Министерство финансов Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 1 июля 2014 года N ММВ-7-10/346@
(с изменениями на 18 апреля 2019 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ФНС России от 29 декабря 2022 года N ЕД-7-10/1289@
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом ФНС России от 20 ноября 2014 года N ММВ-7-10/594@;
приказом ФНС России от 16 марта 2016 года N ММВ-7-10/143@;
приказом ФНС России от 1 июня 2018 года N ММВ-7-10/367@;
приказом ФНС России от 15 февраля 2019 года N СА-7-10/69@;
приказом ФНС России от 18 апреля 2019 года N ММВ-7-10/195@.
____________________________________________________________________
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе ФНС России
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Типовая инструкция по делопроизводству).
2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России привести индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствие с Типовой инструкцией по делопроизводству.
3. Признать утратившими силу:
пункты 1 и 2 Приказа ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы";
пункт 2 Приказа ФНС России от 26.07.2012 N ММВ-7-10/522@ "О внесении изменений в приказы ФНС России".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В.Наумчева.
Руководитель Федеральной
налоговой службы
М.В.Мишустин
УТВЕРЖДЕНА
Приказом ФНС России
от 1 июля 2014 года N ММВ-7-10/346@
Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы
(с изменениями на 18 апреля 2019 года)
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Типовая инструкция) разработана на основании положений следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506;
Регламент Федеральной налоговой службы, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2014 N ММВ-7-7/53@, зарегистрирован в Минюсте России 27.05.2014 N 32450;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Типовой инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.
Типовая инструкция устанавливает общие нормы организации и ведения делопроизводства и обязательные для исполнения всеми работниками управления Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации (далее - Управление), Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Межрегиональная инспекция) основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также контроля своевременности исполнения документов.
Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.
1.3. На основании Типовой инструкции Управления (Межрегиональные инспекции) издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям.
1.4. Как правило, документы изготавливаются (подготавливаются, согласовываются и подписываются) на бумажном носителе. Служебные письма в адрес центрального аппарата и территориальных органов ФНС России, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, а также документы, составляющие внутреннюю переписку, могут изготавливаться в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФНС России от 18 апреля 2019 года N ММВ-7-10/195@. - См. предыдущую редакцию)
Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.
В электронной форме документы направляются в виде:
- электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме. Электронный документ не должен содержать изображения Государственного герба Российской Федерации. Исходящий электронный документ оформляется одновременно с оригиналом на бумажном носителе. Исходящий электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подписание УКЭП электронных документов, составляющих внутреннюю переписку, не требуется;
- электронного образа документа - электронной копии документа, полученного в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа должен содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.
Служебное письмо в электронной форме направляется в налоговые органы, ФКУ "Налог-Сервис ФНС России" и их филиалы в виде электронного письма либо электронного образа письма.
(Абзац дополнительно включен приказом ФНС России от 16 марта 2016 года N ММВ-7-10/143@; в редакции, введенной в действие приказом ФНС России от 1 июня 2018 года N ММВ-7-10/367@. - См. предыдущую редакцию)
Остальным адресатам служебное письмо в электронной форме направляется в виде электронного образа письма.
(Абзац дополнительно включен приказом ФНС России от 16 марта 2016 года N ММВ-7-10/143@)
1.5. Делопроизводство в Управлении (Межрегиональной инспекции) организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД-регион), обеспечивающей сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.
Для автоматизированного учета и обработки документов, передаваемых руководителю Управления (Межрегиональной инспекции) (далее - Руководитель), заместителям Руководителя, отделам в СЭД-регион, создаются базы данных "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия заместителя Руководителя" и "Канцелярия отдела". Допускается для нескольких заместителей Руководителя создавать общую базу данных "Канцелярия заместителей Руководителя".
Все работники Управления (Межрегиональной инспекции) регистрируются в СЭД-регион, при этом каждому работнику в СЭД-регион создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-регион в базе данных "Справочник организации".
1.6. Контроль соблюдения единых принципов организации делопроизводства, методическое руководство организацией делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в отделах Управления (Межрегиональной инспекции) и подчиненных налоговых органах возлагается на отдел, в функции которого входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ).
Системное и информационное администрирование СЭД-регион осуществляет администратор СЭД (работник отдела, отвечающего за информационные технологии).
1.7. В Управлении (Межрегиональной инспекции) действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:
- ряд функций (прием и регистрация всей входящей документации; регистрация и отправка всей исходящей документации; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и совещаний у Руководителя, поручений Руководителя) централизован и выполняется подразделением ДОУ;
- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей Руководителя (в случае отсутствия в утвержденном штатном расписании должности работника приемной заместителей Руководителя эти функции выполняет работник, назначенный заместителями Руководителя из числа курируемых ими отделов, или работник подразделения ДОУ);
- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в отделы в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений начальников отделов; учет, регистрация и контроль исполнения внутренних документов, направляемых непосредственно в отделы; регистрация и отправка внутренних документов) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделах (работниками отделов, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях, или начальниками отделов).
1.8. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах Управления (Межрегиональной инспекции) возлагается:
- на начальников отделов;
- на работников, ответственных за ведение делопроизводства в отделах;
- на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.
1.9. Работники отделов Управления (Межрегиональной инспекции) несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.
Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего основание для выдачи подлинников.
Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю или заместителю Руководителя.
Документы, поступившие в электронной форме и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП), передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п.8.2.10 Типовой инструкции.
1.10. Начальники отделов обязаны:
- своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;
- организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.
1.11. При длительном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные им документы передаются замещающему его работнику отдела. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.
При длительном отсутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в отделе (отпуск, командировка и т.д.), начальник отдела возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного отдела.
При длительном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной, его обязанности распоряжением заместителя Руководителя возлагаются на работника отдела, деятельность которого координирует данный заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего отдела), или на работника подразделения ДОУ.
1.12. При увольнении или переводе работников, ответственных за ведение делопроизводства, в другой отдел составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый начальником отдела.
При увольнении или переводе в другой отдел работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов из числа работников отдела-исполнителя назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов (за исключением заявок на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, поступающих в адрес конкурсной комиссии)
Все документы, поступившие в Управление (Межрегиональную инспекцию), обрабатываются, регистрируются и распределяются подразделением ДОУ в день поступления. Документы, поступившие в течение последних 30 мин. рабочего дня, кроме представленных заявителем лично (через представителя), могут регистрироваться на следующий рабочий день.
Для каждого поступившего документа в Управлении (Межрегиональной инспекции) в СЭД-регион создается регистрационная карточка (далее - РК):
- в базе данных (далее - БД) "Канцелярия ЗГ" - для обращений граждан и индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан), порядок рассмотрения которых регламентирован Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", и запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции), порядок рассмотрения которых регламентирован Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- в БД "Канцелярия экспедиции" - для всех остальных документов, в том числе для обращений граждан и организаций, работа с которыми регулируется иными федеральными конституционными законами, федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации.
