ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

     5.16 Автоматизация деловых операций (workflow)

Некоторые системы управления документами и информацией имеют функциональные возможности для автоматизации деловых операций (workflow). Такие системы обеспечивают процедурную автоматизацию деловых процессов путем управления последовательностью рабочих операций и активизации соответствующих людских и системных ресурсов, связанных с шагом операции.

В случае использования workflow-систем автоматизации деловых операций сведения об их функционировании (например, диаграммы последовательности операций), классификации описаний и описания workflow-процессов следует задокументировать.

Жизненные циклы workflow-процессов (process definition lifecycles) включают в себя следующие этапы:

- описание (definition);

- разработка;

- реализация;

- прекращение использования;

- модификация.

Все хранящиеся в workflow-системе данные (базы данных, контрольная информация и т.д.) следует проанализировать на предмет наличия требований к срокам их хранения и, там где это применимо, хранить их в соответствии с политикой управления документами и информацией.

В случае внесения изменений в workflow-систему следует использовать процедуры управления изменениями с целью обеспечения того, чтобы сохраненная информация не терялась при выполнении этой процедуры.

Если реализуются специализированные (ad hoc) workflow-процессы (т.е. такие, правила которых могут быть изменены или созданы по ходу работы процесса), то следует сохранить полную контрольную информацию о процессе вместе со сведениями, идентифицирующими персонал, который внес изменения в стандартные workflow-процедуры.