ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 сентября 2008 года N 522-р
[Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области]
(с изменениями на 28 декабря 2023 года)
(в ред. Распоряжений Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р, от 06.02.2012 N 41-р, от 14.05.2012 N 201-р, от 01.04.2014 N 127-р, от 05.03.2018 N 99-р, от 18.06.2021 N 237-р, от 24.08.2021 N 349-р, от 08.02.2022 N 56-р, от 28.12.2023 N 811-р)
В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управления и установления единого порядка ведения делопроизводства в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Аппарат):
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 1 октября 2008 года.
2. Руководителям структурных подразделений Аппарата обеспечить соблюдение Инструкции сотрудниками Аппарата.
3. Центральным исполнительным органам государственной власти Рязанской области:
разработать на основе настоящей Инструкции и нормативно-методических документов соответствующие инструкции по делопроизводству в каждом центральном исполнительном органе государственной власти Рязанской области и ввести их в действие до 1 ноября 2008 года;
определить ответственных сотрудников за ведение делопроизводства и информацию о них до 10 октября 2008 года представить в отдел документационного обеспечения Аппарата.
4. Признать утратившими силу с 1 октября 2008 года распоряжения Правительства Рязанской области от 06.09.2004 N 118-р, от 02.02.2006 N 28-р, от 16.11.2006 N 453-р, от 06.03.2007 N 83-р.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства Рязанской области, руководителя аппарата Правительства Рязанской области С.А.Самохина.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р)
Губернатор Рязанской области
О.И.КОВАЛЕВ
Утверждена
распоряжением
Правительства Рязанской области
от 26 сентября 2008 г. N 522-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Распоряжений Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р, от 06.02.2012 N 41-р, от 14.05.2012 N 201-р, от 01.04.2014 N 127-р, от 05.03.2018 N 99-р, от 18.06.2021 N 237-р, от 24.08.2021 N 349-р, от 08.02.2022 N 56-р, от 28.12.2023 N 811-р)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Аппарат).
Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - исполнительные органы) и их структурных подразделений.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, Регламентом Правительства Рязанской области, утвержденным Постановлением Губернатора Рязанской области от 23.07.2008 N 220-пг.
1.3. Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство на основе разрабатываемых и утверждаемых ими инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Рязанской области и настоящей Инструкции.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Документационное обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области в исполнительных органах государственной власти Рязанской области (далее - МСЭДД).
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
Применение МСЭДД и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Рязанской области.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Рязанской области.
1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в документационном обеспечении управления Аппарата: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата осуществляются отделом делопроизводства управления обеспечения деятельности коллегиальных органов, делопроизводства и контроля Аппарата (далее - отдел делопроизводства), на который возложены функции по документационному обеспечению управления Аппарата.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
1.8. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется отделу делопроизводства.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ
2.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
2.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности сотрудников*, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.
________________
* Здесь и далее по тексту под сотрудниками, служащими Аппарата подразумеваются государственные гражданские служащие и работники Аппарата, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных МСЭДД**;
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
________________
** Для сотрудников структурных подразделений, подключенных к МСЭДД
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;
- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль прохождения документов в структурном подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- ввод в базу данных МСЭДД информации о ходе и результатах исполнения документов*;
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
________________
* - контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в ведомственный архив Правительства Рязанской области;
- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;
- организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;
