1. Общие положения
1.1. Комитет по делам архивов администрации области в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется администрацией Калининградской области в целях руководства архивным делом и входит вместе с подведомственными учреждениями в систему Государственной архивной службы России.
1.2. Комитет по делам архивов администрации области в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, решениями Федерального Собрания Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями администрации области, законами, постановлениями, решениями областной Думы, приказами, указаниями Государственной архивной службы России, настоящим Положением.
1.3. Комитет по делам архивов администрации области организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему государственный архив Калининградской области, областной Центр хранения и изучения документов новейшей истории, областной объединенный междуведомственный архив по личному составу, а также архивные отделы, объединенные междуведомственные архивы по личному составу городских, районных администраций и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.
2. Основные задачи
Основными задачами комитета по делам архивов администрации области являются:
2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда области;
2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области, управление государственными архивами и другими подведомственными ему архивными учреждениями области, обеспечение их функционирования.
2.3. Координация деятельности органов государственной власти и прокуратуры, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и предприятий области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве; оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.
2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда области; осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.
2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений администрации области, законов, постановлений и решений областной Думы по архивному делу.
3. Функции
Комитет по делам архивов администрации области в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы.
3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда области, хранящихся в государственных и районных, городских архивах, ведомственных архивах, объединенных междуведомственных архивах по личному составу, государственных музеях и библиотеках, представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную архивную службу России.
3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и междуведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и междуведомственных архивов и организации их работы.
3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.
3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение областной Думы и администрации области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.
3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.
3.7. В соответствии с постановлениями и распоряжениями администрации области, законами, постановлениями и решениями областной Думы решает вопрос о передаче в пределах области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы, вносит предложение о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других республик и областей.
3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда области.
3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда области.
3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Зонального научно-методического Совета архивных учреждений, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.
3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.
независимо от их ведомственной подчиненности, а также организациями и предприятиями, независимо от форм собственности, требований законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений администрации области, законов, постановлений, решений областной Думы по архивному делу, обеспечению сохранности и использованию архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.
3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранности, комплектовании и использовании их архивов.