ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

     5.4 Создание и включение в систему (capture) графических образов документов

5.4.1 Общие положения

Настоящий подраздел содержит рекомендации, касающиеся процедур, имеющих отношение к созданию электронных графических образов аналоговых документов. Рекомендации данного подраздела предназначены для пользователей, чьи доверенные системы управления документами и информацией включают в себя возможности ввода и сохранения аналоговых документов в электронном виде с использованием сканеров. Эти рекомендации охватывают следующие процедуры:

- подготовка документов к сканированию;

- формирование пакетов;

- фотокопирование;

- сканирование;

- обработка изображений.

5.4.2 Подготовка бумажных документов к сканированию

Перед сканированием следует изучить все бумажные документы, с тем чтобы обеспечить получение качественных графических образов. Такие характеристики, как размер, масса и брошюровка, цвет бумаги и отпечатанного текста, могут повлиять на физический процесс сканирования.

Изучение бумажных документов должно проводиться до начала процесса сканирования, с тем чтобы убедиться в их пригодности к сканированию. Процедуры этого процесса изучения должны быть задокументированы.

Следует принять во внимание такие факторы, как физическое состояние документов (бумага тонкая, мятая, со скрепками, и т.д.) и информационные свойства (изображение черно-белое, цветное, диапазон тональности и т.д.).

В тех случаях, когда выяснится, что бумажные документы вряд ли будут приняты сканером, можно воспользоваться рядом технических приемов. Например, можно сначала сделать фотокопию оригинала или поместить его при сканировании в прозрачный конверт.

Процедуры работы с теми бумажными документами, которые могут вызвать трудности при сканировании, должны быть задокументированы. При удалении скоб, скрепок и других средств брошюровки бумажных документов следует позаботиться о том, чтобы оригиналу не был причинен ущерб, способный повлиять на качество захвата содержащейся в документе информации.