АДМИНИСТРАЦИЯ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 мая 2008 года N 80-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ненецкого автономного округа, аппарате администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления администрации НАО от 15.05.2018 N 110-п, вступившего в силу со дня официального опубликования.
____________________________________________________________________
{В редакции постановления Администрации Ненецкого автономного округа от 27.01.2009 N 2-п,от 09.04.2010 N 53-п, от 15.07.2010 N 133-п, от 03.08.2010 N 147-п}
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации Ненецкого автономного округа, аппарате администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).
2. Управлению по связям с общественностью, международным и межрегиональным связям аппарата администрации Ненецкого автономного округа направить настоящее постановление для официального опубликования.
Глава администрации
Ненецкого автономного округа
В.Н. Потапенко
Утверждена
постановлением администрации
Ненецкого автономного округа
от 27.05.2008 N 80-п
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА, АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И ИНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
1.1. Настоящая Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением, исполнением, списания "в дело" в администрации Ненецкого автономного округа (далее также - Администрация), аппарате администрации Ненецкого автономного округа (далее также - аппарат Администрации) и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее также - органы исполнительной власти) в процессе осуществления возложенных задач и функций.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа, основными нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
1.3. Требования Инструкции распространяются как на традиционное (бумажное), так и на электронное делопроизводство, на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. Автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, также должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой Администрации, аппарата Администрации, органов исполнительной власти и с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению.
Работники Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Администрации, аппарате Администрации, соблюдение установленных Инструкцией правил возлагается на заместителя главы Администрации Ненецкого автономного округа - руководителя аппарата Администрации (далее - руководитель аппарата), начальника отдела делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан организационно-контрольного управления аппарата Администрации.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в органах исполнительной власти, в структурных подразделениях аппарата Администрации возлагается на их руководителей, а также на специалистов, на которых возложены функции по ведению делопроизводства.
2.1. Бланки документов Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти.
2.1.1. Подготовка и оформление документов осуществляется с использованием следующих бланков:
глава Администрации Ненецкого автономного округа" - с продольным расположением реквизитов, в цветном изображении" (приложение N 1);
с угловым штампом "Администрация Ненецкого автономного округа" (Приложение N 2);
с угловым штампом "Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа" (Приложение N 3);
с угловым штампом с наименованиями структурных подразделений аппарата Администрации (Приложение N 4);
с угловым штампом с наименованиями органов исполнительной власти (Приложение N 5);
постановления главы Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 6);
распоряжения главы Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 7);
постановления Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 8);
распоряжения Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 9);
приказа по аппарату Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 10);
распоряжения аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 11);
приказа по органу исполнительной власти (Приложение N 12);
распоряжения органа исполнительной власти (Приложение N 13).
2.1.2. 2.1.2. На продольных бланках "Глава Администрации Ненецкого автономного округа" в цветном изображении оформляются служебные письма за подписью главы Администрации.
На бланках с угловым штампом "Администрация Ненецкого автономного округа" - за подписью главы Администрации и заместителей главы Администрации.
На бланках с угловым штампом "Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа" - за подписью руководителя аппарата, заместителя руководителя аппарата, советника главы Администрации, представителя главы Администрации Ненецкого автономного округа в окружном Собрании депутатов.
2.1.3. На бланках с угловым штампом с наименованием структурного подразделения аппарата Администрации оформляются письма за подписью начальников этих подразделений, а на бланках с наименованием органов исполнительной власти - за подписью руководителей этих органов.
2.1.4. Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам и организациям.
2.1.5. Бланки, перечисленные в пункте 2.1.1, изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) с применением как углового, так и продольного расположения. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
Левое поле на бланках должно быть от 30 до 35 мм, правое - от 10 до 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
На продольных бланках "Глава Администрации Ненецкого автономного округа" размещается полный герб Ненецкого автономного округа в многоцветном варианте.
На бланках Администрации Ненецкого автономного округа, органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа, аппарата Администрации, их структурных подразделений помещается гербовый щит Ненецкого автономного округа в одноцветном варианте.
2.1.6. При двустороннем копировании документа его оборотная сторона имеет следующие поля: левое - от 10 до 15 мм, правое - от 30 до 35 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
2.1.7. Бланки, изготовленные на бумаге формата А3, как правило, применяются для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.
2.1.8. Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководства.
2.1.9. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения бланков устанавливается Администрацией.
2.2. Реквизиты документов.
Правовые акты, письма и другие документы органов исполнительной власти и аппарата Администрации оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, с применением следующих реквизитов:
2.2.1. Код организации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4. Код формы документа.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.1 - 2.2.4, включаются при необходимости (например, в финансовых документах).
2.2.5. Наименование организации.
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть глава Администрации, Администрация, аппарат Администрации, структурные подразделения аппарата Администрации и органы исполнительной власти. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении об органе исполнительной власти. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
2.2.6. Справочные данные об организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.2.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено настоящей Инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
2.2.8. Дата документа.
Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Документы, изданные двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г. следует оформлять 05.01.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 г.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
2.2.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Данный реквизит располагается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер".
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.
2.2.11. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
2.2.12. Адресат.
Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Аппарат Администрации
Ненецкого автономного
округа
Архивный отдел
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
