ПРЕЗИДЕНТ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ

УКАЗ

от 08 октября 1997 года N 247

О ФОРМЕ И ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ

Утратил силу в ред. Указа Президента Республики Адыгеи от 18. 05.2005 N 46 НГР:ru01000200500096

В целях унификации порядка и форм ведения личных дел в органах государственной власти Республики Адыгея и администрациях городов и районов Республики Адыгея постановляю:

1. Утвердить Положение о форме и порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Адыгея согласно приложению.

2. Руководителям органов государственной власти Республики Адыгея, главам администраций городов и районов Республики Адыгея до 1 января 1998 года завершить переоформление личных дел государственных служащих Республики Адыгея.

3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.

Президент

Республики Адыгея

А. Джаримов

Приложение

к Указу Президента

Республики Адыгея

от 8 октября 1997 года N 247

ПОЛОЖЕНИЕ О ФОРМЕ И ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ

1. Положение о форме и порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Адыгея определяет порядок и форму ведения в органах государственной власти Республики Адыгея и администрациях городов и районов Республики Адыгея личных дел государственных служащих Республики Адыгея.

2. Личное дело государственного служащего Республики Адыгея (далее - личное дело) является основным документом, содержащим сведения о прохождении государственным служащим Республики Адыгея (далее - государственный служащий) государственной службы.

3. Личные дела оформляются и ведутся кадровой службой органа государственной власти Республики Адыгея, администрации города, района Республики Адыгея по форме согласно приложениям к настоящему Положению. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы личное дело передается на новое место государственной службы. Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается. Государственный служащий имеет право на ознакомление в любое время со всеми материалами своего личного дела, а также с документами до внесения их в его личное дело. Государственный служащий имеет право потребовать приобщения к личному делу своих объяснений.

4. Форма титульной обложки личного дела приведена в приложении N 1. Личное дело состоит из четырех частей. Первая часть содержит: анкету (приложение N 2) , послужной список государственного служащего Республики Адыгея (приложение N 3) , личный листок государственного служащего (приложение N 4) , а также документы, подтверждающие стаж государственной службы, включая ее отдельные периоды; вторая часть содержит: личное заявление о приеме на государственную службу, трудовую книжку, копии документов, подтверждающих профессиональное образование, справки из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении и полученных доходах, медицинское заключение о состоянии здоровья, заключение по результатам испытательного срока, свидетельство о сдаче квалификационного экзамена, результаты аттестаций, служебные характеристики, прочие документы, связанные с оформлением данного лица на государственную службу и ее прохождением, материалы, связанные с военной службой в органах внутренних дел, в таможенных органах, в органах налоговой полиции, на должностях прокурорских работников, а также в службах аналогичных государственных структур СССР и стран-участниц СНГ, третья часть содержит документы, относящиеся к трудовой деятельности конкретного лица до поступления на государственную службу, четвертая часть содержит заключения по материалам служебных проверок, связанных с нарушениями государственным служащим служебной дисциплины. Указанные документы хранятся в личном деле государственного служащего не более 1 года со дня совершения им дисциплинарного проступка. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт, в котором хранится трудовая книжка, копия диплома (свидетельства об образовании) .

5. Послужной список личного дела является документом, содержащим основные биографические данные государственного служащего и данные о его трудовой деятельности. Он составляется кадровой службой государственного органа на основании анкеты, трудовой книжки, приказов и других документов. Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается. С оформленным послужным списком государственный служащий знакомится под расписку. После этого послужной список подписывается руководителем кадровой службы государственного органа с приложением гербовой печати.

6. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим: в раздел 8 заносятся данные о выполняемой работе с начала трудовой деятельности (исключая государственную службу, в том числе военную службу, службу в органах внутренних дел, в таможенных органах, в органах налоговой полиции, на должностях прокурорских работников, а также службу в аналогичных государственных структурах СССР и стран-участниц СНГ) и обучении в образовательных учреждениях. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности; в разделе 9 в хронологическом порядке производятся записи сведений о прохождении государственной службы, в том числе военной службы, службы в органах внутренних дел, в таможенных органах, в органах налоговой полиции, на должностях прокурорских работников, а также службы в аналогичных государственных структурах СССР и стран-участниц СНГ. Основаниями для внесения записей в раздел 9 являются нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, приказы руководителей государственных органов (их аппаратов) , трудовая книжка, военный билет. В случае увольнения государственного служащего записи, произведенные в разделе 9, заверяются подписью руководителя государственного органа или его заместителя и гербовой печатью; в разделе 10 отражаются результаты конкурса на замещение вакантной государственной должности, испытания при замещении государственной должности, аттестации. Рекомендации конкурсной (аттестационной) комиссии и сведения о результатах испытания записываются в строгом соответствии с принятыми решениями; раздел 11 содержит сведения о сдаче государственным служащим квалификационных экзаменов и результатах аттестаций для присвоения квалификационных разрядов; в раздел 12 в хронологическом порядке заносятся периоды службы, в течение которых государственный служащий выполняет служебные обязанности в местностях с особыми условиями, для которых установлен особый правовой режим, дающий право на льготы при исчислении стажа для пенсии, установление надбавок к заработной плате и так далее; раздел 13 содержит сведения о ранениях и травмах, полученных государственным служащим при прохождении им государственной службы; раздел 14 содержит сведения о присвоении государственному служащему знаков отличия Российской Федерации, о награждении государственного служащего государственными наградами Российской Федерации и Республики Адыгея, о присвоении почетного звания Российской Федерации, Республики Адыгея и бывшего Союза ССР, иностранных государств и иных поощрениях; в разделе 15 записываются выезды за границу в служебные командировки в период прохождения государственной службы с указанием цели поездки; в разделе 16 записываются данные о работе государственного служащего на выборных должностях; в разделе 17 указываются фамилия, имена, отчества и место жительства родителей государственного служащего; в разделе 18 указывается семейное положение государственного служащего, а затем записываются данные членов его семьи; в разделе 19 вписывается адрес, по которому постоянно проживает государственный служащий, и его домашний телефон; в разделе 20 указываются данные паспорта или документа, его заменяющего.

7. Послужной список личного дела должен вестись на протяжении всего периода прохождения государственной службы. В случае изменения данных, изложенных в послужном списке государственного служащего, государственный служащий сообщает об этом в письменной форме в кадровую службу государственного органа. Анкета, представленная кандидатом при поступлении на государственную службу, приобщается к материалам первого раздела его личного дела.

8. Документы, находящиеся во второй, третьей и четвертой частях личного дела, а также в конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи по форме согласно приложению N 5. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела. При передаче личных дел в другие государственные органы описи документов, находящихся в отдельных частях личного дела и конверте, заверяются работниками кадровой службы государственного органа.

9. Оформление, уточнение отдельных периодов государственной службы и выверка личного дела, а также обновление необходимых материалов и документов об изменениях в учетных данных государственного служащего осуществляется кадровой службой государственного органа.

10. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, не допускаются. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения руководителя кадровой службы государственного органа (его аппарата) . Вмеcто изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя кадровой службы государственного органа (его аппарата) , разрешившего изъятие документа.

11. Учет и ответственность за хранение личных дел возлагаются на кадровую службу государственного органа. Учет личных дел производится в инвентарной книге (приложение N 6) . Инвентаризация личных дел (сверка наличия дел с записями в инвентарной книге) проводится не реже одного раза в два года, о чем составляется соответствующий акт. Выдача личных дел для временного пользования производится по алфавитной карточке (приложение N 7) , находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель, или указывается, когда выслано личное дело. При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата возвращения. Право выдачи (пересылки) личных дел предоставляется руководителю кадровой службы государственного органа (его аппарата) . При переводе государственных служащих на новое место службы их личные дела высылаются к новому месту службы не позднее 5 суток со дня издания приказа о переводе. В инвентарной книге, алфавитной карточке делается запись с указанием когда, куда и при каком исходящем номере выслано личное дело.

12. При прекращении государственной службы личное дело в трехмесячный срок передается на архивное хранение. При этом в раздел 9 послужного списка вносится запись об основании прекращения государственной службы с номером и датой издания соответствующего приказа.

Приложение N 1

к Положению о форме и

порядке ведения личных

дел государственных служащих Республики Адыгея

(Государственный герб Республики Адыгея)

РЕСПУБЛИКА АДЫГЕЯ ЛИЧНОЕ ДЕЛО государственного служащего ________________________________________

(фамилия) ________________________________________

(имя, отчество) Личное дело N _____________

(оборотная сторона титульного листа) Место для фотокарточки

Приложение N2

к Положению о форме и порядке

ведения личных дел государственных

служащих Республики Адыгея

АНКЕТА

(заполняется собственноручно)