;

§ сроки исполнения запроса;

§ порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги.

13.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

13.3. Если должностное лицо не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного (дополнительного) времени, он обязан предложить один из трех вариантов дальнейших действий:

1) изложить суть обращения в письменной форме;

2) назначить другое удобное время для консультации;

3) дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному гражданином.

13.4. Личный приём граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.

14. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети Интернет производится на официальном Интернет-сайте Национального архива и Центра документов по личному составу и содержит следующую информацию:

§ текст Административного регламента;

§ извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

§ перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

§ образцы оформления документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

§ бланки (формы) заявлений;

§ основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

§ порядок получения консультаций;

§ порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу.

15. Размещение информации в местах предоставления услуги:

15.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

15.2. На информационных стендах размещается информация, содержащая перечень требуемых документов, режим приёма граждан, почтовые адреса и номера контактных телефонов Национального архива и Центра документов по личному составу.

16. Срок исполнения тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях с разрешения директора архива срок может быть продлен не более чем на 30 календарных дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Исходя, из характера и объема поисковых работ срок исполнения генеалогических запросов может быть установлен еще на более длительный срок по согласованию с заявителем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

17. Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

§ если запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

§ если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

§ если запрос не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

§ если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у гражданина документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

§ если в нем содержится вопрос, на который ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

§ если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

18. Помещение для предоставления государственной услуги должно быть размещено на нижних этажах здания.

Центральные входы в здания архива должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы архива, а также о телефонных номерах.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заинтересованных лиц и оптимальным условиям работы работников.

Места ожидания в очереди на консультацию или получение результатов государственной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заинтересованными лицами.

Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.

19. Исполнение тематического и генеалогического запроса организуется в порядке платных услуг (в том числе на основе договора)[1].

Запрос социально - правового характера исполняется безвозмездно.

III. Административные процедуры


20. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1.

прием, регистрация запросов и передача на исполнение в профильное структурное подразделение

2.

анализ тематики поступивших запросов

3.

подготовка и направление ответов пользователям

Блок - схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 7 к настоящему Административному регламенту.

21. Административная процедура "Прием, регистрация запросов и передача на исполнение в профильное структурное подразделение".

21.1. Прием и регистрация запроса являются основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

21.2 Запросы могут поступать как по почте, так и путем подачи заявителем личного заявления. При личном обращении для получения необходимой информации посетителю предлагается заполнить анкету-заявление по установленной форме. Формы заявлений приведены в приложении N 1,2,3,4,5,6 к настоящему Административному регламенту. Запросы, поступившие по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных запросов порядке. При приеме заявления проверяется правильность и четкость изложения следующих сведений:

1) фамилия (в случае изменения фамилии указывается фамилия на момент запрашиваемых сведений), имя, отчество;

2) домашний адрес пользователя;

3) контактный телефон;

4) точность и полнота содержания заявления, хронология запрашиваемой информации. Если это заявление о предоставлении сведений о стаже работы и заработной плате, то указывается точное название учреждения, годы работы, необходимые для подтверждения, в каком структурном подразделении, в какой должности работал пользователь (указываются все перемещения за запрашиваемый период). В запросе о награждении необходимо также точно указать дату награждения. Для ускорения исполнения запроса пользователи вправе предоставить следующие документы: паспорт или другой удостоверяющий личность документ, ксерокопии трудовой книжки, удостоверения о награде, свидетельство о рождении и другие документы по мере необходимости;

5) дата заполнения заявления и личная подпись пользователя.

21.3. При отсутствии у пользователя заполненной анкеты - заявления или неправильном его заполнении, должностное лицо, уполномоченное прием заявлений, помогает пользователю заполнить заявление.

21.4. Получение документов от заинтересованных лиц фиксируется должностным лицом, уполномоченным на прием заявлений, путем введения в систему авторизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".

21.5. При отсутствии в письменном запросе необходимых сведений для составления справки, пользователю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные данные по запросу.

21.6. Каждый запрос проверяется на повторность поступления.

Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, а также если пользователь не удовлетворен направленным ему ответом или не получил ответ в установленный срок. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

21.7. Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются в течение 1 рабочего дня со дня поступления в установленном порядке. На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, где указывается входящий N и дата поступления заявления. После этого запрос передается делопроизводственной службой директору архива или уполномоченному на то лицу для визирования и определения должностного лица, которое будет осуществлять исполнение запроса.

21.8. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня.

21.9. Результатом административной процедуры "Прием, регистрация запросов и передача на исполнение в профильное структурное подразделение" является назначение должностного лица, ответственного за анализ тематики поступившего запроса.

22. Административная процедура "Анализ тематики поступивших запросов".

22.1. Основанием для начала административной процедуры "Анализ тематики поступивших запросов" является передача запроса на исполнение должностным лицам архива, ответственным за анализ тематики поступившего запроса.

22.2. Должностные лица архива, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, при этом определяют:

1) правомочность получения пользователем запрашиваемой информации;

2) степень полноты информации, содержащейся в запросе пользователя, необходимой для его исполнения;

3) место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя: адреса конкретных организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя, либо установление фактов гибели документов в результате пожара, наводнения, порчи, уничтожения документов; отсутствие информации о месте хранения документов.

22.3. По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам в течение 3 рабочих дней со дня регистрации запроса направляется письмо с перечнем сведений, необходимых для исполнения запроса.

22.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

22.5. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня.

22.6. По итогам анализа тематики поступивших запросов определяется место хранения архивных документов, в случае отсутствия запрашиваемых документов в архиве, необходимых для исполнения запроса пользователя: адреса конкретных архивов, органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя, либо установление фактов гибели документов в результате пожара, наводнения, порчи, уничтожения документов; отсутствие информации о месте хранения документов.

23. Административная процедура "Подготовка и направление ответов пользователям".

23.1 Основанием для начала административной процедуры "Подготовка и направление ответов пользователям" является подготовка архивных документов, перечисленных в пунктах 8.1-8.3 настоящего административного регламента в зависимости от типа поступивших запросов.

23.2. Начальник отдела архива, поручает исполнение запроса специалисту отдела, в должностные обязанности которого входит данная функция.

23.3. Специалист отдела осуществляет поиск запрашиваемой информации по научно-справочному аппарату и документам архива.

23.4. По итогам рассмотрения запроса пользователя архив:

-подготавливает и направляет пользователю запрашиваемые архивные документы, перечисленные в пунктах 8.1-8.3 настоящего административного регламента;

-направляет запрос на исполнение в архивы, органы и организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов, с уведомлением об этом пользователя;

-направляет ответ об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

23.5. Оформление архивных документов, осуществляется с соблюдением следующих требований.

23.5.1. Архивные документы оформляются на бланке архива с обозначением названия информационного документа.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает два листа, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, также подписывается руководством архива и заверяется печатью.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководством Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия). Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

23.5.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива.

23.5.3. С подготовленной архивной справки, архивной выписки снимается копия, которая остается в делопроизводстве профильного структурного подразделения учреждения, предоставляющего государственную услугу.

23.5.4. Подлинник архивной справки, архивной выписки передается получателю государственной услуги.

Ответ на запрос направляется архивом по почте простым письмом или передается при личном обращении по выбору заявителя.

Получатель имеет право доверить получение архивной справки (архивной выписки), содержащей персональные данные, третьему лицу. В данном случае представитель получателя должен иметь доверенность на право получения архивного документа.

23.5.5. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в Консульский департамент МИД РФ в установленном порядке.

23.6. Административная процедура "Подготовка и направление ответов пользователям" заканчивается направлением архивных документов, перечисленных в пунктах 8.1-8.3 настоящего административного регламента, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

23.7. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 26 дней.

23.8. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах поиска запрашиваемой информации.

IV. Порядок и форма контроля за предоставлением государственной услуги


24. Текущий оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений должностными лицами, осуществляет Директор архива.

25. Должностные лица архива, осуществляющие деятельность по предоставлению государственной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте. Персональная ответственность должностных лиц архива закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.

26. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.

V. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги


27. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной слуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

28. Досудебное обжалование.

28.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу Директору архива или уполномоченному на то лицу.

28.2. В письменном обращении указываются:

наименование государственного учреждения "Национальный архив Республики Саха (Якутия), наименование государственного учреждения "Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)";

фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии) или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;

полное наименование юридического лица, в случае обращения от имени юридического лица;

почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

суть письменного обращения;

личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.

29. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностного лица архива, а также принимаемые им решения при предоставлении государственной услуги.

30. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);

не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

31. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Должностные лица архива:

обязаны предоставить заявителю по его просьбе ознакомление с документами и материалами, необходимыми ему для обоснования и рассмотрения жалобы, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;

обязаны обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

обязаны по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

32. Ответ на жалобу подписывается Директором архива или уполномоченным на то лицом.

Жалоба, поступившая в архив, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.

Письменная жалоба, поступившая в архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

В исключительных случаях директор архива или уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

33. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

34. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

35. Судебное обжалование.

35.1. В случае, когда заявитель считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) архива в суд.

35.2. Жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления государственной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.

Приложение N 1. Анкета - заявление для наведения архивной справки о работе (учебе) или заработной плате (нужное подчеркнуть) гражданина (нки) по документам Государственного учреждения "Национальный архив РС (Я)"

Приложение N 1 к Административному регламенту


Фамилия ________________________________________________________

Имя ____________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________

Для какой цели запрашивается справка _______________________________

Наименование учреждения (учебного заведения), где работал (а) или

учился (лась) _____________________________________________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Начало работы (учебы) _____________________________________________

Окончание работы (учебы) __________________________________________

Наименование должности (профессии) ________________________________

Домашний адрес ___________________________________________________

Служебный телефон ________________ Домашний телефон ______________

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Анкета - заявление для наведения архивной справки о работе или заработной плате (нужное подчеркнуть) гражданина (нки) по документам Государственного учреждения "Центр документов по личному составу РС (Я)"


Фамилия ________________________________________________________

Имя ____________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________

Для какой цели запрашивается справка _______________________________

Наименование учреждения (учебного заведения), где работал (а) или

учился (лась) _____________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Начало работы (учебы) _____________________________________________

Окончание работы (учебы) __________________________________________

Наименование должности (профессии) ________________________________

Домашний адрес ___________________________________________________

Служебный телефон ________________ Домашний телефон ______________

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Приложение N 2 к Административному регламенту

Анкета - заявление для наведения архивной справки о награждении гражданина (нки) по документам ГУ "Национальный архив РС (Я)"


Фамилия ________________________________________________________

Имя ____________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________

Наименование награды ____________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Место работы (учебного заведения) в период награждения ______________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Наименование должности (профессии) _______________________________

Дата награждения _________________________________________________

Домашний адрес __________________________________________________

Служебный телефон ________________ Домашний телефон ______________

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Анкета - заявление для наведения архивной справки о награждении гражданина (нки) по документам ГУ "Центр документов по личному составу РС (Я)"


Фамилия ________________________________________________________

Имя ____________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________

Наименование награды ____________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Место работы (учебного заведения) в период награждения ______________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Наименование должности (профессии) _______________________________

Дата награждения _________________________________________________

Домашний адрес __________________________________________________

Служебный телефон ________________ Домашний телефон ______________

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Приложение N 3. Анкета - заявление о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематический запрос)

Приложение N 3
к Административному регламенту


Прошу оказать содействие в поиске информации по теме, событию, факту (нужное подчеркнуть) ____________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(указать хронологические рамки исследования)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Домашний адрес: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

Служебный телефон ________________ Домашний телефон ______________

О сроке исполнения и оплате предупрежден, оплату гарантирую

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Приложение N 4. Анкета - заявление для наведения архивной справки граждан по имущественным вопросам по документам ГУ "Национальный архив РС (Я)"

Приложение N 4 к Административному регламенту


Фамилия ___________________________________________________________

Имя _______________________________________________________________

Отчество ___________________________________________________________

Прошу найти решение Якутского горисполкома (или ____________________- поссовета) о выделении земельного участка для строительства _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(указать наименование улицы, если это жилой дом, или ДСК и местность, если это дача)

Участок был выделен на имя ______________________________________________________________________________________________________ в _____________________________ году.

Домашний адрес: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

Служебный телефон ________________ Домашний телефон ______________

О сроке исполнения и оплате предупрежден, оплату гарантирую

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Приложение N 5. Анкета - заявление о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода (генеалогический запрос)

Приложение N 5
к Административному регламенту


Искомое лицо (а)

1. По отцовской линии: _____________________________________

а) отец ___________________________________________________

год рождения _____________________________________________

б) мать (девичья фамилия) __________________________________

_________________________________________________________

год рождения _____________________________________________

Место рождения и проживания ______________________________

_________________________________________________________

2. По материнской линии:

а) отец ___________________________________________________

год рождения _____________________________________________

б) мать (девичья фамилия) __________________________________

_________________________________________________________

год рождения _____________________________________________

Место рождения и проживания ______________________________

_________________________________________________________

Примечание: ______________________________________________

О сроке исполнения и оплате предупрежден, оплату гарантирую

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Приложение N 6. Анкета - заявление для наведения архивной справки об уточнении возраста граждан по документам ГУ "Национальный архив РС (Я)"

Приложение N 6
к Административному регламенту


Фамилия ________________________________________________________

Имя ____________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________

Год рождения ____________________________________________________

Место рождения __________________________________________________

_________________________________________________________________

Название церкви __________________________________________________

Р о д и т е л и:


Отец ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Мать_____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Домашний адрес: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

Служебный телефон ________________ Домашний телефон ______________

О сроке исполнения и оплате предупрежден, оплату гарантирую

"___" ____________ 20__ г. Подпись _____________

Приложение N 7. Блок - схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда ...

Приложение N 7
к Административному регламенту

Блок - схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов"


[1] Правовым основанием для взимания платы за исполнение тематических и генеалогических запросов является Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. N 19 (пункты 5.8.1 и 5.8.2).

Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов

Название документа: Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов

Номер документа: 73а

Вид документа: Приказ Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия)

Принявший орган: Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия)

Статус: Недействующий

Дата принятия: 13 июля 2010

Дата редакции: 13 июля 2010