РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПРИКАЗ
от 21 мая 2009 года N 40
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ
В целях упорядочения организации деятельности Экспертно-проверочной комиссии при Республиканской архивной службе Республики Мордовия приказываю:
Утвердить Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии при Республиканской архивной службе Республики Мордовия.
Начальник
Республиканской архивной службы
Ю.Ф.ЮШКИН
Утвержден
приказом
Республиканской архивной службой
от 21.05.2009 N 40
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ ПРИ РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
Экспертно-проверочная комиссия при Республиканской архивной службе Республики Мордовия (далее - ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного приказом Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее - Архивная служба) от 19.03.2007 N 15.
На заседаниях ЭПК рассматриваются научно-методические вопросы, связанные с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Республики Мордовия, с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных, документов, а также вопросы о включении в состав Архивного фонда конкретных документов.
I. Планирование работы ЭПК
1. Деятельность ЭПК осуществляется на основе годовых планов, организация разработки которых возлагается на секретаря ЭПК.
2. При разработке плана работы ЭПК на год учитываются:
план работы Архивной службы;
предложения отдела организационно-методической работы Архивной службы, экспертно-методических комиссий государственных архивов Республики Мордовия, центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК), экспертных комиссий (далее - ЭК) органов исполнительной власти и других организаций.
3. Предложения к плану работы ЭПК на следующий год представляются секретарю ЭПК до 1 декабря текущего года. Секретарь ЭПК до 20 декабря составляет проект плана работы ЭПК на следующий год.
4. Проект плана работы ЭПК согласовывается с отделом организационно-методической работы Архивной службы, организациями и лицами, представшими предложения к плану работы ЭПК. Проект плана работы рассматривается председателем ЭПК и утверждается начальником Архивной службы.
II. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК
5. Организация подготовки вопросов, предлагаемых рассмотрению ЭПК, осуществляется секретарем, членами, экспертами ЭПК.
6. Направляемые на рассмотрение ЭПК документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами, иметь требуемое секретарем комиссии количество экземпляров и сопровождаться выписками из протоколов и решений экспертных комиссий архивных учреждений и заинтересованных организаций, справок и других необходимых документов для рассмотрения данного вопроса. Документы, представляемые на рассмотрение ЭПК, подписываются руководителем соответствующей организации и руководителем экспертной службы.
7. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК с нарушением правил, установленных настоящим Регламентом, к рассмотрению не принимаются. Ответственность за качество представленных ЭПК документов возлагается на подготовивших их исполнителей.
8. При наличии нескольких исполнителей, принимавших участие в подготовке проекта документа, головной исполнитель обеспечивает согласование проекта с соисполнителями до его представления на рассмотрение ЭПК.
9. Документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, по указанию председателя ЭПК передаются исполнителям через секретаря ЭПК. Председатель ЭПК имеет право определять конкретных исполнителей, ответственных за подготовку данного вопроса на ЭПК.
10. В ходе подготовки вопроса специалисты Архивной службы, государственные и муниципальные архивы должны представить:
заключения экспертов, экспертных комиссий, сводную справку (заключение),
проект решения ЭПК по рассматриваемому вопросу.
11. Секретарь ЭПК организует:
проверку правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК,
передачу документов исполнителю в соответствии с указаниями председателя ЭПК,
обеспечение членов ЭПК необходимым количеством экземпляров проектов документов, предлагаемых на рассмотрение ЭПК, передачу подготовленного комплекса документов председателю ЭПК,
учет и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принятие необходимых мер по предупреждению нарушения сроков исполнения поступивших документов.
12. Если решение ЭПК подлежит дальнейшему рассмотрению ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве, то необходимые приложения к нему готовятся согласно Перечню основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.
III. Процедура подготовки и проведения заседаний ЭПК
13. Заседания ЭПК проводятся в соответствии с утвержденным планом.
14. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ЭПК.
15. Документы на рассмотрение ЭПК представляются секретарю ЭПК не позднее чем за 3 рабочих дня до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня в порядке исключения, только с разрешения председателя ЭПК.
16. Решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЭПК принимается председателем ЭПК.
В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок представления документов и проекта решения устанавливается председателем ЭПК.
17. Члены ЭПК или приглашенные на заседание эксперты имеют право ознакомиться с протоколом заседания ЭПК и иными документами по вопросам, в решении которых они принимали участие.
18. Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол заседания, решения комиссии по каждому вопросу, рассмотренному на заседании, а также документы к ним должны быть представлены для рассмотрения и подписания председателю ЭПК в течение 10 календарных дней после заседания.
Протокол заседания ЭПК должен быть представлен для утверждения начальнику Архивной службы в течение 15 календарных дней после заседания.
19. Проекты решений ЭПК обсуждаются на ее заседании. Решения принимаются путем голосования по каждому рассматриваемому вопросу большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.
Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе и прилагаются к нему в письменном виде.
20. Решения ЭПК доводятся до сведения всех заинтересованных организаций и лиц.
IV. Организация контроля и проверка исполнения решений
21. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК, как правило, определяются в тексте решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК.
22. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК после информации секретаря ЭПК или ответственного исполнителя об их исполнении.
