ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

     5.2 Руководство по процедурам (procedures manual)

5.2.1 Документация

Для каждой доверенной системы управления документами и информацией организация должна вести руководство по процедурам (procedures manual).

Везде, где в настоящем разделе установлены требования к наличию какой-либо документации, руководство по процедурам может включать в себя эту документацию либо ссылаться на нее. Руководство по процедурам может содержать, там где это уместно, ссылки на иную контролируемую документацию.

Процедуры, которые описывает либо на которые ссылается руководство по процедурам, должны быть легкодоступны для всех авторизованных пользователей системы.

5.2.2 Содержание

Руководство по процедурам должно включать в себя или ссылаться на процедуры использования доверенной системы управления документами и информацией и охватывать следующие вопросы:

- сбор и включение в систему информации (см. 5.3);

- сбор и включение в систему графических образов документов (см. 5.4);

- сбор и включение в систему данных (см. 5.5);

- индексирование (см. 5.6);

- процедуры создания заверенных копий электронной информации (см. 5.7);

- передача файлов (см. 5.8);

- сохранение документов (см. 5.9);

- обеспечение долговременной сохранности информации (см. 5.10);

- уничтожение информации (см. 5.11);

- резервное копирование и восстановление системы (см. 5.12);

- поддержание системы (см. 5.13);

- безопасность и защита (см. 5.14);

- использование услуг, оказываемых по контракту (см. 5.15);

- автоматизация деловых операций (workflow) (см. 5.16);

- отметки даты и времени (см. 5.17);

- контроль версий (см. 5.18);

- ведение документации (см. 5.19).

Для удобства допускается ведение руководства по процедурам в виде нескольких отдельных физических документов, относящихся к различным областям управления документами и информацией.

Если в организации имеется несколько доверенных систем управления документами и информацией, документация может состоять как из одного руководства по процедурам, так и из нескольких.

5.2.3 Исполнение процедур

Для того чтобы иметь возможность выполнять процедуры, описанные в руководстве по процедурам, персонал должен о них знать, а также иметь возможность их выполнять, что часто достигается путем подготовки на специальных курсах либо в процессе повседневной работы.

Следует внедрить процедуры, обеспечивающие исполнение всеми использующими систему сотрудниками установленных требований.