МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

ПРИКАЗ

от 14 июля 2015 года N 1454

О МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЯХ ПО ФОРМИРОВАНИЮ, УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ГРАЖДАН, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЙ, ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ, МЕР СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ И ИНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ВЫПЛАТ

В целях обеспечения единого порядка ведения личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат, и в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Законом Республики Коми от 07.12.2005 N 122-РЗ "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми" приказываю:

1. Утвердить Методические рекомендации по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат (далее - Методические рекомендации) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Директорам ГБУ РК "Центры по предоставлению государственных услуг в сфере социальной защиты населения", в отношении которых Министерство труда и социальной защиты Республики Коми осуществляет функции и полномочия учредителя:

2.1. привести в соответствие с настоящими Методическими рекомендациями действующие инструкции по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат;

2.2. назначить специалистов, ответственных за формирование, учет, хранение и уничтожение личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат;

2.3. утвердить списки лиц, допущенных в помещения хранения личных дел граждан.

3. Признать утратившим силу приказ Агентства Республики Коми по социальному развитию от 11 марта 2008 года N 316 "О методических рекомендациях по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел категории граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий в виде социальных выплат, социальной помощи, мер социальной поддержки".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ вступает в силу с момента его принятия.

Министр
И.СЕМЯШКИН

Приложение
к Приказу
Министерства труда
и социальной защиты
Республики Коми
от 14 июля 2015 года N 1454

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ, УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ГРАЖДАН, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЙ, ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ, МЕР СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ И ИНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ВЫПЛАТ

Настоящие Методические рекомендации представляют собой требования к работе по комплектованию, формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат (далее - социальные выплаты) в ГБУ РК "Центры по предоставлению государственных услуг в сфере социальной защиты населения", в отношении которых Министерство труда и социальной защиты Республики Коми (далее - Министерство) осуществляет функции и полномочия учредителя (далее - центры по предоставлению государственных услуг).

Для целей настоящих Методических рекомендаций под личным делом понимается совокупность надлежащим образом оформленных документов (их копий), на основании которых центром по предоставлению государственных услуг принято решение о назначении социальных выплат различным категориям граждан.

 1. Основные задачи и функции по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

1.1. Основными задачами центра по предоставлению государственных услуг по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, являются:

а) комплектование личных дел граждан документами (их копиями), перечень которых определяется постановлением Правительства Республики Коми от 31.12.2004 N 280 "О мерах по реализации Закона Республики Коми "О социальной поддержке населения в Республике Коми", постановлением Правительства Республики Коми от 31.12.2004 N 281 "О мерах по реализации Закона Республики Коми "Об оказании государственной социальной помощи в Республике Коми", постановлением Правительства Республики Коми от 31.12.2004 N 282 "О мерах по реализации Закона Республики Коми "О государственных гарантиях семьям, имеющим детей", постановлением Правительства Республики Коми от 05.05.2009 N 115 "Об утверждении Правил и форм предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг, Порядка и условий выплаты компенсации стоимости твердого топлива, приобретаемого в пределах норм, установленных для продажи населению, и транспортных услуг для доставки этого твердого топлива и внесении изменений в постановление Правительства Республики Коми от 31 декабря 2004 года N 280 "О мерах по реализации Закона Республики Коми "О социальной поддержке населения в Республике Коми" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Коми, предоставление социальных выплат по которым отнесено к полномочиям Министерства труда и социальной защиты Республики Коми;

б) обеспечение в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству и архивному делу качества оформления личных дел граждан, отбора, учета, хранения, порядка предоставления для использования документов (их копий), подтверждающих право граждан на предоставление социальных выплат, и уничтожения личных дел граждан;

в) методическое руководство, проверка состояния и контроль ведения личных дел граждан специалистами, ответственными за формирование, учет, хранение и уничтожение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат.

1.2. В целях выполнения задач по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, центр по предоставлению государственных услуг осуществляет следующие функции:

а) формирует принятые в установленном порядке документы (их копии) в личное дело гражданина;

б) ведет учет личных дел граждан, обеспечивает их использование в работе;

в) обеспечивает сохранность документов (их копий) и личных дел граждан;

г) обеспечивает уничтожение законченных делопроизводством личных дел граждан.

1.3. Формирование, учет, хранение и уничтожение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, осуществляется специалистами, на которых данные задачи и функции возложены соответствующим приказом директора центра по предоставлению государственных услуг.

 2. Формирование и учет личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

2.1. Формированием личных дел граждан является группировка документов, необходимых для назначения социальных выплат по различным основаниям гражданам, имеющим на это право.

2.2. При формировании личных дел граждан обеспечиваются следующие требования:

а) включение в личное дело гражданина документов (их копий) в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами, регламентирующими назначение и выплату социальных выплат по различным основаниям;

б) наличие в личном деле гражданина по одному экземпляру каждого учитываемого документа (его копии), установленного нормативными правовыми актами, регламентирующими назначение социальных выплат по различным основаниям.

2.3. В номенклатуру дел центра по предоставлению государственных услуг включается статья "Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат" с указанием срока хранения.

2.4. В случае неоднократного обращения за назначением социальных выплат документы (копии) формируются в единое личное дело гражданина.

 3. Требования к оформлению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

3.1. Полное оформление личных дел граждан предусматривает:

а) подшивку личного дела гражданина;

б) сквозную нумерацию листов личного дела гражданина;

в) составление внутренней описи личного дела гражданина;

г) внесение необходимых уточнений в реквизиты личного дело гражданина, указанные в пункте 3.3 настоящих Методических рекомендаций.

3.2. Документы (копии), составляющие личное дело гражданина, подшиваются в твердую обложку из картона (формат А4) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

3.3. Оформление обложки личных дел граждан включает:

а) регистрационный номер личного дела, соответствующий номеру в программном комплексе "Социальная защита";

б) фамилию, имя, отчество гражданина, адрес;

в) дату постановки личного дела гражданина на учет, дату снятия личного дела гражданина с учета с указанием количества листов;

г) категорию гражданина, имеющего право на получение социальных выплат (указать все категории, которые имеются).

3.4. Внутри личного дела гражданина документы (их копии) располагаются в хронологическом порядке.

3.5. Нумерация листов документов (их копий) в личном деле гражданина производится в правом нижнем углу страницы, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором.

3.6. Лист внутренней описи документов (их копий) личного дела не нумеруется (если внутренняя опись составляет два и больше листов, их нумерация производится отдельно).

3.7. Внутренняя опись документов (их копий) личного дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 1 к настоящим Методическим рекомендациям).

Если личное дело гражданина подшито или переплетено без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела.

3.8. Все ксерокопии документов в личном деле гражданина должны быть заверены должным образом: надпись или штамп "копия верна", печать "для документов" центра по предоставлению государственных услуг, дата, подпись специалиста с расшифровкой подписи.

 4. Хранение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

4.1. Хранение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, осуществляется центром по предоставлению государственных услуг.

4.2. Для хранения личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, выделяется отдельное специально оборудованное помещение, исключающее несанкционированный доступ посторонних лиц.

4.3. Для размещения личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, применяется специальное оборудование - стеллажи, сейфы, металлические шкафы и т.д.

Личные дела граждан размещаются по нарастанию регистрационных номеров личных дел или в алфавитном порядке с разбивкой по годам.

При наличии в центре по предоставлению государственных услуг большого количества личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, допускается иной порядок их размещения.

4.4. Личные дела граждан, получающих субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, подлежат хранению не менее 3 лет. Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат, хранятся в центре по предоставлению государственных услуг в течение 5 лет после истечения срока выплаты, если не предусмотрено иного срока хранения в соответствии с нормативно-правовыми актами, регламентирующими получение социальных выплат по различным основаниям.

4.5. Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат, в архивные учреждения не передаются и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

 5. Обеспечение сохранности личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

5.1. Для обеспечения сохранности личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, в центре по предоставлению государственных услуг должен проводиться комплекс мероприятий, включающий:

а) создание оптимальных условий хранения личных дел граждан;

б) хранение личных дел граждан в специально выделенном и оборудованном помещении;

в) соблюдение порядка выдачи личных дел граждан для использования документов, подтверждающих право гражданина на предоставление социальных выплат, обеспечивающего их сохранность;

г) обеспечение физико-химической сохранности документов.

5.2. Оптимальные условия хранения личных дел граждан обеспечиваются:

а) выделением отдельного, специально оборудованного помещения (места);

б) оборудованием помещения противопожарной сигнализацией, средствами пожаротушения;

в) созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведением санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий (уборка, ремонт, уничтожение грызунов и т.д.).

5.3. В помещении, где хранятся личные дела граждан, на видном месте вывешиваются:

а) инструкция о мерах пожарной безопасности;

б) план эвакуации граждан, документов и имущества на случай пожара;

в) списки лиц, допущенных в помещение хранения личных дел граждан.

5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, злоумышленного проникновения в помещение посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране личных дел граждан.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора и т.д.).