МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 30 июля 2012 года N 12-пр
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
Приказа Министерства Ульяновской области по развитию информационных технологий и электронной демократии от 27.09.2013 N 19-пр
____________________________________________________________________
Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 N 203-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области", в целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Министерстве информационных технологий Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области.
2. Руководителям структурных подразделений Министерства информационных технологий Ульяновской области обеспечить соблюдение Инструкции по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области осуществляет главный специалист отдела развития информационного общества департамента развития инфраструктуры Министерства информационных технологий Ульяновской области.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Заместитель Председателя
Правительства
Ульяновской области -
Министр информационных
технологий
Ульяновской области
С.В.ОПЕНЫШЕВА
Утверждена
приказом
Министерства информационных
технологий
Ульяновской области
от 30 июля 2012 года N 12-пр
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, постановлением Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 N 203-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области" и с учетом особенностей документооборота в Министерстве информационных технологий Ульяновской области.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Министерстве информационных технологий Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Министерстве информационных технологий Ульяновской области ведется с использованием единой системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - ЕСЭД).
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства информационных технологий Ульяновской области (далее - структурные подразделения) осуществляет главный специалист отдела развития информационного общества департамента развития инфраструктуры Министерства информационных технологий Ульяновской (далее - главный специалист отдела).
По вопросам организации делопроизводства главный специалист отдела взаимодействует со структурными подразделениями Правительства Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на главного специалиста отдела.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Министерства информационных технологий Ульяновской области. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией главным специалистом отдела.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Министерства информационных технологий Ульяновской области, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.
1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) руководителю соответствующего структурного подразделения. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения.
1.11. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы руководителю соответствующего структурного подразделения по акту приема-передачи, копия которого направляется главному специалисту отдела.
1.12. Об утрате документов (дел) сотрудники Министерства информационных технологий Ульяновской области немедленно сообщают руководителю структурного подразделения. На основании решения заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области в установленном порядке главный консультант отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области проводит служебное расследование. Главный консультант отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области с учетом предложений главного специалиста отдела докладывает заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
1.13. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Министерства информационных технологий Ульяновской области оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.
Образцы применяемых бланков документов Министерства информационных технологий Ульяновской области определены в приложениях N 6, N 7 и N 8 к Инструкции (не приводятся).
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов Министерства информационных технологий Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в Министерстве информационных технологий Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. Проектирование бланков документов осуществляется главным специалистом отдела.
Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.
2.1.4. При переписке со структурными подразделениями Правительства Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области используется простая форма бланка документов Министерства информационных технологий Ульяновской области на основе углового варианта расположения реквизитов (приложение N 8 к Инструкции не приводится).
Гербовые бланки документов используются при переписке с федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации, органами исполнительной власти иных субъектов Российской Федерации, муниципальными образованиями Ульяновской области, организациями и частными лицами (приложения N 6 и N 7 к Инструкции не приводятся).
Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.
2.1.8. Учет выдачи и использования порядковых номеров гербовых бланков документов ведется в журнале установленной формы согласно приложению N 4 (не приводится) к Инструкции в электронном виде.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров: N 11 - 13. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Документы, предназначенные для копирования с уменьшением, печатаются через 2 межстрочных интервала.
2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения"), реквизиты один от другого отделяются 2 - 3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту - от текста, текст - от подписи).
2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись должностного лица" и "Гриф согласования", отметка о заверении копий, а также слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах.
2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области, являются:
герб Ульяновской области;
наименование организации (далее также - Министерство информационных технологий Ульяновской области);
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о Министерстве информационных технологий Ульяновской области;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.2.8. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
2.2.8.1. Герб Ульяновской области.
Герб Ульяновской области размещается на бланках документов заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области, Министерства информационных технологий Ульяновской области в соответствии с Законом Ульяновской области от 03.03.2004 N 010-ЗО "О гербе и флаге Ульяновской области".
2.2.8.2. Наименование организации, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в постановлении Правительства Ульяновской области от 16.02.2011 N 58-П "Об утверждении Положения о Министерстве информационных технологий Ульяновской области".
2.2.8.3. Должность лица - автора документа.
Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.
2.2.8.4. Подпись должностного лица.
Подпись должностного лица является обязательным реквизитом документа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
