КОМИТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПРИКАЗ

от 28 января 2008 года N 12

Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции "Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия)"

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Приказ комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) от 31.07.2009 N 71)

В соответствии с пунктом 5 Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденного постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 12 апреля 2007 года N 140 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции "Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия)".

2. Руководителям отделов Комитета обеспечить исполнение Административного регламента по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции "Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия)".

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на 1 заместителя председателя Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) П.В. Румянцева.

Председатель

Н.Р. Константинов

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО Департаментом по государственно-правовым вопросам Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) ru140232008045 от 15.05.2008

Утверждаю

Председатель Комитета государственной
архивной службы Республики Саха (Якутия)
__________________ Н.Р.Константинов
"28" января 2008 г.

Административный регламент по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции "Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия)"

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (далее - Комитет) государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Комитета, порядок взаимодействия между его подведомственными организациями и должностными лицами, а также между Комитетом, государственными архивами, музеями, библиотеками и другими хранилищами, при осуществлении полномочий по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Нормативное - правовое регулирование исполнения государственной функции


2. Исполнение государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) (далее - Государственный реестр) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным Законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Законом Республики Саха (Якутия) от 31 января 2008 года 551-З N 1117-III "Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)";

Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 22 февраля 2006 года N 2557 "Вопросы государственной архивной службы Республики Саха (Якутия)" (с изменениями от 13 апреля 2007 года N 262);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007, регистрационный N 9059);

Регламент работы Экспертно - проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия), утв. Приказом от 13 июля 2006 г. N 42.

(пункт 2 в редакции Приказа комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) от 31.07.2009 N 71)

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

3. Исполнение государственной функции по ведению Государственного реестра Комитет осуществляет при участии государственных архивов, музеев, библиотек, и других хранилищ.

3.1. Государственные архивы, музеи, библиотеки в отношении уникальных документов, хранящихся в архивах, музеях и библиотеках (далее - Заявители), представляют предложения о включении документов в Государственный реестр.

3.2. Комитет технологически обеспечивает исполнение государственной функции путем подготовки вопроса о включении документов в Государственный реестр на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (далее - ЭПК) и регистрации уникальных документов в Государственном реестре.

3.3. ЭПК принимает решение о включении документов в Государственный реестр в соответствии с ее компетенцией, определенной Регламентом утв. Приказом от 13 июля 2006 г. N 42.

Требования к порядку исполнения государственной функции

4. Для включения документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября Заявители представляют в Комитет с сопроводительным письмом следующие документы:

лист учета и описания уникального документа (приложение 1) на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы (приложение 2);

экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).

Результатом обращения Заявителя являются:

- решение ЭПК о включении уникального документа в Государственный реестр, подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК председателем Комитета;

- решение ЭПК об отказе о включении документа в Государственный реестр, подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК председателем ЭПК.

6. Срок исполнения государственной функции - в течение 6 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Комитет.

7. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр:

- непредставление всех необходимых документов, перечисленных в п.4;

- ненадлежащее оформление представленных документов.

8. Об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр Комитет информирует Заявителя письменно в течение 10 дней со дня поступления документов.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

9. Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, ул. Кирова,14.

10. Справочные телефоны: (4112) 45-01-70 (приемная председателя), 45-00-80 (1 заместитель, зам. председателя), 45-00-34 (отдел организационно-кадровой и правовой работы).

11. Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) осуществляет прием заявителей в соответствии со следующим графиком:

Понедельник 11:00-18:00

Вторник 10:00-18:00

Среда 10:00-18:00

Четверг 10:00-18:00

Пятница 09:00-17:00

Суббота - воскресенье выходной день

12. Информация о процедуре исполнения Комитетом государственной функции размещается:

на официальном Интернет - сайте Комитета: - arhive. ru;

в средствах массовой информации;

на информационных стендах Комитета и в раздаточных материалах (брошюрах, буклетах).

13. На информационном стенде, размещаемом в помещении (общественной приемной, при входе) Комитета, должна содержаться следующая информация:

почтовый адрес Комитета, график (режим) его работы, номера телефонов, по которым можно получить необходимую информацию, адрес официального Интернет - сайта и электронной почты Комитета;

порядок получения консультаций по процедуре исполнения государственной функции;

обязанности работников Комитета при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения.

14. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

посредством личного обращения пользователя;

на официальном сайте.

15. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме сотрудники Комитет дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений (запросов), связанных с информационным обеспечением пользователей.

Требования к удобству и комфорту места приема заявителей

16. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Комитета на рабочем месте в соответствии с графиком работы.

17. В день назначенной встречи сотрудник Комитета обязан заказать в установленном порядке пропуск Заявителю. По прибытии Заявителя в здание, где размещается Комитет, сотрудник Комитета обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

II. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ


18. Реализация государственной функции по ведению Государственного реестра заключается в пополнении Государственного реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:

включение уникальных документов в Государственный реестр;

регистрация уникальных документов в Государственном реестре;

внесение изменений в Государственный реестр;

организация использования Государственного реестра.

Включение уникальных документов в Государственный реестр


19. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник Общего отдела Комитета, ответственный за прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

20. Поступившие документы регистрируются в Общем отделе с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение председателю Комитета. После вынесения резолюции документы через Общий отдел передаются председателю ЭПК.

21. Председатель ЭПК Комитета определяет специалиста (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЭПК, и передает документы секретарю ЭПК.

22. Секретарь ЭПК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

При выявлении нарушений в составе или оформлении документов Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.

23. Если по истечении 15 рабочих дней Заявитель не представит в адрес Комитета необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции за подписью председателя Комитета или его заместителя и не позднее трех рабочих дней (с момента истечения пятнадцатидневного срока ожидания) направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.

24. Секретарь ЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр в план работы ЭПК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.

25. Ответственный исполнитель организует рецензирование (экспертизу) листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр, членами ЭПК, а также другими экспертами, список которых согласовывается с председателем ЭПК Комитета..

26. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЭПК или его заместителем, но не может превышать более трех недель.

Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и  «Техэксперт»