ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 04 сентября 2008 года N 542-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПРОВЕРКИ, ОБРАБОТКИ, ОТПРАВКИ И ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В целях совершенствования работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области:
1. Утвердить прилагаемый Регламент проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области.
2.Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области О.Н. Полухина.
Губернатор Белгородской области Е. Савченко
Утвержден
распоряжением губернатора
Белгородской области
от 4 сентября 2008 года N 542-р
Регламент проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области (далее - документы).
1.2. Настоящий Регламент разработан на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года N 65-ст, Устава Белгородской области, распоряжения губернатора области от 25 мая 2004 года N 408-р "Об утверждении Положения об аппарате губернатора области", Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, утверждённой распоряжением губернатора области от 27 декабря 2006 года N 1135-р, постановления губернатора области от 06 ноября 2007 года N 140 "Об утверждении Регламента подготовки правовых актов губернатора и правительства Белгородской области".
2. Проверка и представление на подпись проектов организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области
2.1. Проекты организационно-распорядительных документов разрабатываются в структурных подразделениях органов исполнительной
власти и государственных органов области (далее - структурные подразделения) в соответствии с установленным порядком.
2.2. Проекты документов принимаются на проверку в отделе организационно-распорядительных документов с 9.00 до 17.30 часов.
Проекты документов, поступившие на проверку после 17.30 часов, проверяются на следующий рабочий день.
2.3.Проект документа, распечатанный на бумаге форматом А4, с листом согласования, завизированным руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, поступает в отдел организационно-распорядительных документов (далее - отдел).
К проектам документов о внесении изменений и дополнений в ранее изданные документы прилагаются копии первоначально изданных документов.
2.4. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, регистрирует поступившие на проверку проекты документов в журнале учёта документов, поступивших на проверку.
Проекты документов проверяются в порядке очередности их представления на проверку.
2.5. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, проверяет проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, правилами орфографии и особенностями официально-делового стиля.
При наличии замечаний проект документа возвращается исполнителю для доработки, доработанный проект обязательно повторно вычитывается.
При отсутствии замечаний проект документа возвращается исполнителю для распечатки на бланке соответствующего вида документа и согласования со всеми заинтересованными сторонами.
2.6. Согласованный и завизированный руководителями органов исполнительной власти и государственных органов области, сторонних организаций проект документа на бланке установленной формы в одном экземпляре с листом согласования исполнитель передает сотруднику отдела, ответственному за проверку проектов документов.
К проекту документа, при необходимости разъяснения его положений, прилагается пояснительная записка.
Исполнитель, подготовивший проект документа, подписывает лист согласования, заполняет лист рассылки (прилагается), проставляет на листе рассылки подпись с указанием фамилии, имени, отчества, номер рабочего телефона и дату заполнения листа рассылки.
К объемным проектам документов прилагаются электронные версии документов.
2.7. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, осуществляет завершающую проверку проекта, проверяет наличие листа согласования и листа рассылки и при отсутствии замечаний проставляет штамп "Проверено", который включает подпись и дату, на оборотной стороне нижней части бланка документа. Передает проект документа начальнику отдела.
2.8. Начальник отдела проверяет представленный проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, Регламентом подготовки правовых актов губернатора и правительства Белгородской области, на наличие виз кураторов управления организационно-контрольной работы и административной реформы на листе согласования проектов постановлений губернатора и правительства области и распоряжений губернатора области о поощрениях.
2.9. Начальник отдела регистрирует проект документа в журнале учета документов, представляемых на визу заместителю губернатора области и подпись губернатору области, и по согласованию с начальником управления передает проекты документов через помощника на визу заместителю губернатора области - руководителю аппарата губернатора области, завизированные проекты документов в приемную - на подпись губернатору области.
2.10. В случае непринятия проекта документа он возвращается исполнителю на доработку. В целях контроля его движения название проекта документа, наименование структурного подразделения, его подготовившего, резолюции губернатора области и заместителя губернатора области -руководителя аппарата губернатора области вносятся в электронную версию журнала учета проектов документов, представленных на визу заместителю губернатора области и подпись губернатору области, размещенного на сервере.
2.11. Принятые и изданные документы поступают в отдел организационно-распорядительных документов на регистрацию, обработку, отправку и хранение.
3. Регистрация, обработка, отправка и хранение документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области
3.1. Документы регистрируются по видам документов в журналах регистрации за соответствующий год сотрудником отдела, ответственным за отправку документов.
3.2. Зарегистрированные документы передаются сотрудником отдела, ответственным за отправку документов, в отдел машинописных и множительных работ управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области для копирования.
3.3. Копии документов на бумажных носителях, заверенные печатями отдела организационно-распорядительных документов, сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, распечатывает с указанием фамилии и инициалов руководителя, адреса получателя согласно листу рассылки,
проставляет на листе рассылки количество отправляемых экземпляров, подпись, дату и передает в отдел делопроизводства для отправки по почте.
3.4. Сотрудник отдела делопроизводства проверяет соответствие копий документов адресатам, наличие оттиска печати отдела организационно-распорядительных документов на копиях и проставляет на листе рассылки количество полученных экземпляров, личную подпись и дату получения копий документов.
3.5. Сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, сканирует подлинник документа, присваивает имя, сохраняет в папке электронных версий документов за соответствующий месяц и отправляет электронные версии документов по электронной почте согласно листу рассылки.
При наличии электронной версии документа, представленной исполнителем, сотрудник отдела сверяет её с подлинником документа, регистрирует, сохраняет в папке за соответствующий месяц и отправляет по электронной почте по листу рассылки.
3.6. После отправки электронной версии документа по электронной почте сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, в листе рассылки проставляет дату отправки, отметку о направлении документа адресатам, личную подпись и её расшифровку.
3.7. Принятые документы хранятся в отделе организационно-распорядительных документов в папках по видам документов за соответствующий месяц и год до передачи их в архив управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области.
4. Заключительные положения
4.1. Ответственность за смысловое содержание проекта документа, соответствие названий организаций, наименований предприятий и учреждений фактически существующим, правильность написания фамилий и инициалов руководителей, специальных терминов, наличие установленных виз и дат визирования несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, подготовивший проект документа.
4.2. Ответственность за соответствие проекта документа стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля, своевременную отправку документа адресатам по почте (копии на бумажных носителях) и по электронной почте несут специалисты отдела организационно-распорядительных документов.
4.3. Ответственность за составление листа рассылки несет исполнитель проекта документа.
Если документ направляется организациям, не входящим в утвержденный указатель рассылки, то исполнитель вносит в лист рассылки наименование этих организаций и их почтовые адреса.
Органы (организации) (их правопреемники) должны указываться исполнителем в листе рассылки для отправки документов, изменяющих или дополняющих ранее изданные акты.
4.4. Ответственность за своевременное обновление листа рассылки в соответствии с правовыми актами губернатора области об организационно-штатных изменениях в органах исполнительной власти, государственных органах области несут специалисты отдела организационно-распорядительных документов.
4.5. Выписки из документов и копии документов форматом А4 на бумажных носителях, не указанные в листе рассылки исполнителем, предоставляются по заявкам органов исполнительной власти и государственных органов области, подписанным руководителями, с указанием цели получения.
4.6. Ответственность за ежедневное прочтение документов, отправляемых по электронной почте из отдела организационно-распорядительных документов в структурные подразделения органов исполнительной власти и государственных органов области, несут сотрудники подразделений, согласно должностным обязанностям.
