Российский бухгалтер, N 2, 2015 год
     Вадим Говоров,
     эксперт журнала

Документооборот в торговле

Организации, занятые в сфере торговли, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем документооборота. Ведь им ежедневно приходится совершать операции, связанные с приемкой, хранением и продажей товаров, которые, как известно, представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской деятельности. Документооборот, как элемент учетной политики торговой организации, выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета компании, но является и базой для принятия различного рода управленческих решений. Торговая деятельность имеет свои отраслевые особенности, которые сказываются, в том числе, и на порядке документального оформления операций, совершаемых с товаром. О специфике торгового документооборота мы и поговорим далее.

По общему правилу, вытекающему из статьи 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)*, торговые организации обязаны вести бухгалтерский учет, причем ответственным за его организацию является руководитель торговой компании. Именно руководитель торговой фирмы, отталкиваясь от объема учетной работы, принимает решение о том, каким образом торговая организация будет выполнять данное требование бухгалтерского законодательства. Для этих целей руководитель может учредить собственную бухгалтерскую службу торговой компании, возглавляемую главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета специалистам или лично заняться его ведением.

________________

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: "Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". - Примечание изготовителя базы данных.     

Помимо принятия решения о форме ведения бухгалтерского учета руководитель торговой фирмы должен своим приказом утвердить и учетную политику, которой в дальнейшем торговая организация будет руководствоваться при ведении учета.

Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются:

- формы первичных документов, которые будут использоваться фирмой в своей деятельности;

- формы документов, которые будут использоваться торговой фирмой для внутренней бухгалтерской отчетности;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Причем правила своего документооборота торговая компания определяет самостоятельно исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций, учитывая при этом нормы действующего бухгалтерского законодательства, а также Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года N 105. Несмотря на то что указанный документ был принят еще до реформирования российского бухгалтерского учета, нужно сказать, что основные его положения до сих пор остаются актуальными, тем более, что Минфин Российской Федерации пока так и не утвердил никаких специальных рекомендаций по организации системы документооборота.

В общепринятом значении под документооборотом понимается движение первичных бухгалтерских документов от момента их создания или получения со стороны до передачи в архив. Несмотря на то что каждый первичный бухгалтерский документ имеет свой маршрут движения в организации, общими этапами документооборота для всех без исключения первичных документов являются:

- создание (получение) первичного документа;

- передача его в бухгалтерскую службу организации;

- принятие его к учету, что в свою очередь предполагает его проверку, обработку и внесение данных в соответствующий бухгалтерский регистр;

- передача документов в архив.

Понятно, что обеспечить своевременное прохождение документами каждого этапа движения можно только посредством установления специального регламента, который обычно называют графиком документооборота. Разработка такого графика входит в обязанности главного бухгалтера торговой компании, а утверждение осуществляется руководителем. При разработке графика документооборота главный бухгалтер должен руководствоваться принципом рациональности, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом следует учитывать, что график должен способствовать улучшению всей учетной работы в целом и усилению контрольных функций бухгалтерского учета. В силу того, что все исполнители графика документооборота обязаны его соблюдать, то, понятно, что они с ним должны быть ознакомлены. Для чего каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, с указанием адресов и сроков представления документов.

Закон N 129-ФЗ* обязывает организации подтверждать все свои хозяйственные операции первичными учетными документами. И торговые компании не являются исключением. Причем, по общему правилу, для этих целей торговые организации должны применять унифицированные формы первичных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом Российской Федерации. И только в случае отсутствия типовых форм торговые организации вправе применять самостоятельно разработанные формы учетных документов, при условии того, что они содержат все обязательные реквизиты, прямо перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ*, а их применение закреплено учетной политикой компании.

________________

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: "Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". - Примечание изготовителя базы данных.

Унифицированные формы первичных учетных документов для торговых организаций утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132, причем данным постановлением утверждены как общие формы по учету торговых операций, так и специальные, а именно:

- по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники;

- по учету торговых операций при продаже товаров в кредит;

- по учету торговых операций в комиссионной торговле.

Конечно, в рамках одной статьи не представляется возможным рассмотреть документооборот торговой организации с учетом всех существующих типовых форм, поэтому остановимся лишь на формах, чаще всего используемых торговыми фирмами.

Как известно, торговля представляет собой процесс, связанный с куплей-продажей товаров, в связи с чем, можно сделать вывод, что основными операциями, совершаемыми с товаром, являются его приемка и продажа.

1. Приемка товара

Напомним, что при приемке товара торговые фирмы руководствуются Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).

Как следует из пункта 2.1.5 Методических рекомендаций порядок приемки товаров, а также ее документальное оформление зависят от места приемки товаров, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам и так далее.

Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В качестве накладной обычно используется товарная накладная N ТОРГ-12.

Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-транспортная накладная N 1-Т, унифицированная форма которой утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

При доставке товара по железной дороге в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, форма которой утверждена Приказом МПС Российской Федерации от 18 июня 2003 года N 39, к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном контейнере, то используется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере". При доставке товаров водным транспортом оформляется коносамент.

Обратите внимание!

О товаросопроводительных документах, которые применяются во внутренних перевозках при перемещении товаров между Россией, Республикой Беларусь и Республикой Казахстан автомобильным, железнодорожным, воздушным и морским видами транспорта подробно разъяснено в письме ФТС Российской Федерации от 2 июля 2010 года N 04-34/32666 "О направлении информации" (вместе с письмом Минтранса Российской Федерации от 11 июня 2010 года N СА-16/6229 "О форме товаро-транспортной накладной").

Для документального оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности, в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора, Госкомстатом Российской Федерации предусмотрен Акт о приемке товаров формы N ТОРГ-1. Тем не менее, обычно в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы N ТОРГ-12. Объяснением тому являются указания по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-12, где сказано, что она применяется торговыми фирмами для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. Причем составляется N ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товар, и является у нее основанием для списания товаров с учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для принятия товаров на учет. Иначе говоря, в торговле товарная накладная N ТОРГ-12 может выступать как расходным, так и приходным товарным документом. Кстати, на это указано и в пункте 2.1.2. Методических рекомендаций. Заметим, что информация о товаре, содержащаяся в накладной формы N ТОРГ-12, практически совпадает с информацией, указываемой в акте N ТОРГ-1, в связи с чем, многие торговые организации в целях сокращения объема используемых документов предпочитают не использовать Акт N ТОРГ-1.

Так как такие действия могут привести к неблагоприятным последствиям для фирмы, например, к отказу в вычете по НДС (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2006 года по делу N А56- 30635/2005), то рекомендуем отказ от использования фирмой Акта N ТОРГ-1 закрепить в учетной политике. Но, по мнению автора, принятие такого решения вряд ли можно назвать целесообразным. Одно дело, если фирма работает исключительно с российскими поставщиками товаров, а если организация приобретает импортные товары? Вряд ли иностранный поставщик выпишет покупателю N ТОРГ-12, поэтому в такой ситуации без Акта N ТОРГ-1 не обойтись.

Ведь, как показывает правоприменительная практика, отсутствие данного акта по импортным товарам, может привести к спору с налоговым органом, о чем свидетельствует постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 октября 2007 года по делу N А21-7777/2006.

Много споров у торговых организаций с контролирующими органами возникает по поводу товаров, доставляемых в компанию автомобильным транспортом, причем независимо от того, кто произвел доставку - сам покупатель или поставщик. В этом случае налоговики требуют от налогоплательщика представления товарно-транспортных накладных формы N 1-Т, а при их отсутствии отказывают в вычете по НДС, что в свою очередь ведет к пересчету налогов и возникновению налоговой ответственности налогоплательщика. Нужно сказать, что сегодня по поводу применения формы N 1-Т у специалистов нет единого мнения о том, в какой ситуации ее наличие является обязательным - когда товар доставляет специализированный перевозчик, организация - продавец или сам покупатель. Поэтому, по мнению автора, идеальным вариантом при доставке товаров автотранспортом является наличие N ТОРГ-12 и N 1-Т, это поможет избежать в дальнейшем спорных вопросов, как в отношении вычетов по НДС, так и учета транспортных расходов при налогообложении.

Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству товаров, то оформляются следующие документы:

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2);

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).

Указаниями по заполнению унифицированных форм определено, что Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и покупателя или представителем организации - покупателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Составление Актов производится отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товары, по которым расхождения не выявлены, в актах не перечисляются, при этом в конце акта делается отметка: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

Подписываются Акты всеми членами комиссии, в случае отказа любого члена комиссии от подписи акта, об этом делается соответствующая отметка в самом акте.

Подписанные Акты с приложением всех соответствующих документов (накладных, счетов-фактур и так далее) передаются под расписку в бухгалтерскую службу организации для направления претензии поставщику или перевозчику.

Утверждает Акт руководитель торговой организации, он же принимает решение о направлении претензионного письма.

Обращаем ваше внимание, что форма Акта N ТОРГ-2 оформляется при приемке товаров отечественного производства, он составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр Акта передается в бухгалтерию организации - покупателя, второй - обычно прикладывается к претензионному письму, направляемому в адрес поставщика или перевозчика, третий - вручается представителю поставщика, участвующему в актировании товара, а четвертый - вручается перевозчику.

При актировании товаров, поступивших от иностранных поставщиков, используется форма Акта N ТОРГ-3, составляемая в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

В силу того, что унифицированной формы претензии не существует, торговой организации следует такую форму разработать самостоятельно и закрепить ее использование в своей учетной политике.

2. Продажа товара

Выше уже было сказано, что для оформления операций продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организацией используется товарная накладная формы N ТОРГ-12. Выписывается она уполномоченным лицом торговой организации в двух экземплярах. Напоминаем, что любой первичный документ, в том числе и товарная накладная N ТОРГ-12, приобретает юридическую силу только в том случае, если она заполнена по соответствующей форме, с указанием всех реквизитов и подписана надлежащим образом. В N ТОРГ-12 в обязательном порядке указывается следующая информация:

- Наименование, адрес, телефон, факс и реквизиты, обслуживающего банка грузополучателя, поставщика и плательщика.

- Номер и дата транспортной накладной;

- Должности и подписи лиц, разрешивших отпуск груза и осуществивших его фактическую отгрузку. Помимо самих подписей в товарной накладной в обязательном порядке приводятся расшифровки подписей указанных лиц.

Обратите внимание!

В соответствии с пунктом 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, под расшифровкой подписи понимаются сначала инициалы и только потом фамилия лица, подписавшего документ. Подписи указанных лиц скрепляются печатью организации продавца.

Так же обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" (далее - Порядок) организации не вправе изменять какие-либо реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12 (включая ее код, номер и наименование). Кроме того, Порядком категорически запрещено удалять отдельные реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12.

Заметим, что не всегда организация-продавец может обойтись типовой формой накладной N ТОРГ-12. Например, такая ситуация может возникнуть, если цена товара установлена в условных денежных единицах (далее - у.е). Заполнять N ТОРГ-12 в у.е. продавец не вправе, Порядок запрещает изменять или удалять реквизиты N ТОРГ-12. Так как поступить в данном случае?

Порядком определено, что при необходимости организация может в унифицированные формы первичной учетной документации вносить любые дополнительные реквизиты, исключение составляют только формы документов по учету кассовых операций. Поэтому фирме-продавцу следует воспользоваться этим правом и внести в N ТОРГ-12 дополнительную графу с ценой в у.е. с указанием даты, на которую определяется рублевый эквивалент стоимости товара.

Такое дополнение унифицированной формы N ТОРГ-12 позволит торговой организации избежать проблем при составлении "первички" в момент отгрузки товара, окончательная цена которого еще не сформирована. В дополнительной графе продавец укажет сумму товара в у.е., а в графе "Сумма в рублях" поставит прочерк - ведь в момент совершения данной хозяйственной операции у продавца еще таких данных нет. Кстати, именно так рекомендуют поступать столичные налоговики в письме УФНС Российской Федерации по городу Москве от 14 декабря 2005 года N 20-12/93198.

Если условиями договора купли-продажи или поставки предусмотрено, что доставка товара осуществляется силами продавца, то, как уже было отмечено, необходимо заполнить товарно-транспортную накладную формы N 1-Т (далее - ТТН).

Несмотря на то, что из указаний по ее применению следует, что ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, лучше выписать этот документ, чтобы не "подставлять" своего партнера.

Напоминаем, что ТТН состоит из двух разделов:

- товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Причем у первого она выступает основанием для списания ТМЦ, а у второго - используется для оприходования.