ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

     5.3 Сбор и включение в систему (capture) информации

5.3.1 Общие положения

Если доверенная система управления документами и информацией используется для хранения электронных объектов, то процедуры, используемые в процессе сбора и ввода в систему (захвата) этих объектов, должны быть задокументированы.

В число таких процедур могут входить процедуры:

- сбора и ввода в систему (захвата) электронных объектов;

- предварительной подготовки документов;

- формирования пакетов документов;

- фотокопирования;

- сканирования;

- контроля качества графических образов.

Документы могут быть как бумажными, так и на микроформах.

Подраздел 5.4 содержит более подробные сведения о процедурах, связанных со сканированием документов.

5.3.2 Потеря информации

В случае хранения электронных объектов в доверенной системе управления документами и информацией потенциально существует возможность потери части информации. Например, при сканировании бумажного документа разрешение может оказаться таким, что мелкие символы в электронном образе будут неразборчивыми; а в случае конверсии электронного документа из одного формата в другой могут быть потеряны некоторые метаданные.

В случае смены носителя информации физические доказательства (например, отпечатки пальцев на бумажных документах или компакт-дисках) могут не воспроизводиться в составе электронного объекта. В таких случаях организация должна проанализировать все потенциально возможные случаи потери информации и принять решение о том, является ли эта потеря приемлемой для делового процесса. Если такая потеря неприемлема, то необходимо принять меры, обеспечивающие сбор/захват и/или сохранение информации.

5.3.3 Создание и импорт электронной информации

Электронная информация может быть создана внутри доверенной системы управления документами и информацией или импортирована в нее. Ключевую роль играет аутентичность документов во время их создания или импорта, поскольку доверенная система управления документами и информацией в дальнейшем будет последовательно воспроизводить любую сохраненную в ней информацию.

Электронная информация может храниться в двух формах: в виде графических образов либо в виде объектов данных. В каждой из форм электронные объекты могут быть импортированы в доверенную систему управления документами и информацией в разнообразных форматах.

Графические образы, как правило, получаются:

- в результате обработки бумажных документов (оригиналы, фотокопии, факсы);

- путем автоматического приема факсимильных сообщений (через факс-сервер);

- путем создания копий экрана, на которых множество фрагментов информации отображается одновременно (их также относят к числу составных промежуточных документов - compound transient documents);

- в результате обработки микрофильмов и микрофиш.

Графические образы, как правило, являются растровыми представлениями оригинальных аналоговых документов. Они также могут быть получены путем преобразования цифровых документов. Особенности процедур захвата аналоговых документов в виде графических образов см. в 5.4.

Объекты данных используются для хранения информации в "первоначальном" (native) формате, при этом для извлечения содержащейся в них информации может потребоваться оригинальное программное обеспечение. Существует ряд "стандартных" форматов, с которыми могут работать многие программные пакеты (например, простые текстовые файлы, текстовые файлы табличных данных с разделителями). Примерами объектов данных являются:

- объекты, создаваемые офисными системами, такими как текстовые редакторы, электронные таблицы и т.д.;

- чертежи в системах автоматизированного проектирования;

- сообщения электронной почты;

- файлы, используемые в EDI-системах электронного обмена структурированной информацией;