ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЛЕСНОГО ХОЗЯЙСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 20 декабря 2016 года N 41-п


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении лесного хозяйства Омской области

(с изменениями на 15 сентября 2020 года)

(в ред. Приказов Главного управления лесного хозяйства Омской области от 15.02.2017 N 1-п, от 26.01.2018 N 2-п, от 08.06.2020 N 11-п, от 15.09.2020 N 16-п)

Руководствуясь частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113, а также в целях упорядочения работы с документами в Главном управлении лесного хозяйства Омской области (далее - Главное управление):

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Главном управлении лесного хозяйства Омской области.

Начальник
С.В.Максимов

Приложение
к приказу Главного управления
лесного хозяйства
Омской области
от 20 декабря 2016 г. N 41-п

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Главном управлении лесного хозяйства Омской области

(в ред. Приказов Главного управления лесного хозяйства Омской области от 26.01.2018 N 2-п, от 08.06.2020 N 11-п, от 15.09.2020 N 16-п)

Раздел I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении лесного хозяйства Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Главном управлении лесного хозяйства Омской области (далее - ГУЛХ).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области" и Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других информационных технологий.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральным и областным законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО ГУЛХ, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности ГУЛХ осуществляется в форме электронных документов (приложение N 19 к Инструкции).

1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.

Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Методическое руководство организацией и совершенствованием делопроизводства ГУЛХ, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется отделом организации деятельности и государственных закупок Главного управления лесного хозяйства (далее - отдел ОТО).

(в ред. Приказов Главного управления лесного хозяйства Омской области от 26.01.2018 N 2-п, от 08.06.2020 N 11-п)

Ведение делопроизводства и документооборота в ГУЛХ осуществляется отделом ОТО, а также работниками соответствующих структурных подразделений, назначенными ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и хранение документов, формируют номенклатуру дел структурного подразделения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех структурных подразделений ГУЛХ.

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО ГУЛХ.

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы, оформив передачу документов в СЭДО ГУЛХ. Дела, взятые из архива ГУЛХ, сдаются в архив ГУЛХ.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

1.9. Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции.

1.10. Организация работы с документами в делопроизводстве ГУЛХ представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив ГУЛХ в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

Раздел II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов.

2.1.1. В ГУЛХ документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ 6.30. - 2003. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

2.1.2. В ГУЛХ применяются следующие бланки документов:

- бланк приказа (приложение N 1 к Инструкции);

- бланк распоряжения (приложение N 2 к Инструкции);

- бланк письма (приложение N 3 к Инструкции).

Бланки могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники.

При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3. В ГУЛХ также создаются и используются:

1) электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭДО ГУЛХ.

2.1.4. Внутренние документы (служебные, докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.

2.1.5. Письма оформляются на бланках заместителя Председателя Правительства Омской области для подготовки писем в федеральные органы власти, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе и т.д.

2.2. Оформление реквизитов документов.

Документы ГУЛХ имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.2.1. Реквизит "Герб Омской области" помещают на бланках документов в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области".

Изображение герба помещается на верхнем поле правовых актов ГУЛХ (приказы, распоряжения) и письма в одноцветном варианте без внешних украшений.

2.2.2. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование ГУЛХ, соответствующее положению о ГУЛХ.

2.2.3. Реквизит "Подпись должностного лица".

Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления Омской области, подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются в соответствии с Положением о Главного управления лесного хозяйства, утвержденным Указом Губернатора от 26 декабря 2007 года N 143 и на основании Приказа Главного управления лесного хозяйства от 10 апреля 2008 года N 12 "О распределении обязанностей между руководителями Главного управления лесного хозяйства Омской области".

В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если документ составлен без использования бланка, то в состав реквизита "подпись" входит полное наименование должности, включая наименование организации, личная подпись, инициалы и фамилия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности, например:

(в ред. Приказа Главного управления лесного хозяйства Омской области

от 26.01.2018 N 2-п)

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации или структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне, например:

Подписание электронного документа осуществляется аналогично документам на бумажном носителе с использованием ЭП должностного лица - автора документа.