• Текст документа
  • Статус
Оглавление
Поиск в тексте
Документ в силу не вступил

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

Часть 1

Понятия и принципы

System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Records management. Part 1. Concepts and principles

ОКС 01.140.20

Дата введения 2020-01-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным унитарным предприятием "Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия" (ФГУП "Стандартинформ"), Федеральным государственным бюджетным учреждением науки "Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук" (ВИНИТИ РАН), Историко-архивным институтом (Российский государственный гуманитарный университет), Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 марта 2019 г. N 101-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2016* "Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы" (ISO 15489-1:2016 "Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles", IDT).

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5) и для увязки с наименованиями, принятыми в существующем комплексе национальных стандартов Российской Федерации

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Международный стандарт ИСО 15489-1 является частью серии стандартов ИСО 15489 "Информация и документация. Управление документами".

Международный стандарт ИСО 15489-1 содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. Данный стандарт является основополагающим и содержит дальнейшие руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приемов и практических методов создания, ввода в систему и управления документами.

О документах и управлении документами

Документы являются одновременно свидетельствами деловой деятельности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные. Метаданные документов используются для определения и сохранения контекста, а также применения соответствующих правил по управлению документами.

Управление документами включает в себя следующее:

a) создание документов и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;

b) принятие надлежащих мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управлению документами.

Примечание - "Деловая деятельность" в международном стандарте ИСО 15489-1 может толковаться в широком смысле и означать те виды деятельности, которые поддерживают достижение стоящих перед организацией целей. Функции, виды деятельности, операции и рабочие процессы являются специфическими формами "деловой деятельности" и определены в разделе 3.

Все чаще документы создаются и хранятся в цифровой среде, что открывает ряд новых возможностей для использования документов. Цифровая среда также обеспечивает большую гибкость в отношении внедрения средств управления документами внутри и между системами, которые осуществляют управление документами.

Изменяющиеся модели ведения деловой деятельности расширяют круг ответственности в отношении документов, преодолевая традиционные границы организаций и юрисдикций. Это требует от специалистов в области управления документами понимания и удовлетворения различных потребностей внутренних и внешних заинтересованных сторон, что может включать в себя повышенные ожидания в отношении прозрачности принятия решений от коммерческих организаций и государственных структур, со стороны общественности, клиентов, пользователей услуг, документных субъектов документного взаимодействия и других лиц, заинтересованных в создании, вводе в систему и управлении документами.

Примечание - В серии международных стандартов ИСО 15489 формулировка "создание, ввод в систему и управление" используется для обобщения процесса управления документами в целом. Данная формулировка включает в себя процесс получения документа и многие другие процессы управления документами, описанные в ИСО 15489-1.

С учетом вышеизложенных факторов в ИСО 15489-1 признается важность:

a) роли документов как важнейшего инструмента деловой деятельности и формирования информационных активов;

b) расширения возможностей использования документов в цифровой среде;

c) систем и правил создания, ввода в систему и управления документами, выходящих за рамки традиционных организационных границ например, в совместной и многоуровневой рабочей среде;

d) средств управления документами, которые могут быть независимы от других компонентов документных систем;

e) периодического анализа деловой деятельности и контекста для определения, какие документы должны быть созданы, введены в систему и как следует ими управлять в дальнейшем;

f) управления рисками при разработке стратегий управления документами и использовании подхода к управлению документами, который по сути представляет собой стратегию управления рисками.

Поскольку положения и принципы ИСО 15489-1 применяются в различных деловых и технологических средах, требуются разные подходы к внедрению средств управления документами, процессов и систем. В ИСО 15489-1 не представлены подробные рекомендации по внедрению средств управления для конкретных условий, в которых происходят создание, ввод в систему и управление документами. В ИСО 15489-1 определены ключевые понятия и установлены принципы высшего уровня, на основе которых могут быть разработаны процессы, средства и системы управления документами в любой среде.

Преимущества

Основанные на положениях ИСО 15489-1 подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами обеспечивают доступ к официальным свидетельствам деловой деятельности для тех, кто в них нуждается, и до тех пор, пока это требуется.

Это способствует:

a) повышению прозрачности и подотчетности;

b) формированию эффективной политики;

c) согласованному принятию решений;

d) управлению рисками в деловой среде;

e) обеспечению непрерывности деловой деятельности в случае катастроф (чрезвычайных ситуаций);

f) защите прав и обязанностей организаций и частных лиц;

g) защите и поддержке в судебных разбирательствах;

h) соблюдению положений законодательных и нормативно-правовых актов;

i) расширению возможностей демонстрировать корпоративную ответственность, включая достижение целей в области устойчивого развития;

j) сокращению издержек за счет повышения эффективности ведения деловых операций;

k) защите интеллектуальной собственности;

l) научно-исследовательской деятельности, основанной на фактических данных;

m) формированию деловой, персональной и культурной специфики;

n) защите корпоративной, персональной и коллективной памяти.

Политика, распределенная ответственность и процедуры создания, ввода в систему и управления документами поддерживают программы управления корпоративной информацией.

Связь с другими стандартами

Международный стандарт ИСО 15489-1 разработан как автономный ресурс. Тем не менее он является частью международных стандартов и технических отчетов в целом ряде аспектов создания, ввода в систему и управления документами. Они перечислены в разделе "Библиография", и к ним можно обратиться за более подробной информацией по конкретным аспектам управления документами.

Управление документами в соответствии со всеми частями серии международных стандартов ИСО 15489 имеет первостепенное значение для успешной реализации Системы управления документами (СУД) - системы менеджмента ИСО, которая регламентируется международными стандартами серии ИСО 30300. СУД связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов.

В ИСО 15489-1 установлены следующие требования:

a) определение ролей и ответственности;

b) систематические процессы;

c) мониторинг и оценка;

d) пересмотр и совершенствование.

Руководителям и другим лицам, заинтересованным во внедрении, эксплуатации и улучшении СУД, рекомендуется использовать стандарт ИСО 15489-1 совместно с международными стандартами серии ИСО 30300.

1 Область применения

Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся к:

a) документам, метаданным документов и документным системам;

b) политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;

c) периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;

d) средствам управления документами;

e) процессам создания, ввода в систему и управления документами.

Настоящий стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте нормативные ссылки отсутствуют.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 доступ (access): Право, возможность, средства, обеспечивающие поиск, использование или извлечение информации.

3.2 деятельность (activity): Основная задача, выполняемая деловой структурой в рамках ее функций (см. 3.11).

3.3 агент (agent): Отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.

Примечание - Технологические инструменты, такие как программные приложения, могут считаться агентами, если они выполняют операции с документами.

3.4 схема классификации деловых операций (business classification scheme): Инструмент для связи документов с контекстом их создания.

3.5 классификация (classification): Систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами.

3.6 конвертирование (conversion): Процесс перевода документов из одного формата в другой.

3.7 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления.

3.8 отбор и передача на хранение или уничтожение (disposition): Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов (см. 3.7), осуществляемых в соответствии с правилами (см. 3.9) или другими инструментами.

3.9 правила отбора и передачи (disposition authority): Инструмент, который определяет действия по отбору и передаче (см. 3.8) отдельных документов на хранение или уничтожение.

3.10 доказательство (evidence): Документация о транзакции (деловой операции) (см. 3.18).

Примечание - Документальное подтверждение совершения транзакции (деловой операции), созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.

3.11 функция (function): Мероприятия, выполнение которых обеспечивает достижение стратегических целей деловой структуры.

3.12 метаданные документов (metadata for records): Структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности.

3.13 миграция (migration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата.

3.14 документы (records): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства (см. 3.10) и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции (см. 3.18).

3.15 управление документами (records management): Область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов (см. 3.8), включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств (см. 3.10) и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) (см. 3.18) в виде документов.

3.16 документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним (см. 3.1) в течение определенного времени.

Примечание - Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано для управления документами либо для какой-либо другой коммерческой цели, а также нетехнических элементов, включая политику, процедуры, людей и других агентов, а также распределение обязанностей.

3.17 схема метаданных (schema): Логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, как правило, посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно касающихся семантики, синтаксиса и степени обязательности данных.

3.18 транзакция (transaction): Наименьшая единица рабочего процесса (см. 3.19) обмена информацией и/или другими ресурсами между двумя или более участниками или системами.

3.19 рабочий процесс (work process): Одно или несколько последовательных действий, необходимых для создания результата, соответствующего правилам управления.

4 Принципы управления документами

Управление документами основано на следующих принципах:

a) создание, ввод в систему и управление документами являются неотъемлемой частью ведения деловых операций (см. 5.1);

b) документы, независимо от формы или структуры, являются подлинными доказательствами деятельности в том случае, когда они соответствуют характеристикам аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования (см. 5.2.2);

c) документы состоят из контента и метаданных, которые описывают контекст, контент и структуру документов, а также управление ими в течение времени (см. 5.2.3);

d) решения, касающиеся создания, ввода в систему и управления документами, основаны на анализе и оценке рисков деловой деятельности в деловом, правовом, нормативном и социальном контексте (см. раздел 7);

e) системы управления документами, независимо от степени их автоматизации, позволяют применять средства управления документами и осуществлять процессы создания, ввода в систему и управления ими (см. 5.3). Они зависят от определенной политики, распределения обязанностей, мониторинга, оценки и обучения в целях выполнения установленных требований к документации (см. раздел 6).

Более подробно перечисленные принципы рассматриваются в разделах о средствах управления и процессах управления документами.

5 Документы и документные системы

5.1 Общие положения

Документы являются одновременно свидетельством деловой деятельности и информационными активами. Информацией, независимо от ее структуры или формы, можно управлять как документом: информацией в виде документа, совокупностью данных или других типов цифровой информации или информацией на традиционных носителях, которую создают, вводят в систему и которой управляют в процессе деловой деятельности.

Управление документами включает в себя следующее:

a) создание и ввод документов в систему для выполнения требований к доказательству деловой деятельности;

b) принятие надлежащих мер для защиты их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в связи с тем, что деловой контекст и требования к управлению со временем меняются.

В управлении документами метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также управление ими с течением времени. Метаданные являются важным компонентом любого документа (см. 5.2.3).

Управление документами поддерживается документными системами (см. 5.3).

5.2 Документы

5.2.1 Общие положения

Документы и их совокупности фиксируют отдельные события или операции и создаются в результате рабочих процессов, действий или функций.

Документы, независимо от формы или структуры, должны обладать характеристиками аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования (см. 5.2.2), которые считаются доказательством подлинности деловых событий или операций и полностью отвечают установленным требованиям по ведению деловых операций.

5.2.2 Свойства документов

5.2.2.1 Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен уполномоченным лицом;

c) был создан или отправлен в то время, которое указано в документе.

Правила ведения деловых операций, процессы, политика и процедуры, которые контролируют создание, ввод в систему и управление документами (см. 6.2), должны быть внедрены и документально зафиксированы для обеспечения аутентичности документов. Участники процесса создания документа должны быть авторизованы и идентифицированы (см. 6.3).

5.2.2.2 Достоверность

Достоверным является документ:

a) содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов;

b) которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Документы должны быть созданы во время или сразу после события, к которому они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или системами, обычно используемыми при проведении данной операции.

5.2.2.3 Целостность

Целостным является документ, который характеризуется полнотой и неизменностью.

Документ должен быть защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах такие дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это (см. 6.2). Должна быть обеспечена возможность выявления и отслеживания любых санкционированных изменений, добавлений или удалений в документе.

5.2.2.4 Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который может быть найден, извлечен, воспроизведен и интерпретирован в течение времени, установленного заинтересованными сторонами.

Документ, пригодный для использования, должен быть связан с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Необходимо поддерживать связи между документами, которые фиксируют соответствующую деловую операцию.

Метаданные документов должны обеспечивать их пригодность для использования путем предоставления информации, которая может потребоваться для их извлечения и поиска, например идентификаторов, формата или информации о хранении (см. 5.2.3).

5.2.3 Метаданные документов

Метаданные документов должны отображать:

a) деловую среду;

b) взаимозависимость и связи между документами и документными системами;

c) сведения, относящиеся к правовому и социальному контексту;

d) взаимосвязи с агентами, которые создают документы, управляют документами и используют их.

Метаданные ввода документов в систему устанавливаются или присваиваются при создании документа или вводе его в систему и не изменяются.

Метаданные процессов управления документом содержат сведения о действиях в отношении документа и других событиях в период его существования, включая задействованных агентов. Метаданные о действиях в отношении документа продолжают накапливаться на протяжении всего времени, пока обеспечивается управление документом и его использование.

Поскольку метаданные накапливаются с течением времени, помимо прочего, они документируют историю документа.

Метаданными документа следует управлять, как и самим документом, поскольку они должны быть защищены от утраты или несанкционированного удаления и сохранены либо уничтожены (см. 9.9) в соответствии с требованиями, определенными на основе анализа деловых процессов (см. раздел 7). Доступ к метаданным следует контролировать посредством распределения прав доступа и выполнения соответствующих правил (см. 8.4).

Управление контентом документа и связанными с ним метаданными может осуществляться в одной или нескольких системах либо в одном месте и системе. Логические взаимосвязи или связи контента документа и метаданных следует создавать и поддерживать с использованием автоматических или ручных процессов.

Метаданные документов должны состоять из информации, отражающей следующее:

a) описание контента документа;

b) структуру документа (например, форму, формат и связи между компонентами документа);

c) деловую среду, в которой документ был создан или получен и использован;

d) взаимосвязи с другими документами и другими метаданными;

e) идентификаторы и иную информацию, необходимую для извлечения и представления документа, такую как формат или информация о хранении;

f) действия и события, связанные с документом на протяжении всего его существования (включая дату и время действий, изменения метаданных и агентов, осуществляющих данные действия).

Документы, не имеющие таких метаданных, не обладают характеристиками полноценных документов (см. 5.2.2).

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт».

Что вы получите:

После завершения процесса оплаты вы получите доступ к полному тексту документа, возможность сохранить его в формате .pdf, а также копию документа на свой e-mail. На мобильный телефон придет подтверждение оплаты.

При возникновении проблем свяжитесь с нами по адресу spp@kodeks.ru

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

Название документа: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

Номер документа: ИСО 15489-1-2019

Вид документа: ГОСТ Р

Принявший орган: Росстандарт

Статус: Документ в силу не вступил

Опубликован: Официальное издание. М.: Стандартинформ, 2019 год
Дата принятия: 26 марта 2019

Дата начала действия: 01 января 2020
Информация о данном документе содержится в профессиональных справочных системах «Кодекс» и «Техэксперт»
Узнать больше о системах