3.1. Коллегиальные органы могут быть образованы в администрации города и ее органах в соответствии с законодательством, для предварительного коллективного рассмотрения и обсуждения проектов важных решений по вопросам основных направлений деятельности администрации города и ее органов, обсуждения проектов правовых актов администрации города и выработки по ним соответствующих предложений.
3.2. Состав коллегиальных органов определяется правовым актом администрации города, задачи, права, обязанности и порядок их работы - положением о соответствующем коллегиальном органе.
3.3. Ответственность за организацию работы коллегиальных органов несут их руководители.
3.4. Заседания коллегиальных органов в течение 5 рабочих дней оформляются протоколом (решением), если иное не предусмотрено положением о соответствующем совещательном органе.
Протоколы заседаний, решения коллегиальных органов, подлежащие утверждению (подписанию) главой администрации города, направляются для рассмотрения главе администрации города после проверки в организационно-контрольном управлении на соответствие требованиям оформления, что подтверждается проставлением отметки на обороте каждого листа протокола (решения).
3.5. Копии протокола заседания (решения) коллегиального органа рассылаются исполнителям секретарем (иным уполномоченным лицом) на бумажном носителе или в электронном виде. Допускается направление выписок из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения.
Первый экземпляр протокола заседания коллегиального органа хранится у секретаря, иного уполномоченного лица коллегиального органа, который осуществляет контроль за сроками исполнения принятых на заседании коллегиального органа решений.
Копии протоколов заседаний (решений) коллегиальных органов под председательством главы администрации города направляются в организационно-контрольное управление.
3.6. Материалы к заседаниям коллегиальных органов под председательством главы администрации города (проект повестки дня, список участников (приглашенных лиц), проекты решений, тексты (тезисы) докладов, выступлений), иные материалы) направляются в организационно-контрольное управление не позднее чем за 3 рабочих дня до дня заседания.
Регистрацию участников до начала мероприятия проводит и представляет сведения об итогах регистрации председательствующему секретарь (иное уполномоченное лицо) коллегиального органа. В случае изменения состава участников лицо, осуществлявшее регистрацию, корректирует ранее подготовленный список участников (приглашенных лиц) с указанием фамилии, имени, отчества и должности указанного участника мероприятия для информирования председательствующего.
3.7. При проведении заседаний коллегиальных органов администрации города обеспечивается возможность присутствия на них граждан, представителей организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления в порядке, установленном постановлением администрации города. Возможность их присутствия определяется исходя из соблюдения условий санитарных норм и правил, наличия свободных посадочных мест в помещении для заседания.
3.8. Совещания проводятся в соответствии с планами работы администрации города, органов администрации города и по поручению главы администрации города, заместителей главы администрации города.
3.9. Список приглашенных на совещание лиц определяет руководитель, который проводит совещание. Оповещение и регистрацию приглашенных, подготовку необходимых для проведения совещания документов (материалов) обеспечивает орган администрации города, ответственный за проведение совещания, помощник главы администрации города или специалист приемной главы администрации города, заместителя главы администрации.
В случае изменений проекта повестки дня совещания, списка участников совещания ответственные за подготовку совещания незамедлительно информируют об указанных изменениях председательствующего на совещании.