УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 19 апреля 2011 года N 38

Об утверждении регламента постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии

В соответствии с пунктом 4.2 Положения о постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии, утвержденного приказом начальника управления от 20.04.2007 N 17 и в целях совершенствования организационного уровня её работы,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить регламент постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Вологодской области (прилагается).

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организационной, планово-аналитической, правовой работы и учета Архивного фонда Артемову О.В.

Начальник управления О.А. Наумова

РЕГЛАМЕНТ постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Вологодской области

I. Общие положения

1. Постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия управления по делам архивов Вологодской области (далее – ЭПК) действует на основании положения, утвержденного приказом начальника управления по делам архивов области (далее – Управление).

2. Настоящий регламент устанавливает порядок, сроки и последовательность организационных процедур и действий должностных лиц, необходимых для осуществления полномочий ЭПК.

II. Планирование деятельности ЭПК

3. Деятельность ЭПК осуществляется в соответствии с годовым планом работы.

4. Подготовка плана работы ЭПК возлагается на председателя ЭПК.

При разработке плана работы ЭПК учитываются:

- план основных мероприятий Управления;

- предложения экспертных комиссий Управления, государственных архивных учреждений, уполномоченных органов в сфере архивного дела муниципальных районов и городских округов области, муниципальных архивов, других организаций.

5. Предложения в годовой план работы ЭПК представляются председателю ЭПК до 1 декабря текущего года.

6. План работы ЭПК подписывается председателем ЭПК и утверждается начальником Управления.

7. В соответствии с планом работы ЭПК секретарь ЭПК составляет график работы ЭПК на год, который утверждается председателем ЭПК. С графиком работы знакомятся все члены ЭПК в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня его утверждения.

8. Перенос заседания ЭПК на другое время возможен на основании обоснованного ходатайства органов государственной власти Российской Федерации и Вологодской области, членов ЭПК, государственных и муниципальных архивных учреждений. Решение о переносе заседания на другое время утверждается председателем ЭПК.

9. На основании обоснованного ходатайства органов государственной власти Российской Федерации и Вологодской области, членов ЭПК, государственных и муниципальных архивных учреждений по решению председателя ЭПК могут проводиться дополнительные (внеплановые) заседания ЭПК.

III. Организация деятельности ЭПК

10. Основанием для рассмотрения на заседании ЭПК документов является поступившее в Управление обращение физического или юридического лица, индивидуального предпринимателя, информации от органов государственной власти, местного самоуправления, из средств массовой информации (далее – заявитель).

11. Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства, юридические лица, индивидуальные предприниматели, органы государственной власти, органы местного самоуправления, средства массовой информации.

12. Результатом деятельности ЭПК является решение ЭПК в отношении конкретных документов, перечень которых размещен в приложении 1.

13. В процессе деятельности ЭПК образуются следующие документы:

1) экспертные заключения членов ЭПК (приложение 2);

2) протоколы заседаний ЭПК с приложениями (приложение 3);

3) выписки из протоколов заседаний ЭПК (приложение 4).

14. Прием и регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, ведется постоянно, в часы работы Управления.

15. На рассмотрение ЭПК выносятся зарегистрированные документы, представленные в полной комплектности и с экспертным заключением члена ЭПК.

16. Представленные документы не выносятся на рассмотрение ЭПК при наличии следующих оснований:

1) рассмотрение представленных документов (обращений) не входит в компетенцию ЭПК;

2) оформление представленных документов с нарушением требований нормативных и нормативно-методических документов, указанных в п. 19 настоящего регламента.

3) представление неполного комплекта документов, перечисленных в нормативных и нормативно-методических документах, указанных в п. 19 настоящего регламента;

4) поступление документов, не позволяющих установить лицо либо организацию, их направивших,

5) нарушение порядка и сроков представления документов на рассмотрение ЭПК, указанных в п. 30 настоящего регламента.

Требования к документам, представляемым на рассмотрение ЭПК

17. Обращение для рассмотрения документов на заседании ЭПК по вопросам организации комплектования Архивного фонда области, в том числе содержащее сведения о возникновении угрозы неполноценного комплектования Архивного фонда области, составляется в произвольной форме и должно содержать следующую информацию: фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя, наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должен быть направлен официальный ответ ЭПК. В случае необходимости заявитель прилагает к обращению копии документов, подтверждающих выявленные недостатки в организации комплектования Архивного фонда области.

18. При личном обращении в Управление представители юридических лиц предъявляют документы, подтверждающие полномочия выступать от имени юридических лиц, физические лица – документы, удостоверяющие личность.

19. Документы, представляемые на рассмотрение ЭПК, должны соответствовать требованиям, установленным следующими нормативными и нормативно-методическими документами:

1) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059);

2) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер 10291);

3) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст; по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД);

4) Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

20. На рассмотрение ЭПК предоставляются подлинники документов с необходимыми заполненными реквизитами.

Приём и регистрация документов, поступивших на рассмотрение ЭПК

21. Документы, не имеющие грубых нарушений требований, изложенных в п. 16 настоящего регламента, поступают на регистрацию.

22. Документы, имеющие такие нарушения, возвращаются отправителю в течение 3 (трех) рабочих дней с разъяснением нарушений, выявленных в представленных документах. При необходимости разъяснения оформляются в письменном виде.

После устранения нарушений документы могут быть повторно представлены на рассмотрение ЭПК.

23. Регистрацию документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, осуществляет секретарь ЭПК в электронной базе поступивших документов в течение 2 (двух) рабочих дней. Регистрацию документов, поступивших на рассмотрение ЭПК от государственных архивов и организаций – источников комплектования государственных архивов, осуществляют ответственные сотрудники государственных архивов – члены ЭПК.

24. Секретарь ЭПК по согласованию с председателем ЭПК направляет зарегистрированные документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, для составления экспертных заключений председателю и членам ЭПК в течение 3 (трех) рабочих дней с момента регистрации. Секретарь ЭПК ведет журнал учета выдачи документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, для составления экспертных заключений (приложение 5 к настоящему Административному регламенту). Секретарь ЭПК также составляет экспертные заключения и обладает всеми правами члена ЭПК.

Подготовка экспертных заключений на документы, поступившие на рассмотрение ЭПК

25. Председатель, члены и секретарь ЭПК готовят экспертные заключения на документы, поступившие на рассмотрение ЭПК (приложение 2 к настоящему регламенту). Составитель несет ответственность за полноту и качество экспертного заключения.

26. Проекты экспертных заключений готовятся в срок, не превышающий 10 (десяти) рабочих дней с момента получения документов от секретаря ЭПК. В случаях, требующих проведения сложной длительной экспертизы, по решению председателя ЭПК срок составления проекта экспертного заключения продлевается до 30 (тридцати) рабочих дней.

27. Подготовка проекта экспертного заключения требует проведения сложной длительной экспертизы по следующим вопросам:

1) экспертиза (экспертная оценка) значимости организаций и образующихся в их деятельности документов, предлагаемых для включения в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов области;

2) экспертиза (экспертная оценка) ценности документов, представленных на рассмотрение ЭПК для включения в состав Архивного фонда области.

28. Экспертиза (экспертная оценка) значимости организации и образующихся в ее деятельности документов для включения в список источников комплектования государственного или муниципального архива заключается в изучении уставных документов организации и обследовании организации с целью ознакомления с составом документов, образующихся в ее деятельности.

По итогам экспертизы (экспертной оценки) составляется справка о результатах обследования организации и документов, образующихся в ее деятельности. В справке указывается полное и сокращенное наименование организации, юридический и фактический адрес, регистрационные данные, структура, функции, наличие и состав документов постоянного хранения и по личному составу, отражение информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций, справочные данные о специфике деятельности организации. На основании справки готовится соответствующий проект экспертного заключения.

29. Экспертиза (экспертная оценка) ценности документов, представленных на рассмотрение ЭПК для включения в состав Архивного фонда области, заключается в изучении происхождения документа (авторство, время и место создания), содержания документа (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность) и внешних особенностей документа (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверение и оформление документа). При проведении экспертизы (экспертной оценки) ценности документов члены ЭПК руководствуются нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела и научно-методическими разработками по вопросам экспертизы ценности документов. По итогам экспертизы (экспертной оценки) готовится соответствующий проект экспертного заключения.

30. Документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, с проектами экспертных заключений на них не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до заседания ЭПК представляются председателю ЭПК для проверки и контроля. При необходимости председатель ЭПК совместно с составителем проекта экспертного заключения вносят исправления и уточнения в срок, не превышающий 10 (десяти) рабочих дней с момента получения проекта экспертного заключения председателем ЭПК.

31. Экспертные заключения, прошедшие проверку председателя ЭПК, вместе с документами, поступившими на рассмотрение ЭПК, выносятся на заседание ЭПК. Документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, проекты экспертных заключений на которые не были представлены председателю ЭПК в указанный в п. 30 настоящего регламента срок, могут быть вынесены на заседание ЭПК с разрешения председателя ЭПК.

Проведение заседания ЭПК

32. Секретарь ЭПК формирует повестку дня, обеспечивает созыв заседаний комиссии и организует знакомство членов ЭПК с документами повестки дня. Секретарь ЭПК за 5 (пять) рабочих дней до заседания размещает объявление о дате и времени очередного заседания на информационном стенде, в случае переноса даты и (или) времени проведения заседания ЭПК информирует членов ЭПК, заинтересованные организации и граждан лично, по телефону либо через ответственных сотрудников подведомственных учреждений – членов ЭПК.

33. В случае поступления соответствующих запросов (ходатайств) председатель ЭПК вправе приглашать на заседание сторонних специалистов, представителей экспертных организаций, государственных и муниципальных архивных учреждений области, органов государственной власти, иных заинтересованных организаций и граждан, а также привлекать их к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК.

34. Заседание ЭПК считается правомочным, если присутствует не менее половины состава комиссии и председатель (заместитель председателя) ЭПК. Учет присутствующих ведет секретарь (заместитель секретаря) ЭПК в соответствующем журнале.

35. Члены ЭПК докладывают о своих экспертных заключениях и отвечают на поступившие вопросы. Время для доклада по одному экспертному заключению предоставляется в пределах до 10 минут. При необходимости ведется обсуждение представленных документов и экспертных заключений. В ходе обсуждения может быть принято решение о внесении дополнений и поправок в экспертное заключение, в таком случае члены ЭПК несут ответственность за внесение соответствующих поправок в свои экспертные заключения.

36. Решения ЭПК принимаются отдельно по каждому вопросу (экспертному заключению) путем равного открытого голосования простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. Подсчет голосов ведет секретарь ЭПК. При разделении голосов поровну председатель ЭПК имеет право решающего голоса.

37. Заседания ЭПК протоколируются. Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании лиц вносятся в протокол или прилагаются к нему.

38. После заседания ЭПК в течение 7 (семи) рабочих дней итоговые экспертные заключения в бумажном и электронном виде и документы, рассмотренные на данном заседании, с учетом внесенных изменений и дополнений, поступают секретарю ЭПК для составления протокола (приложение 3 к настоящему Административному регламенту). Секретарь ЭПК имеет право требовать от членов ЭПК своевременной доработки экспертных заключений и сопроводительных документов по результатам обсуждения на заседании ЭПК.

Составление протокола заседания ЭПК

39. Секретарь ЭПК составляет проект протокола заседания в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней с момента получения всех документов согласно пункту 38 настоящего регламента и представляет для проверки председателю ЭПК. Председатель ЭПК в течение 7 (семи) рабочих дней проверяет проект протокола, после чего в течение 4 (четырех) рабочих дней секретарь вносит необходимые поправки. Итоговый протокол подписывается секретарем и председателем ЭПК и представляется для утверждения начальнику Управления.