МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 20 января 2014 года N 9-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области
(с изменениями на 15 декабря 2023 года)
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития Омской области от 04.06.2014 N 88-п, от 10.06.2014 N 90-п, от 17.04.2015 N 67-п, от 22.06.2015 N 92-п, от 30.12.2015 N 180-п, от 01.08.2016 N 113-п, от 01.02.2017 N 15-п, от 21.07.2017 N 79-п, от 12.03.2018 N 45-п, от 25.10.2018 N 164-п, от 19.09.2019 N 125-п, от 27.02.2020 N 22-п, от 26.05.2020 N 77-п, от 10.06.2020 N 86-п, от 15.09.2020 N 126-п, от 09.09.2021 N 132-п, от 05.04.2022 N 56-п, от 01.08.2023 N 120-п, от 15.12.2023 N 174-п)
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113, а также в целях упорядочения работы с документами в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) приказываю:
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития Омской области от 17.04.2015 N 67-п, от 10.06.2020 N 86-п)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства (далее - Инструкция).
2. Отделу документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства:
1) в течение 10 рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа разработать проекты распоряжений Министерства:
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия хранить печати Министерства;
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия заверять копии документов в Министерстве;
- о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства;
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
2) в десятидневный срок со дня вступления в силу настоящего приказа ознакомить с Инструкцией работников Министерства и обеспечить ее выполнение в полном объеме.
3. Признать утратившими силу:
1) приказ Министерства от 16 апреля 2004 года N 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
2) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года N 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
3) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года N 88 "О введении в действие бланков Министерства труда и социального развития Омской области";
4) приказ Министерства от 27 апреля 2004 года N 94 "О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 16 апреля 2004 года N 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
5) приказ Министерства от 18 ноября 2004 года N 186 "О внесении дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 24 апреля 2004 года N 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
6) распоряжение Министерства от 20 февраля 2009 года N 119-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Омской области, территориальных органах Министерства труда и социального развития Омской области и государственных учреждениях Омской области, находящихся в ведении Министерства труда и социального развития Омской области";
7) распоряжение Министерства от 21 мая 2009 года N 260-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2009 года N 119-р";
8) распоряжение Министерства от 17 января 2012 года N 12-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2012 года N 119-р".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра труда и социального развития Омской области И.П. Варнавскую.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 15.12.2023 N 174-п)
Министр
М.Ю.Дитятковский
Приложение
к приказу
Министерства труда
и социального развития
Омской области
от 20 января 2014 г. N 9-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития Омской области от 04.06.2014 N 88-п, от 10.06.2014 N 90-п, от 17.04.2015 N 67-п, от 22.06.2015 N 92-п, от 30.12.2015 N 180-п, от 01.08.2016 N 113-п, от 01.02.2017 N 15-п, от 21.07.2017 N 79-п, от 12.03.2018 N 45-п, от 25.10.2018 N 164-п, от 19.09.2019 N 125-п, от 27.02.2020 N 22-п, от 26.05.2020 N 77-п, от 10.06.2020 N 86-п, от 15.09.2020 N 126-п, от 09.09.2021 N 132-п, от 05.04.2022 N 56-п, от 01.08.2023 N 120-п, от 15.12.2023 N 174-п)
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) и устанавливает требования к организации работы с документами в Министерстве, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 года N 77, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития Омской области от 30.12.2015 N 180-п, от 10.06.2020 N 86-п, от 15.12.2023 N 174-п)
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, использование и хранение которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел документооборота департамента кадрового и документационного обеспечения Министерства (далее - отдел документооборота):
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 01.08.2016 N 113-п)
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Министерства на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями Министерства единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство деятельностью структурных подразделений Министерства по работе с документами.
6. В соответствии с распоряжением Министерства, подготавливаемым отделом документооборота, определяются работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
Работники Министерства, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Министерства, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, передают их на хранение в архив Министерства.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в архив Министерства.
В случае болезни работника Министерства вопрос передачи документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.
8. Работники Министерства несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.
9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с заместителем Председателя Правительства Омской области, Министром труда и социального развития Омской области (далее - Министр), первым заместителем Министра труда и социального развития Омской области (далее - первый заместитель Министра), заместителем Министра труда и социального развития Омской области (далее - заместитель Министра) при наличии официального письменного запроса в адрес Министерства.
(п. 9 в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 27.02.2020 N 22-п)
2. Требования к организации документооборота в Министерстве
