ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 4 апреля 2017 года N 105
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 08.07.2022 N 406, вступающего в силу со дня опубликования.
____________________________________________________________________
В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 года N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия" Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет:
1. Утвердить Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 года N 6 "О внесении изменений в постановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года N 418 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)".
3. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) Борисова Ф.М.
4. Опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации.
Председатель Правительства
Республики Саха (Якутия)
Е.ЧЕКИН
Утверждены
постановлением Правительства
Республики Саха (Якутия)
от 4 апреля 2017 года N 105
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
I. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) (далее - исполнительный орган государственной власти).
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
1.3. В качестве языков делопроизводства в исполнительных органах государственной власти используются саха и русский государственные языки и местные официальные языки, которые могут быть употреблены вместе или в отдельности.
1.4. Исполнительный орган государственной власти на основе настоящих Правил и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти, с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем исполнительного органа государственной власти по согласованию со специально уполномоченным исполнительным органом государственной власти Республики Саха (Якутия) в области архивного дела.
II. Термины и определения
2.1. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти;
3) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти;
4) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
5) реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
6) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа (служебные письма, договоры, соглашения, оформленные в установленном порядке, могут иметь несколько подлинников документов);
7) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
8) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
9) номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
10) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти;
11) служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
12) документ в электронном виде - документированная информация, представленная в электронной форме;
13) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронном виде;
14) сканирование документа - получение электронной копии документа;
15) система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание документов в электронном виде и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
16) электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).
III. Создание документов в исполнительном органе государственной власти
3.1. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2. Бланки исполнительного органа государственной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа и занимают площадь (72,8 x 88,6 мм). Реквизиты печатают сверху на русском языке, ниже - на языке саха.
При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. Реквизиты следует печатать на одном уровне - слева на русском языке, а справа - на языке саха.
3.3. При создании документов в электронном виде в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
3.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 25 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.5. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти.
3.6. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти, являются:
а) Государственный герб Республики Саха (Якутия);
б) наименование исполнительного органа государственной власти;
в) наименование структурного подразделения исполнительного органа государственной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные об исполнительном органе государственной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
3.7. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.8. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
IV. Требования к организации документооборота в исполнительном органе государственной власти
4.1. В документообороте исполнительных органов государственной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
4.2. В исполнительных органах государственной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
4.3. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию (учет), предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.5. Регистрация поступивших и созданных до 17.00 часов текущего дня документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения). Поступившие и созданные после 17.00 часов документы (кроме срочных) регистрируются в первой половине следующего рабочего дня, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).
