СОЦИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА ПЕНЗЫ

ПРИКАЗ

от 22 марта 2018 года N 27 о/д


Об утверждении Регламента работы по рассмотрению обращений граждан в Социальном управлении города Пензы

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководствуясь пунктом 5.2.8 Положения о Социальном управлении города Пензы, приказываю:

1. Утвердить Регламент работы по рассмотрению обращений граждан в Социальном управлении города Пензы согласно приложению к приказу.

2. Признать утратившим силу приказ начальника Социального управления города Пензы от 7 декабря 2016 г. N 102 о/д "Об утверждении Регламента работы по рассмотрению обращений граждан в Социальном управлении города Пензы".

3. Приказ опубликовать в муниципальной газете "Пенза" и разместить на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления.

Начальник управления
И.Г.ФЕДОНИНА

Утвержден
приказом
начальника Социального
управления города Пензы
от 22 марта 2018 г. N 27 о/д

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В СОЦИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ ГОРОДА ПЕНЗЫ

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает основные требования к организации работы с письменными и устными обращениями граждан, обращениями объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), поступающими в адрес Социального управления города Пензы, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Социальном управлении города Пензы (далее - Управление).

1.2. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за своевременным рассмотрением обращений, поступивших в адрес Управления, осуществляется работником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

1.3. Делопроизводство по работе с обращениями в Управлении ведется отдельно от других видов делопроизводства.

Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями возлагается на начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Методическое руководство организацией делопроизводства по работе с обращениями и контроль за соблюдением требований настоящего Регламента в Управлении осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

1.4. Работу с личными, индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в Управление, в том числе в форме электронного документа, организует начальник Управления в соответствии с федеральным законодательством.

1.5. Управление организует прием и рассмотрение обращений в пределах своей компетенции.

Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений, в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов.

1.6. Ответственность за состояние работы с обращениями несет начальник Управления.

1.7. Ответственность за соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка по рассмотрению обращений в структурных подразделениях и контроль за исполнением решений, принятых по результатам приема граждан, несут начальники отделов и заместитель начальника Управления.

Работники Управления, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением.

Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Управления.

При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения начальнику отдела. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения начальнику отдела.

II. Порядок приема и регистрации письменных обращений

2.1. Поступившие по почте в адрес начальника Управления письменные обращения (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются работником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки.

Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование Управления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2.2. При поступлении обращения работником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения:

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к письму подкалывается конверт;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются адресату.

Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются. Конверты писем с обращениями подлежат хранению.

Поступившие копии документов (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к обращению.

В случае отсутствия самого текста обращения работником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения составляется справка с текстом: "Обращение поступило в адрес Управления", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам (Форма N 1).

На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами, в описях на ценные письма составляется акт (Формы N 2, 3) в трех экземплярах, первый остается в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю обращения.

Поступившие денежные знаки, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.

2.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. В случае если в письменном обращении не указаны наименование Управления, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, свои фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес для направления ответа или уведомления о переадресации обращения, суть обращения, личная подпись и дата, работник разъясняет заявителю (лицу, доставившему обращение) требования Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" к оформлению письменного обращения (ст. 7, часть 1).

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

По просьбе обратившегося гражданина (лица, доставившего письменное обращение) на втором экземпляре обращения (копии) проставляется штамп, дата, фамилия и подпись работника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или выдается расписка (Форма N 4).

2.4. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, и при обнаружении на ощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом начальнику отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя начальника Управления, после регистрации передаются начальнику Управления.

2.6. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя заместителя начальника Управления, после регистрации передаются заместителю начальника Управления.

2.7. На обращении, поступившем в Управление, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Социальное управление города Пензы. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.

2.8. Все обращения, поступившие в адрес начальника Управления, а также обращения в форме электронного документа, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан (Форма N 5) в течение трех дней со дня поступления.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

2.9. Для классификации и учета определены следующие виды обращений:

- личное - обращение, направленное непосредственно заявителем;

- индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным представителем заявителя;

- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических или общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.). Коллективными являются также обращения, поступившие от имени общественной организации, предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.

Если обращение подписано двумя и более заявителями, то регистрируется первый или автор, в адрес которого просят направить ответ.

2.10. При поступлении в адрес начальника Управления повторных обращений работником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям по данному вопросу. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

2.11. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения по журналу.

Нумерация обращений при регистрации ведется в пределах календарного года.

При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Кол".

В случае если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, при регистрации такого обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Ан".

2.12. В случае если повторное обращение поступило от заявителя до истечения установленного законодательством срока рассмотрения, данному обращению присваивается номер первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.