МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 1 декабря 2016 года N 556

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации

(с изменениями на 1 июня 2021 года)

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в Министерстве финансов Российской Федерации в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.3233), и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК),

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации.     

2. Директорам департаментов обеспечить изучение работниками Министерства финансов Российской Федерации настоящей Инструкции, а также выполнение ее требований в практической работе.

3. Департаменту информационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными финансами и информационного обеспечения бюджетного процесса (Е.Е.Чернякова) обеспечить:

техническое сопровождение деятельности работников Министерства финансов Российской Федерации при работе с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации;

проведение обучения работников Министерства финансов Российской Федерации работе с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации в соответствии с настоящей Инструкцией.

4. Признать утратившими силу:

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 5 марта 1998 г. N 35 "Об упорядочении организации работы по подготовке, заключению, регистрации и хранению договоров (соглашений), в которых одной из сторон выступает Министерство финансов Российской Федерации";

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15 мая 2008 г. N 258 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации";

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. N 23 "О внесении изменений в отдельные приказы Министерства финансов Российской Федерации";

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 сентября 2013 г. N 266 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации";

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 июня 2016 г. N 188 "О временном регламенте организации в Министерстве финансов Российской Федерации работы с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации";

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 7 сентября 2016 г. N 358 "О внесении изменения в приложение к Временному регламенту организации в Министерстве финансов Российской Федерации работы с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации, утвержденному приказом Минфина России от 1 июня 2016 г. N 188".

4*. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Департамент управления делами и контроля (А.А.Афанасьев).

_______________
     * Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

Министр
А.Г.Силуанов

УТВЕРЖДЕНА

приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 года N 556

     

Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации

(с изменениями на 31 августа 2018 года)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации (далее - Министерство) документов.

2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494, Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота Министерства (далее - СЭД).

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст.3165; 2020, N 33, ст.5389), приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 июня 2019 г. N 98н "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве финансов Российской Федерации и подведомственных ему организациях и о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26 марта 2018 г. N 53н" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 июня 2019 г., регистрационный N 55204) и иными нормативными правовыми актами.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 1 июня 2021 года N 248. - См. предыдущую редакцию)

5. Требования Инструкции к работе без использования СЭД с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)

6. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Министерстве на основе единой политики, в том числе с использованием информационных технологий при работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет Департамент управления делами и контроля.

8. Функции, задачи, права и ответственность Департамента управления делами и контроля регламентируются положением о Департаменте управления делами и контроля. Должностные обязанности работников Департамента управления делами и контроля устанавливаются должностными регламентами.

9. Ответственность за обеспечение технической безопасности и бесперебойное функционирование СЭД несет Департамент информационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными финансами и информационного обеспечения бюджетного процесса.

10. В департаментах Министерства определяются работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства. Информация о работниках, ответственных за делопроизводство в департаменте Министерства, заносится в СЭД департаментом Министерства в течение одного рабочего дня со дня определения указанного работника. В случае изменения кадрового состава Министерства или должностных обязанностей работников Министерства, определение новых работников, ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляется в день прекращения должностных обязанностей работников, ранее ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)

принятие документов, поступивших в СЭД и направленных в департамент Министерства;

подготовка проектов указаний руководства департамента Министерства по исполнению документов;

передача документов на рассмотрение руководству департамента Министерства и после получения соответствующих указаний по исполнению - исполнителю;

регистрация в установленном Инструкцией порядке исходящих документов департамента Министерства, проверка правильности их оформления и передача на отправку в Департамент управления делами и контроля;

контроль прохождения документов в департаменте Министерства;

ведение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

составление номенклатуры дел департамента Министерства в установленном Инструкцией порядке;

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)

внесение информации о результатах исполнения документов в электронную регистрационную карточку СЭД;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в установленном Инструкцией порядке;

проведение инструктажа вновь принятых в департамент Министерства работников по вопросам организации работы с документами;

получение и передача исполнителям подлинников документов в случаях, установленных Инструкцией;

хранение бланков Министерства, контроль за их использованием;

иные функции в соответствии с актами Министерства.

11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в департаментах Министерства возлагается на их директоров.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)

Работники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение положений Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

12. Доступ в СЭД предоставляется работникам Министерства, должностные обязанности которых включают работу с документами, на время исполнения ими своих должностных обязанностей.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)

С содержанием документов, зарегистрированных в СЭД, могут быть ознакомлены работники Министерства, имеющие отношение к их исполнению.

Участвующие в исполнении указанных документов работники Министерства вправе их направить для сведения (ознакомления) иному работнику Министерства, ранее не участвовавшему в их исполнении.

13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра финансов Российской Федерации (далее - Министр) и его заместителей (далее - руководство Министерства).

14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перевода на иную должность работники Министерства обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте Министерства, или другому работнику департамента Министерства по указанию руководства департамента Министерства. При увольнении или переводе на иную должность работника Министерства передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.

15. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Министерства после их согласования с Федеральным архивным агентством.

16. В Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника (оригинала) документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;