• Текст документа
  • Статус
Действующий

 
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ИННОВАЦИОННЫХ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 мая 2015 года N 05

О СОЗДАНИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ


Во исполнение распоряжения Правительства Рязанской области от 10.02.2015 N 46-р и применения информационных технологий в управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Рязанской области, постановляю:

1. Создать межведомственную систему электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области на основе существующего программного обеспечения системы электронного документооборота "Дело".

2. Министерству промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области принять по акту приема-передачи лицензии на рабочие места и опции системы электронного документооборота "Дело" от Правительства Рязанской области.

3. Утвердить Положение о межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области, согласно приложению.

4. В срок до 01.07.2015 создать межведомственную рабочую группу по развитию межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Министр
М.В.ПРОНИН

Приложение. ПОЛОЖЕНИЕ О МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ






Приложение
к Постановлению
министерства промышленности,
инновационных и информационных
технологий Рязанской области
"О создании межведомственной системы
электронного документооборота и
делопроизводства Рязанской области
в исполнительных органах государственной
власти Рязанской области"
от 27 мая 2015 года N 05

ПОЛОЖЕНИЕ О МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения


1.1. Настоящее Положение определяет назначение, основные требования к межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области в исполнительных органах государственной власти Рязанской области (далее - СЭДД), функции СЭДД, участников СЭДД и их роли в СЭДД.

1.2. СЭДД - программно-аппаратный комплекс для технического обеспечения процессов документирования и организации работы с документами.

1.3. В СЭДД обеспечена возможность взаимодействия с другими информационными системами.

1.3.1. Взаимодействие СЭДД с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия МЭДО с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными Распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 N 1403-р.

1.3.2. Взаимодействие СЭДД с другими информационными системами регламентируется техническими требованиями к эксплуатации правообладателя программного обеспечения СЭДД.

1.4. Владелец СЭДД - министерство промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области.

1.5. Оператор СЭДД - министерство промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области.

1.7. Программно-техническое обеспечение функционирования СЭДД осуществляется государственным казенным учреждением Рязанской области "Центр информационных технологий Рязанской области" (далее - обслуживающая организация).

1.8. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату и на хранение.

участники СЭДД - аппарат Правительства Рязанской области и центральные исполнительные органы государственной власти Рязанской области подключенные к СЭДД.

обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию, либо получившее право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

пользователи СЭДД - уполномоченные лица, которым предоставляется доступ в СЭДД на основании заявки от обладателей информации СЭДД;

1.9. К СЭДД предъявляются следующие требования по обеспечению:

1) технологической возможности использования СЭДД переменным числом участников СЭДД;

2) применения участниками СЭДД совместных технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и единых программно-технических средств СЭДД;

3) правомерного использования участниками СЭДД программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

4) целостности и сохранности передаваемой информации;

5) направления и получение в форме электронного документа поручений и указаний в СЭДД;

6) направление и получения участниками СЭДД служебных документов в форме электронного документа в соответствии с требованиями регламента организации информационного взаимодействия исполнительных органов государственной власти Рязанской области с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области, иных правовых актов, регламентирующих порядок документооборота.

2. Все предложения по нормативным, правовым актам, регламентирующим порядок документооборота с использованием СЭДД, а также вопросы по развитию СЭДД и подключения других информационных систем выносятся на рассмотрение и согласование рабочей группы по развитию СЭДД.

2. Основные процессы делопроизводства, реализуемые с использованием СЭДД


2.1. Процессы документационного обеспечения управления в СЭДД включают:

1) регистрация документа в СЭДД, путем создания регистрационной карточки с заполнением реквизитов;

2) перевод документов с бумагоносителя в электронный вид, путем сканирования/потокового сканирования и помещение их в БД СЭДД;

3) определение места хранения документа в СЭДД и управление ими (далее - ввод документа);

4) доведение документа до пользователя СЭДД;

5) исполнение документа;

6) контроль исполнения документа;

7) поиск документов в СЭДД, в том числе полнотекстовый поиск по тексту прикрепленных файлов;

8) печать сведений о документах;

9) согласование проекта документа;

10) подписание проекта документа;

11) подготовку справочных материалов и статистических отчетов в СЭДД;

12) протоколирование действий пользователей СЭДД (контрольной информации), выполняемых в СЭДД и включающих действия пользователей СЭДД, а также действия, автоматически инициируемые самой СЭДД вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемых в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭДД;

13) прием и отправку документов по электронной почте;

14) передачу документа (отправку);

15) хранение и учет документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области, инструкциями по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Рязанской области;

16) контроль исполнительской дисциплины;

2.2. Процессы документационного обеспечения управления в СЭДД в зависимости от способа приема, передачи документов делятся на следующие группы:

1) обработка входящих, исходящих документов и писем граждан на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в СЭДД путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные средствами почтовой, электронной, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки);

2) обработка электронных документов, полученных или переданных при взаимодействии с системами, указанными в пункте 1.3;

3) обработка организационных, внутренних документов и правовых актов в СЭДД.

2.3. Процесс ввода документов в СЭДД включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе, которые выполняют пользователи СЭДД.

2.4. Процесс ввода документа обеспечивает средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭДД:

1) регистрировать документы независимо от формата файла - используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик без внесения каких-либо изменений в их содержание;

2) размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭДД.

2.5. Для реализации процессов согласования и подписания проектов документов СЭДД обеспечивает:

1) доведение проекта документа до пользователей СЭДД, являющихся согласующими и подписывающими;

2) использование средств электронной подписи, получивших подтверждение в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации.

2.6. Для реализации процессов контроля и исполнения документов СЭДД обеспечивает:

1) доведение документа до пользователей СЭДД, являющихся исполнителями по документу, с резолюцией, сроками исполнения, комментариями и поручениями по данному документу;

2) возможность осуществления контроля исполнения поручений и указаний, автоматического уведомления пользователей СЭДД о состоянии исполнения поручений;

3) создание статистических отчетов.

3. Программно-техническое обеспечение функционирования СЭДД


3.1. Оператор СЭДД:

1) организует функционирование СЭДД;

2) организует работы по развитию СЭДД;

3) на основе предложений участников СЭДД формирует мероприятия по развитию СЭДД и выносит их на рассмотрение рабочей группы;

4) организует и контролирует деятельность обслуживающей организации;

3.2. Обслуживающая организация осуществляет:

1) ведение справочников СЭДД;

2) настройку параметров пользователей СЭДД;

3) настройку движения документов в соответствии с изменениями штатного расписания участников СЭДД;

5) консультирование пользователей СЭДД по вопросам эксплуатации в режиме "первая линия технической поддержки";

6) обучение пользователей СЭДД.

3.3. Участники СЭДД:

1) для осуществления информационного взаимодействия, обеспечения процессов документирования и организации работы с документами в СЭДД заключают соглашение с оператором СЭДД о ведении документооборота и делопроизводства с использованием СЭДД;

2) по согласованию с оператором СЭДД участники СЭДД самостоятельно приобретают дополнительные лицензии на рабочие места и опции СЭДД, с последующей их передачей оператору СЭДД.

3) обеспечивают работоспособность программно-технических и телекоммуникационных средств рабочего места СЭДД.

3.4. Пользователи СЭДД:

1) подают заявки в обслуживающую организацию по решению и устранению инцидентов при работе в СЭДД, на получение консультаций;

2) обеспечивают правомочную работу в СЭДД.

О СОЗДАНИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Название документа: О СОЗДАНИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Номер документа: 05

Вид документа: Постановление Минпрома Рязанской области

Принявший орган: Минпром Рязанской области

Статус: Действующий

Опубликован: "Рязанские ведомости", N 96, 02.06.2015
Дата принятия: 27 мая 2015